שרותי סריקה - איך עושים זאת נכון? 

שירותי סריקה – אל תתפשרו. חפשו את המקצוענים 
  
שרותי סריקת מסמכים חשוב שיעשו על ידי מקצוענים בלבד. קיימות חברות חובבניות שרכשו סורק וחצי יד שנייה ומחשב נייד מצ'וקמק והן מציעות לך שירותי סריקה במחירים מצחיקים. אין להן ידע וניסיון, אין להן כלים ואין להן אחריות מקצועית.

שירותי סריקה רציניים מאפשרים לך לסרוק את המסמכים הפזורים בארגון ולרכז אותם בארכיון ממוחשב, ארכיון דיגיטאלי (ארכיון אלקטרוני). באופן זה תוכל לאחזר במהירות מסמכים שנסרקו ושולבו במערכת.

ניתן לסרוק מסמכים באופן עצמאי. אם כך מדוע כדאי להיעזר בשירותי סריקה?

שרותי סריקה -  תנו לאחרים לחסוך לכם זמן 
  
שירותי סריקה חיצוניים מאפשרים לכם לחסוך זמן וכסף. במקום שתבזבזו כסף על רכישת מערכת סריקה המכילה תוכנת סריקה, סורק מסמכים מהיר, תוכנת ניהול מסמכים (ארכיב דיגיטלי), ובנוסף תשקיעו זמן בלמידת המערכת המורכבת והרגישה הזו והכשרת סורקי מסמכים מקרב עובדי הארגון, הכי פשוט שתזמינו שרותי סריקה חיצוניים ותקבלו גם אחריות מקצועית על העבודה.

שירותי סריקה נכונים יאפשרו לכם ניהול נכון של אחסון המסמכים, חסכון בנפח האחסון הדיגיטאלי וחסכון בשטח האחסון הפיזי במשרד.

את כל עשרות הקלסרים המרוכזים בארונות ובמדפים תוכלו לסלק מהמשרד ולהרוויח שטח לצרכים אחרים. עשרות קלסרים על מסמכים יכולים להיכנס לדיסק אחד עם יכולת אחזור ושליפת מסמך תוך שניות.

כל זאת אינו בא במקום אחסון וגניזת מסמכים בארכיונים חיצוניים. חשוב לשמור את המסמכים המקוריים בבתי גניזה המספקים שירותי ארכיב.

  
 שירותי סריקה – איך עושים זאת נכון? 
  
קצרה היריעה לפרוש כאן את כל משנת הסריקה הנכונה. יש מספיק חברות מקצועיות המתפרנסות ממתן שירותי סריקה ללקוחות ואנו לא נגזול מהם את פרנסתם.

לסרוק מסמכים לבד זו משימה פשוטה מאוד. ראשית בחרו את המסמכים שתרצו לסרוק. מסמכים מיותרים אין כדאיות או צורך לסרוק. גם אם תזמינו שרותי סריקה, אין צורך שתסרקו מסמכים מיותרים.

כשמזמינים שירותי סריקה התשלום נקבע לפי דף. חבל שתשלמו כסף מיותר על מסמכים שאפשר לזרוק.

לפני שתתחילו לסרוק את המסמכים כדאי שתצטיידו בסורק מסמכים מקצועי. אם אין לכם הרבה מסמכים אתם יכולים להשתמש במכשיר משולב. חברות המספקות שירותי סריקה משתמשות בסורקי ארכיון מהירים המיועדים למטרה זו. סורקי מסמכים מקצועיים מכילים תוכנות עזר רבות ויש להם יכולות סריקה משובחות.

לאחר שהצטיידתם ברוק מסמכים ניתן להתחיל בסריקת מסמכים.

סרקו את במסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים ובהתאם לכך תנו שמות מתאימים לכל תיקייה שבה תשמרו את המסמכים הסרוקים. באופן זה תוכלו למצוא ולאחזר את המסמכים הרצויים לכם בקלות. אל תשכחו לבצע גיבוי למסמכים שסרקתם. חשוב לשמור מספר גיבויים בכמה אופנים: בדיסקים, בקלטות גיבוי, בדיסקים חיצוניים ועוד. אם תרצו יכולות ניהול מסמכים כדאי להצטייד בתוכנות ניהול מסמכים שיאפשרו לכם ליצור ארכיון מסמכים דיגיטלי בר חיפוש.

שירותי סריקה עולים כסף אך שווים זהב. בחרו חברה המספקת שרותי סריקה איכותיים. חברה עם וותק וניסיון של חמש שנים לפחות. חברה המספקת שירותי סריקת מסמכים בבית הלקוח.

אל תתביישו לבקש המלצות של לקוחות.