סריקת מסמכים ניתן לבצע למיקרופילם או לנייר. אם תרצו לסרוק מסמכים קיימים למיקרופילם לצורך גיבוי ושימור תוכלו לעשות זאת בלשכות סריקה המשתמשות בציוד זה. זו אומנם שיטה ישנה מאוד אך כיוון שאמינותה אינה מוטלת בספק, עדיין קיימת חובת סריקה שכזו במוסדות ממשלתיים רבים.
סריקת מסמכים למיקרופילם מאפשרת לשמור מסמכים ישנים מאוד שמצבם לא מאפשר את ההליך הפיזי של סריקה בסורק מסמכים רגיל.
באמצעות סורק מסמכים לארכיון ניתן לבצע סריקת מסמכים שמצבם הפיזי תקין יחסי. אם רוצים לסרוק מסמך ישן ורקוב יש לעשות זאת בסורק עם משטח נייר ולא עם מזין נייר אוטומטי. סריקת מסמכים בדרך זו מאפשרת להפוך מידע מודפס למידע דיגיטלי.
סריקת מסמכים מאפשרת לשלוף כל מסמך שהפך לקובץ ומאוכסן במחשב ללא צורך לגשת ולאתר את המסמך המקורי המאוכסן בקלסר אי שם.
שירותי סריקה
שירות סריקת מסמכים מאפשר ללקוח לשלוף מסמכים במהירות רבה. אם בחרת חברה המספקת שירות סריקת מסמכים באופן מקצועי, ובנוסף שילבת מערכת ארכיון דיגיטלי מתקדם בארגון, אתה תגלה שהחיים הפכו להיות קלים ויעילים לעובדי הארגון.
באמצעות מפתוח חכם ותוכנה מתקדמת לניהול מסמכים תגלה שתהליך סריקת מסמכים העלה את הארגון שלך לליגת העל ולקדמת הטכנולוגיה.
נכון להיום אין יותר מידי סיבות לשמור את המסמכים הישנים של הארגון מאחר ושירותי סריקת מסמכים נותנים המון הרבה יתרונות לארגון על פני ארגונים הפועלים במתודולוגיות ישנות.
משנת 2005 משרד המשפטים מאפשר להגיש לבתי המשפט מסמכים סרוקים. הסריקות הפכו להיות קבילות במערכת המשפטית. מאז ועד היום ארגונים רבים החלו בהליך סריקת מסמכים ביודעם ששינוי החוק תומך בצדדים החיוביים הנוספים הגלומים בהליך.
איך בוחרים סורק מסמכים?
החלטת לסרוק את המסמכים שלך בעצמך. מה עכשיו? ראשית עליך למצוא סורק מסמכים מתאים. אנשים רבים קונים סורק מסמכים כדי לצמצם את כמות הנייר במשרד. ישנם סורקים רבים בשוק וכדאי לבחור את הסורק המתאים ביותר.
קיימים שלושה סוגים נפוצים של סורקים - סורקי מסמכים עם הזנת מסמכים אוטומאטית, סורקי מסמכים עם משטח סריקה, וסוג שלישי המשלב משטח סריקה יחד עם מזין נייר אוטומטי. סוג זה מאפשר לכל אחד לבחור את צורת הסריקה העדיפה עליו.
סורק עם הזנה אוטומטית מאפשר לקחת חבילת מסמכים ובלחיצת כפתור אחת לבצע את הליך הסריקה של כל חבילת המסמכים. סורק כזה מאפשר סריקת מסמכים משני צידי הדף בו זמנית. תוכנה חכמה יודעת גם לתת שם נפרד לכל אחד משני צידי המסמך הנסרק.
סורק עם משטח סריקה מאפשר לסרוק עמוד אחד בצד אחד בכל פעם. אם אתה צריך לסרוק כמות גדולה של מסמכים חובה שתבחר סורק מהיר כדי לחסוך זמן. החיסרון של סורק כזה טמון בכך שבכל פעם נסרק מסמך אחד בלבד וצד אחד של המסמך.
סורק טוב חשוב שסרוק מסמכים דו צדדית במעבר אחד (דופלקס). זה יהיה בזבוז זמן משווע לבצע סריקה בכל פעם לצד אחד בלבד של המסמך.
פרמטר נוסף הוא איכות הסריקה - האיכות צריכה להיות טובה כך שניתן יהיה לקרוא בקלות את תוכן המסמך שנסרק ואף להדפיס את המסמכים האלקטרוניים שיצרת. בדרך כלל נהוג לסרוק מסמכי נייר ברזולוציה של 600 DPI . אם תרצה איכות גבוהה יותר כדאי לסרוק ברזולוציה של 600 DPI .
כל סורק שתבחר חשוב שיהיה פשוט לשימוש. כדי שהליך סריקת מסמכים יהיה קל, ותוכל לאתר ולנהל את הקבצים שלך כהלכה חשוב שהסורק יגיע עם תוכנה מתאימה וקלה לתפעול. בחר סורק שיכול לסרוק לפורמט PDF ומגיע עם תוכנה לניהול הארכיון הדיגיטלי שלך.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il טל: 054-5880060
