אז מה אופים היום? קבלת החלטות בצוות 

באחת הסדנאות האחרונות, המשתתפים שעבדו בקבוצות קטנות, קיבלו משימה להכין מבצק ומליות מאפים מתוקים. לא היה מתכון ולא הוראות הכנה, העובדים היו צריכים לקבל החלטה (מהירה) על סוג המאפה שיוכן בסדנה (מאפה אחד גדול או מאפים קטנים, רוגלך, שושנים, ואולי מאפים פתוחים עם נגיעות שוקולד..).

כמובן שבכל קבוצה ניסו לקבל את ההחלטה הטובה ביותר בזמן הקצר ביותר (מדובר כאמור בתחרות), להכין את המאפה המרשים, אסטטי ו.. הטעים ביותר. דרכי קבלת ההחלטות בקבוצות השונות, במודע או שלא במודע, שיקפו מודלים שונים בדרכי קבלת החלטות בצוותים בארגונים.

בתור אנשי משאבי אנוש, חשוב כי תהיו מודעים ותעשירו את המנהלים והעובדים בידע ובכלים לקבלת החלטות אפקטיביות. בנוסף, גם בגיוס עובדים חדשים, חשוב לשים לב למיומנות קבלת ההחלטות ולשילובם החכם במערך הצוות....

קבלת החלטות בצוות אינה תהליך פשוט ויש לו גם חסרונות לא מעטים.
ישיבות צוות בהן מתקבלות החלטות או כל פורמט אחר הכולל יותר מאדם אחד המשמיע את דעתו או דעותיו, לוקחות זמן... ככל שיותר אנשים שותפים לקבלת ההחלטה כך התהליך לוקח זמן רב יותר. לא תמיד ארגון יכול להרשות לעצמו את הזמן הזה. מה גם, שבזמן שאותו עובד לוקח חלק בישיבה, הוא מן הסתם היה יכול לעבוד על "הדברים שלו" וברגע שהוא לא עושה זאת, הוא יוצר עיכוב ודחייה במילוי משימותיו.

מנהלים רבים מתייחסים אל הישיבה בתור "בזבוז זמן" ומעדיפים לקבל החלטה לבד (קראו עוד על טיפוסי מקבלי ההחלטות). בנוסף, פעמים רבות קבלת החלטות הוא תהליך לא מתוכנן שיש לבצע בלחץ זמנים שלא מאפשר כינוס של צוות אנשים. ולסיום, בל נשכח את האמרה המפורסמת כי זמן שווה כסף - כינסת עובדים לישיבת צוות, הישיבה לוקחת זמן, בזמן זה הם יכלו לעשות משהו אחר שיכניס כסף לחברה... ואיך מכמתים ומתמחרים קבלת החלטה מוצלחת???
מעבר לזמן ולכסף, קבלת החלטות בקבוצה אינה תהליך נקי. התהליך הקבוצתי מערב פוליטיקה, אינטרסים שונים, אינטריגות ועוד דברים שאינם קשורים להחלטה הנידונה אך בהחלט משפיעים עליה.

בנוסף, במאמץ לשמור על תחושת הלכידות, תמימות הדעים, הפחתת המחלוקות וההתנגדויות, ישנו לחץ ישיר על כל חברי הקבוצה לקונפורמיות, מה שנקרא "חשיבה קבוצתית" - group thinking וכך מתקבלות החלטות בצורה לא רציונלית.

ועם כל זאת, לקבלת החלטות בצוות יתרונות רבים.
ראשית, התהליך מאפשר את הרחבת החלופות. ככל שיותר אנשים שותפים לקבלת ההחלטות, מועלות יותר אפשרויות ואופציות לחלופה וכך נמנעים ממצב של תקיעות או של אי שקילת כל האפשרויות לפני קבלת ההחלטה.
בנוסף, ברגע שהעובדים היו שותפים לקבלת ההחלטה, הם מחוייבים ליישם ולשמור על ההחלטה שהתקבלה (על ידם) וכך גדלים הסיכויים ליישום מוצלח של ההחלטה.

לא פחות חשוב, תהליך קבלת החלטות בקבוצה הינו תהליך שתורם להעלאת המוטיווציה ולגיבוש בין חברי הקבוצה. העובדים מרגישים כי יש להם ערך, כי מקשיבים ולוקחים את דעותיהם ברצינות והם חלק אינטגרלי מהארגון ומההחלטות המתקבלות בו.

ולכן, על מנת לשפר את תהליך קבלת ההחלטות (הרצוי) בצוות, יש לאפשר אווירה פתוחה ומשתפת המאפשרת הבעת דעות ורעיונות ומעודדת חשיבה יצירתית, ביקורת והבעת דעות מגוונות. יש לאפשר קבלת החלטות גם בתתי קבוצות, על מנת לייצר חשיבה עצמאית.
על המנהלים וראשי הצוותים להימנע מהכוונת הקבוצה או מהבעת דעות שיפגעו באפקטיביות קבלת ההחלטות. כדאי גם לקבל חוות דעת חיצונית מגורם שלא קשור לקבוצה.

על מנת לפתח מחשבה יצירתית בתהליך קבלת החלטות בצוות ניתן להשתמש בטכניקות של סיעור מוחות, שיטת דלפי, מינוי פרקליט שטן, ששת כובעי החשיבה של בונו. במאמר זה ארצה להרחיב על הכלי האחרון, שכולל בתוכו גם את שאר הטכניקות.

