תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט חובה לבדוק לפני שמתחילים. 

בשנים הארונות קיימת התפתחות טכנולוגית של שימוש בשירותי מחשוב מרכזיים (שירותים שמסופקים באינטרנט/מחשוב ענן). ישנם תועלות בשימוש בטכנולוגיה זו. למשל חיסכון בעלויות כ"א לצורך תחזוקה, חסכון בעלויות חומרה ותוכנות וכן אפשרות קבלת שירותים מרכזיים כמו עדכונים וגיבויים.  

אך לצד החסכונות יש סיכונים שחובה לתת עליהם את הדעת לפני שמחליטים על שימוש בתוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט, תוכנה לניהול עסק או נהול קשרי לקוחות (CRM) באינטרנט.

 אבטחת  מידע

נקודות התורפה של העיקרית של שימוש בתוכנות באינטרנט הוא נושא אבטחת המידע. לפני שמתקשרים  עם חברה למתן שירותי הנהלת חשבונות באינטרנט יש  לברר מה הם האמצעים שבאמצעותם הוא מגן על המידע שלכם. יש חובה לקבל הסבר מפורט של אמצעי ההגנה בכתב. אם אינכם מתמצאים בנושא (רוב המשתמשים שאינם אנשי מחשוב אינם מתמצאים בנושא מורכב של אבטחת המידע). חובה להיעזר בשירות של איש מקצוע בתחום אבטחת מידע.

חשוב להבין, חברות גדולות שמספקות שירותי מידע באינטרנט כמו בנקים. מחזיקות  מחלקות של עשרות אנשי מקצוע מהשורה הראשונה וטכנולוגיות מהמתקדמות בעולם עם אמצעי ניתור ובקרה 24 שעות ביממה.

הדבר אינו דומה כלל למתן שירותי תוכנה / הנהלת חשבונות ע"י חברה פרטית.

תבררו מי הבעלים של החברה. למי אתם נותנים לשמור על המידע שלכם.

 תלות בספק

יתכן שתרצו להחליף ספק תוכנה, יתכן שספקית התוכנה תפסיק לספק לכם שירותים עקב אי כדאיות, פשיטת רגל או מסיבה כלשהי.

חשוב שתבדקו  לפני שאתם מתקשרים עם ספק התוכנה.

מה קורה עם המידע שלכם?  האם ניתן לייצא אותו לתוכנה אחרת? האם ניתן להמשיך להשתמש בתוכנה לצורך הפקת דו"חות גם לאחר שעוברים לספק אחר?

לפני שאתם רוכשים את השירות כדאי לברר את נושא שייכות המידע והתלות בספק.

כאשר תוכנה שמותקנות על המחשב האישי מפסיקה לפעול.  התוכנה והמידע ימשיכו להיות ברשותכם.

אומנם לא תוכלו ליצר חשבוניות ורשומות מידע חדשות ולא תקבלו עדכונים אבל  תוכלו להמשיך להשתמש בתוכנה ובמידע הקיים לצורך הפקת דו"חות ולייצא מידע לצורך שימוש במערכות אחרות.

בשכירות שירותי תוכנה באינטרנט אתם חייבים לוודא שלא תהיו תלויים בחסדיו של ספק התוכנה.

ביצועים ושרידות

התוכנה משמשת אתכם לניהול העסק וחשוב לוודא שאחוז השרידות  של האתר גבוהה מאוד (שרידות: אחוז העבודה של השרת עליו מותקנת התוכנה  ללא הפסקת פעילות).

יש לוודא שביצועי התוכנה גבוהים, ואין ניתוקים מיותרים. אתם לא רוצים להמתין דקות לצורך הפקת חשבונית או להדפיס דו"ח פשוט.

באופן כללי תוכנות WEB / אינטרנט  איטיות יותר מתוכנות שמותקנות במחשב אישי שלכם. מאחר שהביצועים של התוכנה תלויים הן באופן פיתוח התוכנה, ברוחב הפס שאתם מתחברים לאינטרנט, רוחב הפס של הספק ולמספר שמחוברים לתוכנה בו זמנית.

בהצלחה!