כיצד לבחור קייטרינג לחתונה? 

מזל טוב! אתם מתחתנים! הודעתם להורים... והגיע הזמן לתכנן את האירוע המרגש.

קייטרינג הוא תחום בעל הצע גדול של נותני שירותים המתחרים זה בזה, ולכן כדאי להתמקד מלכתחילה באיתור חברה בעלת נסיון והתמחות בסוג האירוע אותו תרצו לקיים.
אם מדובר באירוע שמחה גדול כגון חתונה – האם זה  אירוע אינטימי או רב משתתפים? האם מדובר בקייטרינג לאירוע 'אוירה' מקורי? ועוד שאלות שחשוב לשאול את עצמכם מראש בכדי לבחור בהמשך את נותן השירות המתאים שיהפוך את האירוע למוצלח. 

הצטיידו בכלי כתיבה ומחברת וערכו השוואה מסודרת ונקודות חשובות לגבי כל מקום שבדקתם.

תקציב - חשוב להגדיר כמה מסך התקציב לחתונה יוקצב לטובת חברת הקייטרינג ולהוריד מהרשימה חברות שעוברות את התקציב שלכם באופן משמעותי. השאירו מקום בתקציב לבונוסים ולפינוקים מיוחדים שוודאי תרצו להוסיף בהמשך (הרעיונות אף פעם לא נגמרים).

כשאתם מבקשים הצעת מחיר, אל תאמרו מהי כמות האנשים המקסימלית שהגעתם אליה ברשימת המוזמנים, אלא את מספר האורחים שסביר כי אכן יגיעו לאירוע (הפחיתו כ-20% מכמות האנשים המקסימלית). אם תרצו להוריד את כמות האנשים בשלב מאוחר אתם עשויים להדרש לתשלום לפי המספר הגבוה שציינתם בתחילה - למרות שבפועל אורחים אלה לא יגיעו- או שחברת הקייטרינג תעלה את המחיר למנה.

מפרט הארוחה - שימו לב שהארוחה מתאימה לאורחים שלכם – צעירים או מבוגרים, אוהבי חידושים או שמרנים בטעמם, האם התפריט מתוחכם מידי או פשוט מידי? האם כמות הפריטים מספיקה? האם הייתם רוצים מנה מיוחדת או תפריט שונה? ידעו את  חברת הקייטרינג לגבי שינויים מראש כדי שבעת שתגיעו לטעימות יוכלו להגיש את התפריט אליו כיוונתם.

האם האוכל מגיע מוכן או מתבשל במקום האירוע? חשוב שתדעו אם החברה ממוקמת בקרבה למקום הארוע כיון שלדבר השפעה ישירה על טריות ומראה האוכל המוגש אם המזון הטלטל בדרכים זמן רב עד הגעתו למקום. שאלו האם השירות כולל כלי בישול והגשה? האם משתמשים במזון טרי או קפוא?

הדרך היחידה לדעת אם השף העומד בראש החברה יודע את המלאכה הן הטעימות. לכו לטעימות רק של חברות הקייטרינג שנראות לכן במיוחד, ורק לאחר שקיבלתם הצעת מחיר ונפגשתם לפחות פעם אחת עם נציג המכירות. הטעימות לרוב דורשות מכם ומהטועמים המלוים אתכם תיאומים ומאמץ וחבל לרוץ סתם לטעימות לא רלוונטיות. בטעימות לעולם לא יהיו את כל המנות בתפריט, לכן חשוב לציין אילו מנות מעניינות אתכם במיוחד ובקשו מחברת הקייטרינג שהן יהיו בארוחת הטעימות שלכם.

וודאו שלקייטרינג יש תעודת עסק/יצרן וביטוח, מה שמבטיח שאם אורח שלכם ניזוק מהאוכל או מההגשה, החברה תשלם פיצויים.

האם יש מינימום או מקסימום של מנות שאפשר להזמין?

אם יישאר אוכל, אל תהססו לבקש מהקייטרינג לארוז לכם אותו, ויהיה לכם אוכל להמשך השבוע. אף פעם לא מאוחר לאכול אוכל טוב שבושל והוכן בדיוק על פי טעמכם.

