כל חברה המנהלת משרד באופן שוטף מפיקה מדי יום כמות עצומה של מסמכים, בנוסף לתיקים ומסמכים אשר קיימים ומתויקים בארונות המשרד ובארכיבים החיצונים.
חברת קופי סקאן מתמחה בשרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים איכותיים, במהירות ובנוחות מרבית.
מהם יתרונות השימוש בשיטת התיוק הדיגיטאלית?
ניתן להעלות את החומר הנדרש על גבי תקליטור או כל מדיה אחרת (שרתים, מערכות SAP וכו') ולהשתמש במידע השמור מכל מקום ועל כל מחשב.
ניתן לאגור עד כ-20,000 מסמכים (בגודל סטנדרטי) על גבי תקליטור אחד. בנוסף, אורך החיים של תקליטור מוערך ב-50 שנים. כמו כן, עמידותו של התקליטור, גבוהה מזו של מדיה מגנטית או קלטת גיבוי, בטח ובטח מזו של עמידות נייר.
מדובר בכמות מידע רבה שהולכת איתך לכל מקום ומאפשרת שימוש בכל מקום.
במקרים בהם ישנה התערבות של כוח עליון, הרי שהביטוח לא יעזור, שכן אומנם תהיה השתתפות בהוצאות כתוצאה משריפה, גניבה או כל נזק אחר שאינו צפוי, אך את המסמכים שנהרסו או נגנבו לא ניתן יהיה להשיב. באמצאות ארכיון אלקטרוני ניתן לשמור את כל המידע המצוי במשרד על גבי תקליטורים או מדיה ניידת, כאשר ניתן לעשות מהם העתקים, לשומרם במס' אתרים חלופיים או בכספת כגיבוי ולבצע שחזור פשוט של כל המידע, מכיוון שבלתי אפשרי לנהל ארכיונים כפולים של ניירת שישמשו כגיבוי בשעת הדחק.
מסמכים רבים, אשר נשמרים "לשעת צורך עתידית", יכולים להישמר בלא חשש.
הבלאי הטבעי שנוצר למסמכים (בייחוד במסמכים ישנים) אינו יטריד עוד אתכם וישמור על מקוריות המסמך.
כל המסמכים יכולים להיות נגישים לכל אדם בחברה, כאשר תוכלו כמובן להגביל צפייה במסמכים ע"י מתן הרשאות user) ) ספציפיות ע"י המורשה מטעמכם.
שיטה זו של ארכיב דיגיטאלי חוסכת באופן משמעותי את זמן החיפוש אחר מסמכים וכן את הזמן המושקע בתיוק ושליפת מסמכים במהלך השוטף של העבודה. ניתן להיווכח כי בשיטה זו כל התיקים שומרים על "שיטת תיוק", כפי שזו הוגדרה על ידכם, ומתויקים בצורה דיגיטאלית נוחה המאפשרת מציאת תיק ללא בזבוז זמן מיותר.
מהו היתרון של חברת קופי סקאן ?
השירות בבית הלקוח !!!
חברת CopyScan מבצעת סריקת המסמכים במשרדכם, מתוך הבנה כי מגיע לכם תמורה מרבית עבור התשלום. אנו נגיע למשרדכם, ונתמקם בחדר הארכיב בו מאוחסנים המסמכים או בחדר שיוגדר על ידכם, דבר אשר ימנע את הסיכון הכרוך במשלוח ובהוצאת המסמכים מחוץ למשרדכם, הן בסודיות המידע המצוי במסמכים והן בשמירה על החומר שלא יאבד או יינזק בדרך כלשהי.
כיצד נסרוק את החומר במהלך היום-יום?
בכדי לשמר את סביבת העבודה הדיגיטאלית, לאחר סריקת כל המסמכים המצויים בארכיב והפיכתם לארכיב דיגיטאלי תעמודנה בפניכם שתי אפשרויות:
א. רכישת סורק משרדי וסריקת כל החומר באופן שוטף, אופציה אפשרית ולגיטימית אך פוגעת במשאב העיקרי של כל ארגון, הלא הוא הזמן, וזאת לצד האיכות הירודה של מסמכים המתקבלים, שכן אלו לא יסרקו ע"י סורק מקצועי.
ב. קבלת שירות חיצוני ע"י חברה המספקת שירותי סריקה, כדוגמת חברת CopyScan , דבר אשר יתבטא בתשלום שבועי/חודשי או תלת חודשי, בהתאם לכמות החומר המצטברת, אך לא יגזול מזמנכם.
כיצד נוכל לשחזר את המידע?
חברת CopyScan מציעה שירותי אחסון מסמכים וגיבוי . באמצעות שירות זה, תוכלו להשתמש בנו כגיבוי חלופי או לאחזר ושליפת מסמכים כל אימת שתדרשו לכך.
כיצד נשמור על המסמכים שנסרקו מעיני זרים?
יש לציין כי במקרים בהם החומר בעל רגישות הדורשת חיסיון, חברת CopyScan תחתום על הסכם סודיות, מה גם שהעבודה מתבצעת במשרדכם, כך שלרוב, החומר אינו יוצא החוצה.
הכותב הינו מנהל הפרוייקטים בחברת COPYSCAN - פתרונות סריקה מתקדמים.
למידע נוסף ולהצעות קונקרטיות,
צרו עימי קשר טלפוני.
זוהר - 054-2060091
חברת קופי סקאן מתמחה בשרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים איכותיים, במהירות ובנוחות מרבית.
מהם יתרונות השימוש בשיטת התיוק הדיגיטאלית?
