תכנון ומחשוב בארגון קטן
מהי טכנולוגיית המידע (IT), ומדוע נדרש ארגון SMB - Small Medium Bussiness להכינה?
כשאנחנו מדברים "טכנולוגיית המידע" אנחנו כוללים את כל האמצעים והכלים הטכנולוגיים אשר משמשים ליצירה, שמירה שיתוף ושימוש במידע בצורותיו השונות (הנהלת חשבונות, העברת קול, העברת וידאו, קבצים שונים ועוד צורות רבות כולל כאלו שעדיין לא קיימות).
האמצעים הכלולים בטכנולוגיות האמורות הם:
כבלי תקשורת, נקודות רשת - תשתית.
מערכות תקשורת אקטיבית (מתגים, נתבים, ארון תקשורת, קוי בזק HOT ועוד).
מחשבים אישיים (ניידים נייחים).
שרתים שונים (Servers), שרתי קבצים, דואר, יישומים ועוד.
אבטחת מידע (כולל גיבויים, שמירת המידע, DRP ועוד).
IT היא מרכיב חיוני להצלחתו של כל עסק כיום, למרות זאת מעטות החברות המנהלות את הטכנולוגיה בצורה יעילה. לפי מחקרים שקיימים בעולם, עסקים מוציאים קרוב ל 20% מתקציב המחשוב שלהם על רכישת טכנולוגיות שלא מצליחות לעמוד ביעדים שלמענם הן נרכשו.
בחברות קטנות מתמודדים עם אותם אתגרים בניהול טכנולוגיות המידע כמו בחברות גדולות: שירות למערך המחשוב, תחזוקת המחשבים, אחזקת שרתים וכל דבר אחר.
מה שמשתנה הינם סידרי הגודל, משאבים וצורכי הזמינות. חברות קטנות מחזיקות כיום כמות מכובדת מאד של IT - החל ממחשבים נייחים, מחשבים ניידים, מחשבי כף יד, נתבים (ראוטר), שרתים ועוד ועוד. במצב בו כמעט כל מחשב, בכל מקום בעולם, מחובר לאינטרנט - מדובר במורכבות גדולה מאד. הצוות הטכני בחברה ממוצעת (מנהל הרשת שבארגון או בתמיכה מרחוק ) בדרך כלל עסוק בתחזוקת המערכות הקיימות עד שלא נותר לו זמן לבחון האם ועד כמה משרתת הטכנולוגיה את יעדיה העסקיים של החברה, וכמובן בחינת חלופות, התעדכנות בטכנולוגיות חדשות, פתרונות חלופיים ועוד.
מן הצד השני, המנהלים העיסקיים בחברות, לא מכירים את הטכנולוגיות השונות על מנת לקבל החלטות מושכלות. כאשר מנהל חברה נתקל בצורך (לדוגמה תוכנה לניהול תהליך עסקי כלשהו), הוא מקבל החלטה על סמך המידע הזמין לו או שהוא מטיל את המשימה על הצוות הטכני. לאורך זמן, לאחר סדרה של החלטות כאלו נוצר מה שנקרא "בלאגאן יקר". על מנת להפיק את המיטב משימוש נכון בטכנולוגיה, יש לקחת פיקוד על פרוייקטי המחשוב.
7 הסיבות לתכנון טכנולוגי הנדרש בחברות SMB :
1. רכש טכנולוגיות המתאים לחברה
חברות קטנות מהוות את פלח השוק בעל אחוזי הצמיחה הגבוהים ביותר כיום, זאת אחת הסיבות שבגינן ספקי טכנולוגיה שונים, שמסורתית לא היו פונים לשוק זה - מתחילים להציע הצעות המתאימות טכנולוגית וכספית ליכולות של שוק ה- SMB. וכתוצאה מכך - ההיצע הולך וגדל ויש לבחון בדקדקנות את התאמתו הנוכחית והעתידית של כל פתרון מוצע. לאחר שהוטמעה מערכת או נחתם חוזה תמיכה, קשה מאד ולעיתים יקר, לשנות כיוון. תכנון נכון יעזור להבין את הדרישות העסקיות ולזהות מוצרים שיענו על דרישות אלו. לאחר מכן, ניתן יהיה לבחור בצורה מושכלת את המערכת/ שירות שעונה על הדרישות בצורה הטובה ביותר, מתאים לתקציב ואינטגרטיבי עם המערכות הקיימות בחברה.
