שיחת ועידה: הישיבה הבלתי נראית 

בעולמנו הטכנולוגי, יותר ויותר ישיבות הופכות ל"בלתי נראות". בישיבות רגילות, אנשים יושבים יחד, כך שניתן לראות מי משתתף, מה הרקע שלו, לקלוט את שפת גופו ואת הבעות פניו. בשיחות ועידה הסיפור שונה. המשתתפים פזורים בכל המדינה ואפילו בכל העולם. מבחינות רבות זה נהדר, זה מה שמאפשר לכלכלה העולמית לתפקד. אבל ישיבות וירטואליות, בטלפון או באינטרנט, מציגות גם אתגרים ייחודיים ועלולות ליצור בעיות בתקשורת. חוסר תיאום, הפרעות ורעשי רקע, אי הבנות, העדר נגישות למסרים בלתי מילויים וקשיים ביצירת תחושה של צוותיות –  כל אלו הם מכשולים אשר עומדים בפני המשתתפים בשיחות ועידה. בעזרת מספר "כללים וירטואליים" פשוטים, אשר מוצגים בסרטה החדש של מולטידע "ישיבה בלתי נראית",  ניתן להתגבר עליהם בקלות ולהפוך כל "ישיבה וירטואלית" ליעילה ואיכותית.

הדבר הראשון שיש לעשות לפני שמתחילים בשיחת הועידה הוא תיאום-רשת. ישיבות וירטואליות דורשות תיאום מיוחד. יש לקחת בחשבון כי לעיתים המשתתפים נמצאים באזורי זמן שונים. כמו כן חשוב לוודא שכולם מבינים איך להתחבר לישיבה. יש לספק מראש מידע רב יותר מאשר בישיבה רגילה: מי אמור להשתתף, מהו סדר היום, מסמכים רלוונטיים. את רוב הבעיות אפשר לפתור באמצעות תוכנת תזמון טובה או על ידי שליחת מיילים מפורטים וקבלת אישור מהמשתתפים. 

כאשר מנהלים שיחות ועידה חשוב גם לדאוג לצמצום ההפרעות. הכוונה היא להסרה של כל מה שמסיט את תשומת לבנו  מהעניין הנדון, כגון רעשי רקע או עיסוק במשימות אחרות במקביל להשתתפות בישיבה. על כל משתתף למצוא לעצמו מקום שקט, שיאפשר לו להתרכז בשיחה. מנהל הישיבה יכול לסייע בכך שידאג למקד ולקדם את הישיבה.

על מנת למנוע הפתעות ואי נעימויות יש להציג את המשתתפים. חשוב לוודא שכולם יודעים מי נמצא ומי לא - בתחילתה של הישבה וגם בכל אימת שמשתתף מצטרף או עוזב את השיחה.

בכדי לקיים שיחת ועידה יעילה מומלץ לקבל משוב מילולי.  מחקרים מראים שכמחצית מכלל התקשורת איננה מילולית. במפגשים של פנים אל פנים אנו מסתכמים רבות על מסרים וויזואליים של שפת גוף והבעות פנים, אשר מאפשרים לנו להבין רמזים סמויים. אנשים לא תמיד אומרים את מה שהם באמת מתכוונים. במהלך ישיבה וירטואלית, עלינו "לראות" בעזרת האוזניים שלנו. לשם כך כדאי לשים לב לנימת הדיבור, לבדוק ולשאול, לשכנע אנשים לומר את אשר על ליבם וליצור אווירה שבה אנשים ירגישו בנוח להביע את דעתם. מומלץ גם לערוך הצבעות לגבי החלטות חשובות.

שפת גוף איננה הדבר היחיד שאובד בתרגום, לעיתים גם  השפה שאנחנו שומעים לא ברורה לכולם. עקרון חשוב נוסף לישיבות וירטואליות הוא שימוש בשפה ברורה.  הדברים עלולים ללכת לאיבוד בשפה מקצועית, בהבדלי תרבות ובביטויי סלנג, אותם הרבה יותר קשה להבין כשלא רואים את הדובר. חשוב לאפשר לכל משתתף לבקש הבהרה במידה והדברים שנאמרו אינם ברורים לו. 

אחד הנושאים המאתגרים ביותר בקיום ישיבות וירטואליות הוא להיות צוות.  היתרון הגדול ב עבודת צוות הוא שנוצרת רוח צוות ואנשים מעודדים ותומכים זה בזה. הרבה יותר קשה ליצור תחושת צוות כאשר לא ניתן לראות את חבריו וכשאין אפשרות לבלות יחד ולהכיר אותם.  כדאי להקדיש זמן מה בתחילת הישיבה לשיחת חולין, כך שחברי הצוות יכירו זה את זה כאנשים ולא רק כקולות. מומלץ גם לציין באופן מיוחד הישגים והצלחות. כל הכרה כזו מחזקת את תחושת העבודה בצוות וההצלחה המשותפת.

שיחות ועידה הן נוחות מאוד, אך במהלכן עלולים לפספס דברים שעולים בישיבה פנים אל פנים.  יישומם של הכללים המוצגים לעיל מבטיח ייעול ושיפור של כל "ישיבה בלתי נראית" ומונע קצרים בתקשורת, אי הבנות והחמצת הזדמנויות.