ניתן להעלות את החומר הנדרש על גבי תקליטור או כל מדיה אחרת (שרתים, מערכות SAP וכו') ולהשתמש במידע השמור מכל מקום ועל כל מחשב.
ניתן לאגור עד כ-20,000 מסמכים (בגודל סטנדרטי) על גבי תקליטור אחד. בנוסף, אורך החיים של תקליטור מוערך ב-50 שנים. כמו כן, עמידותו של התקליטור, גבוהה מזו של מדיה מגנטית או קלטת גיבוי, בטח ובטח מזו של עמידות נייר.
מדובר בכמות מידע רבה שהולכת איתך לכל מקום ומאפשרת שימוש בכל מקום.
במקרים בהם ישנה התערבות של כוח עליון, הרי שהביטוח לא יעזור, שכן אומנם תהיה השתתפות בהוצאות כתוצאה משריפה, גניבה או כל נזק אחר שאינו צפוי, אך את המסמכים שנהרסו או נגנבו לא ניתן יהיה להשיב. באמצאות ארכיון אלקטרוני ניתן לשמור את כל המידע המצוי במשרד על גבי תקליטורים או מדיה ניידת, כאשר ניתן לעשות מהם העתקים, לשומרם במס' אתרים חלופיים או בכספת כגיבוי ולבצע שחזור פשוט של כל המידע, מכיוון שבלתי אפשרי לנהל ארכיונים כפולים של ניירת שישמשו כגיבוי בשעת הדחק.
מסמכים רבים, אשר נשמרים "לשעת צורך עתידית", יכולים להישמר בלא חשש.
הבלאי הטבעי שנוצר למסמכים (בייחוד במסמכים ישנים) אינו יטריד עוד אתכם וישמור על מקוריות המסמך.
כל המסמכים יכולים להיות נגישים לכל אדם בחברה, כאשר תוכלו כמובן להגביל צפייה במסמכים ע"י מתן הרשאות user) ) ספציפיות ע"י המורשה מטעמכם.
שיטה זו של ארכיב דיגיטאלי חוסכת באופן משמעותי את זמן החיפוש אחר מסמכים וכן את הזמן המושקע בתיוק ושליפת מסמכים במהלך השוטף של העבודה. ניתן להיווכח כי בשיטה זו כל התיקים שומרים על "שיטת תיוק", כפי שזו הוגדרה על ידכם, ומתויקים בצורה דיגיטאלית נוחה המאפשרת מציאת תיק ללא בזבוז זמן מיותר.
מהו היתרון של חברת קופי סקאן ?
השירות בבית הלקוח !!!
חברת CopyScan מבצעת סריקת המסמכים במשרדכם, מתוך הבנה כי מגיע לכם תמורה מרבית עבור התשלום. אנו נגיע למשרדכם, ונתמקם בחדר הארכיב בו מאוחסנים המסמכים או בחדר שיוגדר על ידכם, דבר אשר ימנע את הסיכון הכרוך במשלוח ובהוצאת המסמכים מחוץ למשרדכם, הן בסודיות המידע המצוי במסמכים והן בשמירה על החומר שלא יאבד או יינזק בדרך כלשהי.
כיצד נסרוק את החומר במהלך היום-יום?
בכדי לשמר את סביבת העבודה הדיגיטאלית, לאחר סריקת כל המסמכים המצויים בארכיב והפיכתם לארכיב דיגיטאלי תעמודנה בפניכם שתי אפשרויות:
א. רכישת סורק משרדי וסריקת כל החומר באופן שוטף, אופציה אפשרית ולגיטימית אך פוגעת במשאב העיקרי של כל ארגון, הלא הוא הזמן, וזאת לצד האיכות הירודה של מסמכים המתקבלים, שכן אלו לא יסרקו ע"י סורק מקצועי.
ב. קבלת שירות חיצוני ע"י חברה המספקת שירותי סריקה, כדוגמת חברת CopyScan , דבר אשר יתבטא בתשלום שבועי/חודשי או תלת חודשי, בהתאם לכמות החומר המצטברת, אך לא יגזול מזמנכם.
כיצד נוכל לשחזר את המידע?
חברת CopyScan מציעה שירותי אחסון מסמכים וגיבוי . באמצעות שירות זה, תוכלו להשתמש בנו כגיבוי חלופי או לאחזר ושליפת מסמכים כל אימת שתדרשו לכך.
כיצד נשמור על המסמכים שנסרקו מעיני זרים?
יש לציין כי במקרים בהם החומר בעל רגישות הדורשת חיסיון, חברת CopyScan תחתום על הסכם סודיות, מה גם שהעבודה מתבצעת במשרדכם, כך שלרוב, החומר אינו יוצא החוצה.
הכותב הינו מנהל הפרוייקטים בחברת COPYSCAN - פתרונות סריקה מתקדמים.
למידע נוסף ולהצעות קונקרטיות,
צרו עימי קשר טלפוני.
זוהר - 054-2060091
הכותב הנו מנהל הפרוייקטים של חברת קופי סקאן - שירותי סריקה וקלדנות מתקדמים, חברה המתמחה בארכוב אלקטרוני של בתי עסק והמרת כל מסמכיהם לקבצי מחשב תוך ייעול שיטת העבודה.
לקופי סקאן מס' לשכות סריקה. משרדי החברה ברח' המלאכה 2, א"ת צפוני לוד.
טל' רב קווי: 03-5117010
לקופי סקאן מס' לשכות סריקה. משרדי החברה ברח' המלאכה 2, א"ת צפוני לוד.
טל' רב קווי: 03-5117010