וודאו שלקייטרינג תעודת כשרות בתוקף. מעבר לנושא שמירת המסורת, כשתעמדו לקראת פתיחת תיק ברבנות ישאלו אתכם מי חברת הקייטרינג שתערוך את האירוע. אם לחברה אין תעודת כשרות עשויים שלא לאפשר לכם להתחתן. במידה ואתם מתחתנים בחתונה אזרחית גן האירועים בו אתם מתחתנים עשוי לאבד את הכשרות שלו אם יאפשר לחברה לא כשרה להכנס.  שאלו האם קיימת אפשרות לאספקת מנות גלאט כשר.

האם חברת הקייטרינג לחתונה מספקת גם בר משקאות לאירוע? אם כן, איזה מפרט של משקאות? האם יש בקבוקים תוצרת חוץ והאם הם כוללים את המותגים המתאימים לקהל שלכם? האם תצטרכו להוסיף
משקאות נוספים? האם יאפשרו לכם להביא משקאות נוספים? במידה והקייטרינג לא מספק בר בדקו מספר הצעות דרך המומלצים או חברות חיצוניות.

שימו לב לנושא הכוסות! לא כל חברות הבר מספקות כוסות זכוכית, ואתם עשויים לגלות שנוספו לכם עד 10 ש"ח לאדם לתפריט רק עבור הכוסות, מעבר לתפריט.

כך גם לנושא היין והקרח - מי מספק אותם חברת הקייטרינג או הבר? וודאו שהדברים לא נופלים בין הכסאות.

האם הקייטרינג מספק אספרסו בר? אם לא, בדקו חברות חיצוניות, ושוב - כוסות. האם יש מספיק דוכנים עבור האירוע שלכם? האם תרצו להעשיר את מגוון התה והקפה וכד'?
היכן ימוקמו דוכני ההגשה – המיקום תמיד חשוב על מנת לתכנן את חלל האירוע, והאם ישנה אפשרות לעגלות קפה או עמדת "בית קפה".

עיצוב - מה נכלל בתוך העיצוב הסטנדרטי? האם דקורציית 'מרכזי שולחן' בלבד, ומה הוא כולל? האם אפשר להוסיף? האם המזנונים מעוצבים? האם יש חבילת עיצוב מיוחדת לאתר בו אתם מתכננים את החתונה? מה עלות התוספות? חישבו מראש מה חשוב לכם וזכרו שבסופו של דבר יהיו על השולחן בעיקר צלחות עם אוכל והשילוב של הדקורציה וצבע ומראה הכיבוד צריכים להשתלב ולא ליצור עומס פיזי וויזואלי. אין בהכרח צורך בקישוט רב אלא רק במספר קטן של אלמנטים דקורטיביים אך איכותיים במראה.
הכי נוח לעמוד מול חברה אחת שמספקת לכם את כל המרכיבים הללו.  חשוב שיש אדם אחד איתו אתם צריכים לדבר על הכל ולא צריכים לערוך פגישות אינספור עם מעצבים / יועצים חיצוניים על מנת לסגור את פרטי האירוע.

חשובה מאד הכימיה שלכם עם נציג המכירות של חברת הקייטרינג. נציג המכירות הוא זה שילווה אתכם מהרגע הראשון ועד יום החתונה והתהליך כולל טעימות, סגירת הסכם ומחירים, פגישת תפריט ופגישת ספקים בשטח האירוע.
אליו תפנו את הבקשה להגשה לשולחן אחד של הסבא והסבתא של מנות ספציפיות לאנשים מבוגרים שלא נעים להם לגשת למזנונים. הוא זה שידגיש עבורכם לשף שכל המשפחה אלרגית לגרעיני לימון. חשוב שאדם זה יהיה נעים, קשוב ואכפתי וישתדל להענות לבקשותיכם ככל שיוכל.
חשוב לוודא שנציג המכירות של החברה יהיה נוכח באירוע, מה שיתרום מאד לשקט הנפשי שלכם באותו הערב ולידיעה שהכל מתנהל כפי שרציתם ויש אל מי לפנות בעת הצורך.

בידקו כמה אירועים חברת הקייטרינג מבצעת בערב אחד. ההמלצה היא לפנות לחברות שלא לוקחות יותר משני אירועים בערב אחד. המשמעות הלוגיסטיות של לקיחת יותר משני אירועים בערב לחברת קייטרינג היא קריטית. ובמידה ואתם אירוע שלישי או רביעי באותו יום חשוב לוודא שלחברת הקייטרינג היכולות לביצוע כמות זו של אירועים.
תוכלו להחתים גם את נציג החברה בהסכם על כמות אירועים מקסימלית שהחברה תיקח באותו יום כך שלדיבורים תהיה אסמכתא רשמית במידה וצריך.

