דף הבית  >> 
 >> 

הרשם  |  התחבר


כיצד להפוך את ניהול המסמכים במשרד מחזון למציאות? 

מאת    [ 16/09/2015 ]

מילים במאמר: 384   [ נצפה 2661 פעמים ]

זה יהיה הוגן למדי לומר ש"ניהול מסמכים" הוא לא התחום המושך והזוהר בעולם. כשמדברים על ניהול מסמכים עולים דימויים של ארכיונים מאובקים וארונות תיוק ישנים עמוסים בנייר, אבל המציאות כיום שונה לחלוטין והגיע הזמן לשנות את הדימוי הזה.

שיתוף מידע הפך לחלק בלתי נפרד אצל רוב הארגונים בעולם - זה עוזר לארגון להיות יותר יעיל, חסכוני וירוק. ניהול מסמכים בעזרת מערכת ארכיון דיגיטלי המנהלת את כל המסמכים הדיגיטליים בארגון (כולל מסמכי אופיס, פקסים, דואר אלקטרוני ומסמכים סרוקים) חיוני מאוד והוא מסב יתרונות רבים מאוד לכל ארגון המבצע את מתודולוגיית ה"משרד ללא נייר" הלכה למעשה.

בזמן שחברות רבות מעוניינות לסלק את אלפי הקלסרים ממשרדיהן וליעל את התהליכים הפנים ארגוניים, רובן רחוק עדיין מלצאת בהצהרה על כך שהן דיגיטליות לחלוטין. רוב החברות רוצות להוציא את הנייר מהמשרדים כדי להפחית את העלויות ולשפר את היעילות (לחלק קטן יש גם מניעים אקולוגיים ירוקים, אבל הן עדיין חלק קטן...), אבל הרוב עדיין נמצאות מרחק רב מהשגת היעד של עבודה ב"משרד ללא נייר", כאשר הכל מתנהל באופן דיגיטלי וקיימת גישה זמינה לכל המסמכים המאוחסנים באופן דיגיטלי, בין אם בשרתי המשרד או בענן. יחד עם זאת ניתן כבר לומר שחלה התקדמות בדרך לחזון הזה.

אנחנו חיים בעידן של שימוש בנתונים רבים בפרקי זמן קצרים. כולם רוצים לקבל תשובות מהירות ולא להמתין ימים או שבועות לקבלת מסמך כלשהו. רק ארגונים ועסקים הבנויים באופן דיגיטלי מסוגלים לתת מענה תוך דקות ספורות לכל פניה בבקשה לשלוף מסמך מכל סוג הקיים בארגון. כאשר הארגון או העסק מייצר כמויות גדלות של ניירת מידי יום, יהיה מאוד קשה עבורו לאתר מסמך ספציפי מבין מאות אלפי המסמכים המתוייקים בקלסרים.

באמצעות שורת תהליכים חברות יכולות לצאת לדרך לקראת סביבה נטולת נייר.
בראש וראשונה הן חייבות להגדיר מהן הרצונות והשאיפות הדיגיטליות שלהן ולבחון היטב אילו מסמכים אמורים להיות משולבים בחזון הארכיון הדיגיטלי. לאחר שבוצע איפיון והוגדרו המטרות יש צורך בבחירת מערכת לניהול מסמכים שתיתן מענה ראוי לכל הצרכים שהוגדרו.

השלב הבא הוא סריקת המסמכים הקיימים והכנסתם כקבצים דיגיטליים למערכת (תוך כדי מתן הרשאות מתאימות למשתמשים) ויצירת תהליך להמשך סריקה קבוע של חומרים חדשים. לצורך כך הן צריכות לחפש חברת סריקה אמינה ואיכותית שתציע להן מעטפת שלמה הכוללת גם את התוכנה לניהול מסמכים. מכאן ואילך הדרך לעבודה דיגיטלית מלאה כבר הרבה יותר קצרה.

לפרטים נוספים היכנסו לאתר www.documents.co.il
להזמנת שירותי סריקה ומערכת לניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060

המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס - חברה לסריקת מסמכים. http://www.documents.co.il  




מאמרים חדשים מומלצים: 

לגלות, לטפח, להצליח: חשיבות מימוש פוטנציאל הכישרון לילדים עם צרכים מיוחדים -  מאת: עמית קניגשטיין מומחה
המדריך לניהול כלכלת משק בית עם טיפים ועצות לניהול תקציב -  מאת: נדב טל מומחה
חשבתם שרכב חשמלי פוטר מטיפולים? תחשבו שוב! -  מאת: יואב ציפרוט מומחה
מה הסיבה לבעיות האיכות בעולם -  מאת: חנן מלין מומחה
מערכת יחסים רעילה- איך תזהו מניפולציות רגשיות ותתמודדו איתם  -  מאת: חגית לביא מומחה
לימודים במלחמה | איך ללמוד ולהישאר מרוכז בזמן מלחמה -  מאת: דניאל פאר
אימא אני מפחד' הדרכה להורים כיצד תוכלו לנווט את קשיי 'מצב המלחמה'? -  מאת: רזיאל פריגן פריגן מומחה
הדרך שבה AI (בינה מלאכותית) ממלאת את העולם בזבל דיגיטלי -  מאת: Michael - Micha Shafir מומחה
ספינת האהבה -  מאת: עומר וגנר מומחה
אומנות ברחבי העיר - זרז לשינוי, וטיפוח זהות תרבותית -  מאת: ירדן פרי מומחה

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

©2022 כל הזכויות שמורות

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים

לכותבי מאמרים:
פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
תנאי שימוש במאמרים



מאמרים בפייסבוק   מאמרים בטוויטר   מאמרים ביוטיוב