ניהול זמן - עקב אכילס של הניהול בישראל 

האם הזדמן לכם פעם לשבת עם קבוצה אקראית של מנהלים ישראלים ולשוחח אתם על סוגיית ניהול הזמן שלהם? אם לא מזומנת לכם הפתעה. תקבלו תשובות מאד פסקניות וחד משמעיות. כולם בטוחים שהם מנהלים את זמנם ביעילות ובתבונה.

'אם כך' אני שואל, 'אולי תוכלי לומר לי לפי אילו אמות מידה אתם מחליטים על סדרי העדיפויות ועל סדרי הקדימויות שלכם?'.
אני רואה מולי עיניים תמהות ומבטים ספקניים. 'למה לך להצטעצע במילים' שואל אחד הנועזים שבחבורה, 'הרי אתה משתמש במילים נרדפות ללא צורך. מה ההבדל בין עדיפויות לקדימויות???'

באותו רגע ברור לי ששומעי נפלו למלכודת שפרסתי לרגליהם. ההבדל בין השניים קיים והוא אפילו משמעותי. בסבלנות רבה אני מתחיל לגולל את משנתי:

'עדיפויות הוא השלב הו עלינו להחליט מה עדיף על מה, כלומר מה יותר חשוב ממה, ואילו בקדימויות אנו מחליטים מה קודם למה, כלומר מה דחוף ממה'.
גם עכשיו אני מגלה אותות של אי הסכמה. 'מה פירוש' שואל התורן הקבוע, 'הרי מה שיותר חשוב הוא ממילא גם יותר דחוף, ומה שפחות חשוב הוא בהכרח פחות דחוף'.

זוהי הזדמנות להאיר את עיניהם בתכנים העמוקים של תורת ניהול הזמן.

'ראו, הרי ישנם עניינים שעלינו לטפל בהם בדחיפות גבוהה כיוון שאחרת נאחר מועד כלשהו שאינו בידינו, כמו למשל הפקדת שקים בבנק. האם הדבר אומר שזוהי גם הפעולה החשובה ביותר? תסכימו איתי שאין זיקה חד משמעית בין הדברים. אומר אפילו דבר יותר מרחיק לכת: מנהל טוב ותכליתי מבין שבדברים הדחופים צריך לטפל בכל ההקדם ואילו לדברים החשובים צריך להקדיש יותר זמן!. קחו את דברי כאילו אמרתי שראוי לפנות את השולחן מהדברים הדחופים כדי שיישאר בידינו מירב הזמן לדברים החשובים.
נכון שלא פעם מתייצבים שני האלמנטים הללו בנקודת הצטלבות קריטית. לפתע מתגלגלים לטיפולנו נושאים שהם גם דחופים וגם חשובים ואז מובן מאליו שניתן להם את העדיפות והקדימות הראשונות במעלה.

'אז איך בעצם יוצאים מהפלונטר הזה?' נזרקת אלי השאלה הבלתי נמנעת.

'אני מציע לבנות סולם מדורג שישמש כלי מרכזי בניהול הזמן. על פי כלי זה תחליטו במה לטפל קודם ולאיזה נושאים להקדיש הרבה יותר זמן:
במקום הראשון - נושאים דחופים וחשובים.
במקום השני - נושאים דחופים ולא חשובים.
במקום השלישי - נושאים חשובים בדחיפות בינונית.
במקום הרביעי - נושאים חשובים ולא דחופים.

מה המשמעות של הסולם הרעיוני - קונספטואלי הזה?

לדעתי הוא מה שנקרא 'עושה סדר בראש' בכך שהוא מאלץ אותנו לסווג את הנושאים שעל סדר יומנו ולהחליט לאיזו קטגוריה שייך כל אחד מה. בתחילה ייראה הדבר משונה ואולי מלאכותי במקצת, אבל כעבור זמן מה מסתגלת המחשבה לדפוס מאורגן וחד ופועלת בהתאם.

מניסיוני אני מכיר מנהלים לא מעטים, מהם בכירים ומוכרים, שטוענים שהשיטה חסכה להם שעות רבות מדי יום בכך שניתבה אותם לעסוק רק במה שבאמת ראוי להקדיש לו זמן רב. את השאר השאירו לכפופים להם, או שעסקו בהם זמן מינימלי, ולא מעבר למתחייב מדרגת חשיבותם.

כדי לסבר את האוזן, אני נוהג להביא בסוף דברי את הציטוט הבא, המעיד על היחס המשתנה לזמן עם חלוף השנים:

זמן ...

אוף, הלוואי שייגמר השיעור
לחש תלמיד לתלמידה.

הלוואי שייגמר כבר היום
אמרה פקידה לפקידה.

שייגמר השבוע רטן הפועל,
מתי סוף החודש שאל המנהל.

שיעברו כבר שלוש שנים
כתב החייל.

ורק זוג הזקנים
שישבו על הספסל
והביטו בשמש שוקעת לים,
הביטו ברוך זה בזה
ואמרו במבט:

הלוואי שהרגע הזה
לא ייגמר לעולם...