מקצועיות - חברת הקייטרינג הינה זו שלרוב תנהל עבורכם את כל החתונה והיא המרכיב הדומיננטי ביותר באירוע. ביכולתו של מנהל אירוע מנוסה יותר או פחות לגרום להצלחת הערב או לכשלונו. חשוב לוודא שלאנשים עמם אתם עובדים יש את הנסיון המתאים. האם החברה חדשה בענף? כמה אירועים כבר ביצע מנהל האירוע שלכם?

האם שירותי הקייטרינג כוללים מלצרים ומגישים?
ההבדלים העיקריים בין חברת קייטרינג אחת לשניה נעוצים באופן משמעותי, מעבר לרמת האוכל, בעיקר ברמת השירות ויכולות התפעול באירוע עצמו. ובפועל מדובר בגיל המלצרים ואיכותם. למלצר בן 24 התנהלות אחרת ממלצר בן 16. ככל שהמלצר מבוגר יותר סביר שהוא מנוסה ואחראי/אכפתי יותר ולא ייעלם ממשמרת. חשוב לוודא שהמלצרים דוברי עברית ושמדובר בצוות קבוע של הקייטרינג ולא עובדים זמניים של חברות כח אדם.
אל תחסכו בכמות המלצרים והברמנים באירוע. יש לקוחות שמבקשים מלצר 1 ל15 מוזמנים, במקום מלצר 1 ל10 מוזמנים.  למה זה חשוב? כי גם באירוע שכולו מזנונים, ללא הגשה לשולחנות,  מלצרים ניגשים לשולחנות ומציעים שתיה מהבר, מפנים שולחנות ודואגים לפנק את המוזמנים. כמות המלצרים כוללת כח אדם שדואג למלא את המזנונים, לחדש סלטים, תוספות ומנות עיקריות ומהירות התגובה כאן קריטית ומשפיעה על שביעות הרצון והנאתם של האורחים ושלכם.

חברת קייטרינג אשר מאפשרת להתפשר בכמות המלצרים בדרך כלל אינה שומרת על סטנדרטים גבוהים של איכות. מנות מיוחדות - ערכו ספירה של כמות הילדים המקסימלית (ילד לרוב נחשב מגילאי 3-8) ובקשו הנחה מהקייטרינג על מנות אלה. זה מקובל, וציינו את כמות מנות הילדים בהסכם.
כך גם לגבי מנות לצמחונים - בקשו מהקייטרינג לדאוג לכמות מסויימת של מנות של קיש אישי או מנה אחרת מכובדת לצמחונים וציינו את כמותם בהסכם.

בידקו אם משאירים לחתן ולכלה את העודפים מהכיבוד שנשאר בתום הארוע בכלי פלסטיק. כיוון שבזמן האירוע הם לא ממש אוכלים, יהיה נחמד שיוכלו להנות ממנו בהמשך.

אם לא ערכתם ארוע עם הגשה לשולחנות ובכ"ז אתם מעוניינים בשרות לשולחנות מסויימים  – רצוי ואפשר לבקש מראש הגשה למס' שולחנות ספציפי ומצומצם (משפחה קרובה לדוגמה, או אורחים מבוגרים/בעלי מגבלת ניידות.

במידה והקייטרינג משלב צליית בשרים – האם ישנה אפשרות בדוכני ההגשה לבחור את מידת עשיית הבשר (וול דאן, מדיום רייר, רייר וכו')

ישנם גני אירועים/אולמות אשר עובדים עם שרותי קייטרינג קבועים. חשוב לברר עם נציג האתר המארח את האירוע אם יש אפשרות לבחור קייטרינג באופן עצמאי, ואם זה כרוך בתוספת תשלום או הגבלה כלשהיא, או רק מתוך הרשימה שלהם.

קיבלתם בונוסים מהקייטרינג? ציינו זאת בהסכם או בדף מפרט התפריט.
לעיתים איש המכירות שעבד מולכם מתחלף (כי מה לעשות, סוגרים את החתונה בין שנה לחצי שנה מראש) ואז פרטים שאינם רשומים עשויים להעלם.
שמרו העתק של התפריט עליו סיכמתם בקלסר מיוחד ובו תייקו גם את הקבלות וההסכם עם הקייטרינג.
זיכרו שהסכמים ניתנים לשינוי ואל תחתמו על הסכם שהפרטים הרשומים בו אינם מתאימים לכם.

