קייטרינג הוא תחום בעל הצע גדול של נותני שירותים המתחרים זה בזה, ולכן כדאי להתמקד מלכתחילה באיתור חברה בעלת נסיון והתמחות בסוג האירוע אותו תרצו לקיים.
האם מדובר באירוע שמחה גדול כגון בר-מצווה או חתונה? אירוע אינטימי או רב משתתפים? האם מדובר בקייטרינג למפגש חברה / עסקי האמור להשתלב באירוע כולל ומקורי? ועוד שאלות שחשוב לשאול את עצמכם מראש בכדי לבחור בהמשך את נותן השירות המתאים שיהפוך את האירוע למוצלח.
כאשר מתכננים אירוע עסקי כמו ישיבת צוות, כנס, השקת מוצר, יום עיון או מפגש לקוחות, יש חשיבות גדולה לבחירת גוף בעל ידע וניסיון בתחומים אלה, כיון שההחלטה עשויה ליצור את ההבדל בין אירוע מוצלח שיעזור לקדם את מטרות העסק, לבין כשלון מהדהד בכל מובן. בכל מצב ההשלכות הן כספיות.
לאירוע עסקי יש מספר נקודות החשובות לגוף המזמין, מעבר למדדים הרגילים של הפקת אירוע.
הראשון הוא מיקום האירוע: האם יתקיים במשרדי החברה, במרכז כנסים, במלון, בבית של המנכ"ל או אולי של אחד העובדים.
אם מטרת האירוע היא "לשבור את הקרח" עם לקוח פוטנציאלי או עמית בארגון שברצונכם ליצור עמו קשרים - אירוח בבית יעשה חלק ניכר מהעבודה, בגלל האופי הפחות פורמלי של המקום. לפעמים מתאים שהשף יבשל לעיני האורחים ולפעמים עדיף שלא יופיעו אנשי צוות הקייטרינג והרושם הוא "שבני הבית " מארחים בעצמם. מיקום כזה מצריך הערכות שונה של חברת ההסעדה מאשר עריכת כנס רב משתתפים במרכז כנסים יוקרתי.
בניית התפריט מתבצעת בהתאם לטעמו, העדפותיו ותקציבו של הלקוח. התפריט נועד להרשים את האורחים, אך זכרו שהמטרה היא בעצם קיום המפגש, האינטראקציה בין המשתתפים, ולא הכיבוד עצמו. זמן ההתכנסות מאפשר הכרות בין המארחים לאורחים. תפריט של שתייה וכיבוד קל יסייע למפגש, ולכן רצוי לבנות תפריט קוקטיל של מלצרים המתהלכים בין האורחים, לבנות תפריט של ארוחת צהרים/ערב הבנויות ממנות קטנות ואינן מצריכות שימוש בסכין ואפשרית גם ללא מקומות ישיבה.
שירות מעולה לכל אורך התהליך החל מהקשר הראשוני, ההזמנה ובניית התפריט, ועד השירות באירוע עצמו. חשוב לקבל ולהעביר כמה שיותר מידע על המוזמנים. האם מדובר בקהל נשי, גברי, מבוגרים, צעירים, בעל שיוך/אופי דתי מסויים, בעלי רגישות למאכלים מסויימים, צמחוני וכד'. תכנון המנות חייב לספק התאמה מקסימלית לאופיים וטעמם של המוזמנים. אם יש באירוע אורחים המגיעים מחו"ל, כדאי להתאים אירוע לטעמם, לגוון בטעמים ובצבעים, לבחור כלי הגשה וכלי אוכל שיתאימו לאווירה. ההגשה בכלי חרס, זכוכית או ברזל בהתאם לתפריט הנבחר.
כל זה דורש מיומנות של חברת הקייטרינג, הן מבחינת איכות הכיבוד והן מבחינת יכולת הצוות לתפעל אירוע שכזה, וכמובן הערכות מבחינת כמות וסוג הציוד הנדרשים. רצוי לבדוק מראש שלחברה יש את הנתונים והניסיון ולא להמר.
