כיצד להפוך את ניהול המסמכים במשרד מחזון למציאות? 

זה יהיה הוגן למדי לומר ש"ניהול מסמכים" הוא לא התחום המושך והזוהר בעולם. כשמדברים על ניהול מסמכים עולים דימויים של ארכיונים מאובקים וארונות תיוק ישנים עמוסים בנייר, אבל המציאות כיום שונה לחלוטין והגיע הזמן לשנות את הדימוי הזה.

שיתוף מידע הפך לחלק בלתי נפרד אצל רוב הארגונים בעולם - זה עוזר לארגון להיות יותר יעיל, חסכוני וירוק. ניהול מסמכים בעזרת מערכת ארכיון דיגיטלי המנהלת את כל המסמכים הדיגיטליים בארגון (כולל מסמכי אופיס, פקסים, דואר אלקטרוני ומסמכים סרוקים) חיוני מאוד והוא מסב יתרונות רבים מאוד לכל ארגון המבצע את מתודולוגיית ה"משרד ללא נייר" הלכה למעשה.

בזמן שחברות רבות מעוניינות לסלק את אלפי הקלסרים ממשרדיהן וליעל את התהליכים הפנים ארגוניים, רובן רחוק עדיין מלצאת בהצהרה על כך שהן דיגיטליות לחלוטין. רוב החברות רוצות להוציא את הנייר מהמשרדים כדי להפחית את העלויות ולשפר את היעילות (לחלק קטן יש גם מניעים אקולוגיים ירוקים, אבל הן עדיין חלק קטן...), אבל הרוב עדיין נמצאות מרחק רב מהשגת היעד של עבודה ב"משרד ללא נייר", כאשר הכל מתנהל באופן דיגיטלי וקיימת גישה זמינה לכל המסמכים המאוחסנים באופן דיגיטלי, בין אם בשרתי המשרד או בענן. יחד עם זאת ניתן כבר לומר שחלה התקדמות בדרך לחזון הזה.

אנחנו חיים בעידן של שימוש בנתונים רבים בפרקי זמן קצרים. כולם רוצים לקבל תשובות מהירות ולא להמתין ימים או שבועות לקבלת מסמך כלשהו. רק ארגונים ועסקים הבנויים באופן דיגיטלי מסוגלים לתת מענה תוך דקות ספורות לכל פניה בבקשה לשלוף מסמך מכל סוג הקיים בארגון. כאשר הארגון או העסק מייצר כמויות גדלות של ניירת מידי יום, יהיה מאוד קשה עבורו לאתר מסמך ספציפי מבין מאות אלפי המסמכים המתוייקים בקלסרים.

באמצעות שורת תהליכים חברות יכולות לצאת לדרך לקראת סביבה נטולת נייר.
בראש וראשונה הן חייבות להגדיר מהן הרצונות והשאיפות הדיגיטליות שלהן ולבחון היטב אילו מסמכים אמורים להיות משולבים בחזון הארכיון הדיגיטלי. לאחר שבוצע איפיון והוגדרו המטרות יש צורך בבחירת מערכת לניהול מסמכים שתיתן מענה ראוי לכל הצרכים שהוגדרו.

השלב הבא הוא סריקת המסמכים הקיימים והכנסתם כקבצים דיגיטליים למערכת (תוך כדי מתן הרשאות מתאימות למשתמשים) ויצירת תהליך להמשך סריקה קבוע של חומרים חדשים. לצורך כך הן צריכות לחפש חברת סריקה אמינה ואיכותית שתציע להן מעטפת שלמה הכוללת גם את התוכנה לניהול מסמכים. מכאן ואילך הדרך לעבודה דיגיטלית מלאה כבר הרבה יותר קצרה.

לפרטים נוספים היכנסו לאתר www.documents.co.il
להזמנת שירותי סריקה ומערכת לניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060