ששת כובעי החשיבה של דה בונו* :  שיטת חשיבה וקבלת החלטות בה המשתתפים בדיון מבצעים משחק תפקידים בהתאם לכובע דמיוני שהם חובשים. באמצעות השיטה מתאפשרת ראייה רחבה וחשיבה שקולה תחת לקיחה בחשבון של נתונים רבים ואפשרות לקבל החלטה אפקטיבית.

כובע לבן - "אוקי, אז מה יש לנו? מליות שוקולד, בצק אחד, רבע שעה ושלושה מומחי אפייה..."
  כובע המידע. חובש הכובע הלבן מציג את המידע הקיים - עובדות, נתונים, מספרים והערכות מבוססות ומנסח שאלות על מנת להשיג את המידע החסר. הכובע הלבן מייצג חשיבה נייטרלית ואובייקטיבית בהצגת המידע לקבלת החלטה שקולה.

כובע ירוק - "רגע!!! למה מאפים מתוקים? בואו נלך על כעכים מלוחים במלית מלפפונים"
כובע היצירתיות. חובש הכובע הירוק מערער את המובן מאליו, מציג חלופות נוספות ומאתגר את המשתתפים בדיון. כובע זה שימושי ביותר כאשר הדיון תקוע, כאשר נוצרת חשיבה קבוצתית, או כאשר נראה כי אין מוצא או פתרון. אין תפקידו של חובש כובע זה להיות הגיוני, אסור לו לפחד מביקורת והוא חייב תמיד לשאול "מה עוד". לעיתים חובש הכובע נראה כמשוגע.

כובע צהוב ?" חברה, יש כאן יופי של רעיונות. אני חושב שבעבודה משותפת ומאומצת נכין את המאפים הטעימים והיפים ביותר".
כובע החשיבה החיובית והאופטימית. חובש הכובע הצהוב מצביע על יתרונות המצב, הזדמנויות שנפתחות, ועל ההשלכות החיוביות של הרעיון. חובש הכובע מתאפיין בחשיבה חיובית קונסטרוקטיבית - הוא יסביר מדוע הדבר יצליח. גם כאן, ההערכה החיובית חייבת להיות מנומקת ומבוססת.

כובע שחור - "נו באמת, מה פתאום רוגלך? רעיון גרוע? שבלולי קינמון, בחיים לא נספיק... באמת, אני לא ראה כאן פתרון מנצח."
כובע של חשיבה ביקורתית שלילית - מדוע לא יצליח. חובש הכובע השחור מצביע על החסרונות ונקודות התורפה והסכנה של הרעיון. ביקורתו חייבת להיות מנומקות ומבוססת. תפקידו למנוע ממקבלי ההחלטה לפעול בפזיזות ולעשות שגיאות.  זהו כובע חשוב ואולם רצוי לא להגיע למצב של שימוש יתר בכובע זה.

כובע אדום ?"כולנו כאן מאוד מאוד מתרגשים מהמשימה. חלקנו חושש שאנחנו לא נזכה במקום הראשון."
כובע הרגשות, התחושות והאינטואיציה (כולל החוש השישי). רגשות ואינטואיציות הם חלק בלתי נפרד מתהליך חשיבה וקבלת החלטות. מטרתו של חובש הכובע האדום הוא לאפשר למקבלי ההחלטות להביע את רגשותם - כולל שנאה ופחד - באופן לגיטימי, ללא הסבר או הצדקה.

כובע כחול - "אוקי, עברו 5 דקות, הועלו כאן 3 רעיונות, אני מציע שכל אחד יסכם, נקיים הצבעה ונתחיל לעבוד".
מייצג את מבט העל - כובע החשיבה על החשיבה. חובש הכובע הכחול מארגן את תהליך החשיבה, מגדיר את הנושא, ממקד את הדיון, מנסח את השאלות. תפקידו של חובש הכובע הכחול לשקול, לשאול, לתווך, לתכלל ולסכם.

--------------------------------------------------------------------------------

בסדנאות אפייה ארגונית בדגש קבלת החלטות, המשתתפים מקבלים משימות שונות של הכנת מתכונים כאשר בכל משימה הם נדרשים לקבל החלטות בהקשר לאופי ההכנה. לעיתים יצטרכו לגבש מחשבה יצירתית ולראות כיצד, במשאבים מוגבלים, עליהם להוציא את  המנה הטובה ביותר, לעיתים, כמו שסופר בתחילת המאמר, עליהם להחליט מה הם יאפו ואיך ידאגו כי תהליך קבלת ההחלטה על כך יהיה איכותי . לאחר שסיימו את כל המשימות, מתכנסים המשתתפים ומתחילים בניתוח אופן פעולתם. האם הוא שירת אותם על הצד הטוב ביותר, האם קבלת ההחלטות שלהם כללה התפשרות, האם היו חברי קבוצה שדעתם לא באה לידי ביטוי ועוד. את הדיון בנושא מעשירים בתיאוריות ומודלים על מנת להקנות למשתתפים כלים לשימוש אפקטיבי בעתיד.

מעוניינים בפרטים נוספים אודות הסדנאות? - צרו איתנו קשר! ונשמח לספק לכם מידע נוסף.

--------------------------------------------------------------------------------
*ששת כובעי חשיבה, אדוארד דה בונו, הוצאת כנרת, 1985