חברות וארגונים משקיעים הון בארכיב ממוחשב של כל המסמכים ובאבטחת המידע מנזקים, והרבה פחות בנגישות והזמינות של המידע לצוות ולציבור, לא מתייגים מספיק או בכלל, לא מיצרים מפתחות ואינדקסים, וכשכבר עושים את זה כמו שצריך, מערכת אבטחת המידע, או חוסמת את מה שלא צריך או הכל נשאר פרוץ לכל הרוחות,
דבר ראשון צריך לבצע הפרדה בין סוגי המידע על פי רמות המידור הנדרשות לכל אחד מהסוגים, לא שמים בכספת את כל העסק אפילו שקנינו כבר כספת גדולה מאד ויש מקום להכל,
סיבה ראשונה היא כי את הכספת לא כדאי לפתוח יותר מידי פעמים כל פתיחה של הכספת יש בה סיכון.
סיבה שניה היא כי תהליך האימות והזיהוי והניטור עולה כסף ולוקח זמן ובגלל הטרדה משאירים כל מיני דברים רק לרגע מחוץ לכספת.
גם אם שכנעו אתכם ומכרו לכם מערכות איחזור מידע מוגנות וחכמות ושילמתם הרבה או קצת, צריך להשתמש בה בחוכמה, וגם לא להשתמש בה בחוכמה,
מידע בכל הרמות, לא סודי מאד וגם סודי מאד שצריך להיות מודפס מתוך הארכיב יכול להיות נגיש לא רק באמצעות מחשב ורשת, ניתן להשתמש בטלפון ובפקס בכדי לאתר את המידע והמסמך הדרוש ולהפנות אותו להדפסה בדיוק במקום שצריכים אותו בלי לבזבז כח אדם ובשירות עצמי של הלקוח או מקבל השירות, באמצעות מערכת IVR בטלפון בצורה זו אין למשתמש גישה לבסיסי הנתונים של מערכות המידע ומשלוח המידע נעשה מתוך מערכות המידע בתצורה של פקס יוצא
יש הפרדה מוחלטת בין המערכת בה המשתמש מאתר את מה שדרוש לו ובין המערכת שמחזיקה את המסמכים אין למשתמש המתוחכם ביותר גישה למערכת המידע.
מצד שני למערכת יש מידע על כל מי שביקש מידע ואיזה מידע דרוש לו, מתי הוא ביקש את המידע וכמה פעמים.
מס הכנסה האמריקאי מצא את האיזון הנכון ומשתמש בכלים אוטומטיים וידניים להנגיש את כל המידע והטפסים לכולם מבלי לסכן את בסיס המידע, גם באמצעות האתרים וגם באמצעות פקס חוזר אוטומטי בשירות עצמי מה שנקרא fax on demand ivr 123ivr faxbackivr כי גם בעידן האינטרנט ואפילו בארצות הברית ישנם מליונים רבים שאין להם נגישות לאינטרנט, גם לאילו שיש להם גישה לאינטרנט יש שימוש במערכת הזו כי בסופו של דבר המסמך הרשמי צריך להיות מודפס על נייר ולהחתם ידנית, החתימה האלקטרונית עדיין לא בשימוש המוני, ולכן הם מקבלים את המידע בפקס.
ארגונים שיש להם מערכת ניתוב שיחות ומתקשרים נמצאים בהמתנה יכולים לשמוע שיש אפשרות לקבל את המידע והטפסים הדרושים להם באמצעות הפקס החוזר ולחסוך להם זמן המתנה ולצוות המוקד זמן טיפול טלפוני.
מערכות אלו יכולים לעבוד בצורה עצמאית ולהיות זמינות 24 שעות ביממה ולספק את כל המידע האירגוני גם לציבור וגם מידע פנימי שימסר רק למי שהתקשרו מטלפונים מזוהים שנמצאים ברשימה או למי שהכניסו סיסמה,
גם בישראל יש כמה גופים וארגונים שמשתמשים בזה שנים רבות בהצלחה כמו לדוגמא האגודה לתרבות הדיור וחברת זול ישיר. הרעיון של FAXBACKIVR FAX ON DEMAND FAX 123IVR משמש גם כמנגנון ארכיב אלקטרוני וגם כשירות לציבור לקבלת החומר הדרוש להם, וגם לצוות הארגון כמערכת שליפת חומר מהיר להדפסה.
