הפקת אירוע כוללת בתוכה שאלות רבות ולבטים לא מעטים. יש לעשות חושבים על סוג המקום בו יתקיים האירוע, האם באולם סגור או בגן אירועים, על סגנון האירוע, האם מעוניינים באירוע סטדנרטי או מעוניינים לייחד אותו על פני אחרים, מיקום האירוע, האם ליד מקורו מים כלשהו או בחצר גינת הבית ועוד. בין כך ובין כך בעלי האירוע יצטרכו להיעזר בשירותי חברות השכרת ציוד לאירועים שנותנות שירות השכרת ציוד כגון שולחנות וכסאות, מפות וכלים ואביזרים נלווים.
היתרון בלהיעזר בשירותי חברות השכרת ציוד לאירועים הוא שלחברות אלו יש את כל הציוד הדרוש ואין צורך לכתת רגליים ממרכז מסחרי אחד למשנהו על מנת לקנות פריטים רבים עבור האירוע, ועוד לפני כן לערוך רשימות אין סופיות של מה צריך לרכוש עבור האירוע. חברות להשכרת ציוד לאירועים הן בעלות קטלוג מסודר מאורגן וצבעוני, בו מוצגים כל הפירטים הקיימים ברשותם ומתוכו ניתן לבחור את הדרוש לפי הסגנון הנדרש, הצבעים האהובים ועוד.
אחד הדברים שבעלי אירוע רוצים להיות מכוסים בו הוא נושא הכמויות, היות ויודעים את כמות המוזמנים להם נשלחת הזמנה לאירוע אך לעולם לא ניתן לצפות מי באמת יגיע, גם כאשר מבקשים לאשר טלפונית או בכל צורה אחרת האם יגיעו או לא. חברות להשכרת ציוד לאירועים הינן בעלות ניסיון רב בחישוב כמויות שמצד אחד לא יהיה בזבוז ומצד שני לא יהיה חסר.
לעיתים בעלי אירוע מגיעים לפגישה עם נציגי חברות ההשכרה כשהם מקובעים ויודעים מראש מה הם צריכים עבור האירוע שלהם הן מבחינת הציוד והן מבחינת הסגנון. כדאי מאוד לבוא עם ראש פתוח היות והמגוון הוא גדול ורחב הן מבחינת הצבעים והאביזרים לאירוע והן מבחינת הרעיונות שאותם מציעים חברות אלו.
מי שנעזר בשירותי חברה כזו ימצא את עצמו מגיע לאירוע שלו בראש שקט יותר ורגוע, כי כמות העבודה שהוא צריך להשקיע והחשיבה הופכת להיות קטנה ביותר היות ויש מי שעושה זאת בשבילו. כמו כן, במידה והאירוע הוא במקום פתוח, בטבע לדוגמא או בחצר כלשהי, כאשר לא נעזרים בחברות השכרת ציוד, יש לסחוב את כל הציוד למקום האירוע, לסדר ולערות ובסופו של האירוע לפרק הכל, ולסחוב בחזרה אל האוטו המוביל את הציוד. חברות השכרת ציוד חוסכות מבעלי האירוע את המאמץ הפיזי הכרוך בציוד עצמו ועוזרות לו להגיע לאירוע עם כוחות מחודשים. צוות החברות יפרוק את הציוד, יסדר את הכיסאות מסביב לשולחנות, יערכו את השולחנות, ימקמו את אמצעי החימום או הקירור- בהתאם לעונת השנה ויבצעו את כל מה שנדרש כדי לסדר את אתר האירוע בצורה מוכבדת יפה ומקצועית.
בעבר, בעלי אירוע נעזרו בשירותי חברות להשכרת ציוד רק במקרים של אירועים גדולים כגון חתונות, בר מצוות, בת מצוות, בריתות ועוד. זאת משום שכמויות הציוד והיקף הפקת האירוע הם גדולים מאוד. אך כיום, ניתן להיעזר בשירותי חברות אלו גם עבור אירועים קטנים יותר כדוגמת פגישות מחזור, מסיבת רווקות ורווקים, ימי הולדת, מנגל משפחתי, השכרת אוהלים ועוד. הפקת אירוע קטן יש בו גם השקעת חשיבה ומאמץ עבור רכישת כל הפרטים הקטנים כדי שהאירוע יהפוך למוצלח, בעלי האירוע יהיו מרוצים והאורחים יחלקו מחמאות.
שירותי השכרת ציוד לאירועים מאפשרים לבעלי אירוע לחגוג את האירוע שלהם בכל מזג אוויר ובכל אתר בו הם בוחרים לחגוג. כיום קיימים אוהלים בגדלים שונים העשויים מחומרים שונים, שניתן להתאימם לסוג האירוע, למיקום האירוע ולעונת השנה. גם בחורף ניתן לקיים אירוע בתוך אוהל סגור מבודד ומחומם, גם אם יורד גשם בחוץ. וכן בקיץ ניתן לקיים אירוע על שפת הים בתוך אוהל המצויד במיזוג אוויר, כאשר בחוץ אחוזי הלחות גבוהים והטמפרטורות גם.
תמיר אירועים, השכרת ציוד לאירועים, השכרת אוהלים, דוחני אוכל, מתנפחים ועוד, השכרת ציוד לאירוע המושלם.
