מהי תוכנה להנהלת חשבונות? 

מהי תוכנה להנהלת חשבונות?

תוכנה להנהלת חשבונות היא תוכנת יישום בה נמצאים רשומות ותהליכים חשבונאיים ועסקאות בתוך מודולים פונקציונליים, כגון חשבונות זכאים , חשבונות חייבים , משכורות ועוד.  התוכנה מתפקדת כמו מערכת מידע חשבונאית . תוכנה זו יתכן שפותחה בבית, על ידי החברה או הארגון שמשתמש בה, או שנרכשה מצד שלישי , או אולי שילוב של צד שלישי ויישום חבילת התוכנה עם שינויים מקומיים . כל זה משפיע על מורכבותה ועלותה .תוכנה להנהלת חשבונות מורכבת בדרך כלל  ממודולים שונים ומחלקים שונים העוסקים בתחומים מסוימים של הנהלת חשבונות. בין הנפוצים ביותר הם:

חשבונות חייבים , שבה נרשמים הכםפים שנכנסו לחברה.

חשבונות לתשלום , שבה נרשמים החשבונות שהחברה צריכה לשלם

חיוב - שבו החברה מייצרת חשבוניות ללקוחות / לקוחות

מלאי- Inventory -שבו החברה שומרת את השליטה על המלאי שלה

הזמנת רכש - שבו החברה שומרת את פקודות הרכישה שלה

הזמנת מכירות - שבו רשומות ההזמנות של החברה לספקים חיצוניים

ספר מזומנים - שבו רשומות גביות תשלומים שגבתה החברה

גביית חובות- פה רשומים הלקוחות של החברה שטרם שילמו את חובם לחברה

עיבוד תשלומים אלקטרוניים 

בירורים- שבו החברה מרימה את המידע על המסך ללא כל עריכות או תוספות

שכר - כאן רשומים שמות העובדים וכאן מתבצע חישוב שכרם

דוחות -  כאן החברה מדפיסה את הנתונים ומיבדת אותם

גליון , שבו אנשי מקצוע (כגון עורכי דין ו יועצים ) בזמן שיא עבד כך ניתן לחייב את הלקוחות

דרישות רכישה -  כאן מרכזים בקשות להזמנות רכש 

(ספקים שונים ישתמשו בשמות שונים עבור מודולים אלו)

במקרים רבים, יישום (כלומר התקנה ותצורה של המערכת בבית הלקוח) יכול להוות שיקול גדול יותר בבחירת תוכנה להנהלת חשבונות המתאימה.  רוב היישומים   נמכרים באופן בלעדי באמצעות משווקים, מפתחים ןיועצים. ארגונים אלה בדרך משלמים  דמי רישיון למספק התוכנה ולאחר מכן מחייבים את הלקוח עבור התאמה אישית של ההתקנה שירותי תמיכה. לקוחות צריכים לקחת בחשבון כי לעיתים יהיה עליהם להוסיף לתשלום בין 50%-200% מהמחיר של התוכנה עבור דמי יישום ויעוץ.