כשאתם באים להתמודד עם השאלה איך, חשוב לבדוק קודם את מה – מה התכלית, של התוכנה שאנחנו מעוניינים ליצר - אילו פונקציות דרושות ומהם ממשקי המשתמש שיהיו נחוצים לכך. בשביל זאת אנו נדרשים לאפיון מסודר ומפורט של התוכנה בשני מובנים עיקריים: א. איזה פעולות אנחנו מעוניינים שהמשתמשים של התוכנה לבצע ב. אילו פעולות אני רוצה להיות מסוגל לשלוט ב כמנהל המערכת כיצד נאפשר את הפעולות למשתמש והמנהל אחרי שרשמנו את הצרכים שלנו שאותם נדרוש מבית התוכנה, נרד לרמה הבאה והיא הגדרה ראשונית וסכמתית לגבי השאלה כיצד נציג את המידע ונאפשר את הפעולות למשתמש ואילו סוגי משתמשים אמורים להיות. אילו פונקציות יוצגו למשתמש אילו שדות, אילו פעולות הן יאפשרו ובאילו מצבים (ייתכן כתלות במצב ההרשאות שלו כמשתמש במידה וישנן כמה משפחות של משתמשים). לטובת השלב הזה, מומלץ לבדוק כמה שיותר אפליקציות או תוכנות שמשרתות את אותה מטרה אילו אפשרויות הן מציעות למשתמש, מה הבעיות בתוכנה מבחינת גמישות ופונקציונליות וכו. מציאת בית תוכנה שיבצע את העבודה לאחר שהגדרנו את המערכת הדרושה ותפקודיה אפשר לעבור ליישום. קיים היום היצע גדול של פתרונות תוכנה מסוגים שונים, בעלויות שונות ומשמעויות מסחריות שונות. אם ניקח לדוגמא את נושא ה IT, בעבר תהליך ההוצאה לפועל של מערכת IT היה תהליך מסובך מאד שחייב את העסק להתגמש לפי המערכת ולא להפך כפי שנית היה לצפות. היום ניתן למצוא שיספק פתרונות מלאים לבית העסק, פתרונות שמאפשרים יעילות וחיסכון בבית העסק.