התפריט כולל מרכיבים טריים בלבד: חשוב לשכור שירותי הסעדה שאינם מתמחים אך ורק בחתונות / בר-מצווה וכד' הנערכים באולמות, גם אם מדובר בכיבוד איכותי. המטרה באירוע שלכם היא עסקית ולא בילוי בלבד, ויש משמעות רבה לסוג המנות, הטעמים, דרך וזמני ההגשה. מקצועיות פרושה גם תזמון: ארוחה טובה צריכה להיות מוגשת בזמן המתאים ובטמפרטורה המתאימה. מי מאתנו לא חווה תסכול במישור זה ונשבע שלא יחזור יותר למסעדה/ בית קפה / גן ארועים שהגישו לו מרק פושר או סטייק יבש, קינוח ישן, שלא לדבר על להיות האחרון שמקבל את המנה כשכולם כבר סיימו לנגוס... כך שחשוב לוודא כיצד נוהגת חברת הקייטרינג לחמם ולהגיש את הכיבוד, כיצד היא שומרת על טריותו ועל אמצעי השמירה על טמפרטורה מתאימה. במקרה של הסעדה לארוע עסקי כישלון של נותן השרות עלול להיות מאוד קריטי למזמין, ויכול לעשות את ההבדל בין קבלת מכרז שמן או לקוח נחשק לבין נפנוף לשלום.
רבים מאיתנו היו ושמעו על אירועי חברה, ויודעים שיש נטיה לביקורתיות ועין בוחנת מצד העובדים בכל דרג... לכן על מארגני הארוע בחברה להיות מוכנים לכך וליידע את חברת הקייטרינג על הצורך במגוון רחב של מנות וכמובן שלא לדלג על מפגש טעימות. שרות הסעדה המתמחה בקייטרינג עסקי ידע לתת מענה מקצועי ואיכותי, וגם ידע לייעץ מנסיונו ולספק המלצות בכדי שהעובדים יצאו מרוצים ומחייכים מהארוע. ההצלחה תתרום להעלאה במוטיבציה של העובדים ולטפיחה על השכם מצד ההנהלה...
שתיה ואלכוהול - האם הקייטרינג מספק גם בר משקאות לאירוע? איזה מפרט הוא נותן? האם המשקאות תוצרת חוץ? והאם הוא כולל את המותגים המתאימים לקהל שלכם? האם תצטרכו להוסיף משקאות נוספים? האם יאפשרו לכם להביא משקאות נוספים? האם יש מספיק דוכנים? ומה לגבי אספקת כוסות, ומה המגוון והאיכות שלהן?
זכרו - כאשר חברה עסקית מחליטה לערוך אירוע, על הקייטרינג להיות ברמה גבוהה במיוחד, על מנת לעמוד בסטנדרטים גבוהים ועל האירוע להצדיק במלוא מובן המילה את התקציב שהושקע בו. לפני בחירת חברת הקייטרינג לאירוע שלכם, חשוב לקבל המלצות מגורמים אמינים עליכם לגבי חברת הקייטרינג ולהגיע לאירוע דומה לשלכם באותה החברה בכדי שתוכלו להתרשם בזמן אמת מחברת הקייטרינג שברצונכם לשקול, להבטיח רמה גבוהה של האוכל, בלי "הפתעות" מיותרות. הרי זה לא יהיה נעים אם הבוס שלכם יחשוב שביזבזתם לחינם את תקציב החברה.... ולכן גם מומלץ ללכת בלוית אדם נוסף לאירוע חברה ולקבל חוות דעת נוספת.
המתכון מוגש באהבה מקייטרינג מזון מן הקיבוץ – פתרונות אירוח כשר לכל אירוע. כולל שירות מגשי אירוח לעסקים ופרטיים. כשר בהשגחת הרבנות ת"א יפו.
פירסום - סטודיו מאור - עיצוב ובניית אתרי אינטרנט, קידום אתרים.