מאחר והאביב והקיץ הם תקופה מבוקשת לחתונות, רבים מעוניינים באירוע עם הפקה ייחודית – למשל הפקת חתונה בטבע, בגן, או קרוב לים, במדבר וכד'. סוג של אירוע שגורם לנו לצאת מהשגרה היומיומית ומשאיר אחריו לזמן רב את זיכרון השמש, הטבע המשפחה, החברים הנוכחים באירוע ואוירת החופש. ואם בלילה – אוירה רומנטית ותאורה קסומה. גם אירוע בגינה ובתוך בית פרטי או אתר הסטורי וכד' מבוקשים. אלו דורשים חברות קייטרינג  מיומנות ביותר בהפקת אירועים מעבר לנושא איכות התפריט, להבטחת אירוע מוצלח בכל פרמטר. עליהן להסתדר ללא מטבח קבוע כלל, לעתים בלי נקודות חשמל ומים מסודרים. עליה להצטייד במנגל, כיריים, גז וכו' – עפ"י דרישת התפריט והצורך לשמור על טריות המוצרים המוגשים. ניתן גם להזמין טבון מחברת קייטרינג לשם אפייה במקום של פיתות חמות, פוקצ'ות, פיצות, פיתות ערביות, מכשיר לייצור קינוחים ייחודיים במקום (כמו פנקייק) וכד'. אם הזמנתם תפריט חלבי, חשוב שחברת הקייטרינג תגיע מצויידת בתפריט שרובו הוכן מספר שעות לפני האירוע ואוחסן בגופים הנכונים לשמירה על טמפרורה מתאימה עד ולאורך כל האירוע.

באירוע כזה חברת הקייטרינג צריכה לדאוג לכם גם להשכרה של שולחנות וכסאות, ולפריסה של הציוד בשטח, להשכרה של מאווררים וריהוט ייחודי, מחצלות, שרפרפים, מחסה מפני השמש או תאורה וחימום לערב לפי הצורך ועוד, לפי רצונכם. במידה ואינה עושה זאת – צריך לדאוג לתיאום מול חברה להשכרת ציוד.
תצטרכו לוודא נושא של מתח חשמלי, כך שהחשמל לא ייפול באירוע, גנרטור, ריסוס, תאורה או הצללה, שירותים ונקיונם, לוודא שלמשאיות הקייטרינג יש מהיכן להכנס, שהשטח ישר ואין בורות שאנשים עשויים ליפול בהם. אם הארוע נערך במקום המוגדר לאירועים בטבע יש לבדוק עם הנהלת המקום לגבי הציוד הקיים במקום כגון שולחנות, כיסאות, חשמל ותאורה. במידה והאירוע לא נערך במקום המוגדר לכך, יש לוודא שהמקום לא יהיה שמורת טבע ולהגיע עם הציוד הדרוש. חשוב לוודא האם ניתן להדליק אש במקום ואם ישנם כללים מסויימים בנוגע לכך.

לאחר האירוע יש להקפיד לאסוף את האשפה שהשארנו בשטח ולהחזיר את המקום כמו שקיבלתם אותו.
יש לבקש מהקייטרינג לדאוג להשכרה של תיבת שיקים ועגלת מתנות ולוודא מי דואג לסדרני חניה.

התכוננו להפקה בכל קנה מידה שתבחרו, ובמידה ואתם לא לוקחים מפיק לצורך העניין ראו שיש נציג מהמשפחה (אח/ות או קרוב שאפשר לסמוך עליו) שבמהלך האירוע יוודא שכל שרציתם אכן יתממש.

לכו לראות אירוע של חברת הקייטרינג בזמן אמת. אין טוב ממראה עיניים. מעבר לטעם, חשוב לבדוק באיזו מהירות המזנונים מתמלאים. כיצד האוכל מוגש, רמת הניקיון והאסטתיקה של המזנונים והמלצרים, רמת המיומנות של הברמנים, מהירות הפינוי מהשולחנות.

לאחר שראיתם אירוע - ערכו סיכום. האם הדברים נעשו בצורה הראויה? בואו נקווה שכן ואז כולם יהיו מרוצים. במידה ולא, בידקו אם אלו דברים שאפשר לשפר- ע"י פניה לנציג המכירות של החברה. אם לא, וזו דרך ההתנהלות העקרונית של חברת הקייטרינג שאינה ניתנת לפתרון שמתאים לכם,  יש לפסול את החברה.