2. שליטה על הוצאות
תכנון יעיל יעזור לך לתקצב את המערכות, לדעת מה העלות לתחזק את מערכות המיחשוב ולהגר אליהן מבלי להשפיע כמעט על ההתנהלות השוטפת של החברה. בתהליך וגם בתכנון ארוך טווח, ניתן להימנע מ"הפתעות" ולנהל מו"מ רגוע יותר עם הספקים.
3. הקטנת עלויות אדמיניסטרציה (ניהול מערך המחשוב)
סך ההוצאות השוטפות לתחזוקת המחשבים בפרט ושאר הטכנולוגיה בכלל (מדפסות, אביזרים נלווים ועוד) עולות בדרך כלל על עלות רכישה של מערכות מחשוב חדשות. מערכות לא יעילות אף מגדילות את העלויות הללו בצורה משמעותית. לדוגמה - אם תוכנה משתמשת במסד נתונים קנייני (פרטי) בעוד התוכנות האחרות משתמשות במסד נתונים סטנדרטי (Sql, MySql וכו'), הצוות הטכני יצטרך לבצע תהליכים מיוחדים לניהול התוכנה הראשונה. דבר זה גורם לעליה בעלויות הניהול. תוכנית טובה תיצפה מצבים כאלו ותקטין את עלויות ניהול המערכות על ידי הקפדה על מערכות תואמות.
4. הגברת יעילות
הסיבה הראשונית לשימוש במערכות מחשוב בחברה הינה שיפור היעילות. אולם התקנת מערכת חדשה לא מבטיחה הגברת היעילות באופן אוטומטי. תהליך התכנון והאיפיון - יהווה את הבסיס לשימוש נכון ותיעוד כלל ההיבטים העיסקיים והתהליכים העיסקיים בהם תתמוך המערכת החדשה.
5. שיפור עבודת צוות
בדרך כלל, התועלת הגדולה ביותר של תהליך התכנון, הוא התהליך עצמו. התכנון מהווה הזדמנות מצוינת לדבר על היעדים העסקיים והתפקיד של הטכנולוגיה בהם. התוצאה - מנהלים מבינים טוב יותר את תרומת הטכנולוגיה לעסק והצוות הטכני מבין טוב יותר את ההיבטים העיסקיים של החברה.
6. הקטנת סיכונים
מערכות טכנולוגיות חשופות להרבה מאד סיכונים. במערכות ניהול מידע הסיכון יכול להיווצר מעצם קיום המערכות. תהליך התכנון הטכנולוגי צריך להציף את הסיכונים האלו ולדעת לטפל בסיכונים המחייבים טיפול.
דוגמאות לסיכונים כאלו:
חשיפה לחומר לא מתאים (פורנוגרפיה, למשל) - האם המערכת תדע לתת מענה לבעיות כאלו ?
שמירה על חומר - האם ניתן להגן על המערכת מפני מחיקה עוינת ( למשל עובד כועס שעומד לעזוב ) ?
מניעת שימוש לא חוקי - האם המערכת עלולה לשמש עובדים לשימושים לא חוקיים - (לדוגמא, האם שרת הדואר יודע לזהות משלוח ספאם דרכו ולחסום )
חוק הפרטיות - האם ישנם במערכת נתונים אישיים שעלולים לדלוף ללא שליטה ?
כמובן שישנם עוד סיכונים שאפרסם בפוסט אחר...
7. התרחבות החברה
התרחבות החברה טומנת בחובה אתגרים טכנולוגים רבים. הן ברמת התשתית המחשוב הפנימית של הארגון והן מבחינת הקשר על העולם העיסקי מבחוץ (אינטרנט ועוד). אתגרים כגון: הוספת מחשבים, שינוי בניהול המדפסות , פתיחת משרדים נוספים, שינוי במספר המשתמשים - שאלות כגון: איך מגינים, איך מונעים פריצות וירטואליות, אבטחת מידע וכדומה הופכות לשאלות קריטיות לתפקוד הארגון. רמת הקישוריות והשקיפות עולה לחברות חדשות, שותפים חדשים, לקוחות חדשים וכדומה. כל אלו מצריך תוכנית בסיסית של תשתיות המחשוב בארגון.
החלטת לבצע תכנון טכנולוגי, כיצד מתחילים? ניתן לקרוא במאמר הזה.
עופר הופמן
