בסביבת העבודה המודרנית אנו מצפים לפיתרון מיידי וכולל, פיתרון המתחשב בצרכי הארגון להפקת מסמכים תוך חיסכון בעלות ובזמן הפקה . המגמה הירוקה מובילה אותנו להתחשבות בחיסכון בנייר, חשמל וכדומה.
העצה הראשונה שתתקל בה בכל מאמר ומול כל איש מקצוע הוא מעבר למרכזי צילום והדפסה, הנקראים מדפסת משולבת או מכונת צילום משולבת, בניגוד למדפסות אישיות ומכשירים רבים המפוזרים בארגון.
אין ספק שמכשיר קטן (מדפסת משולבת) הינו מכשיר שבו ההשקעה הראשונית קטנה עד מאוד. אך לפריסת מכשירים זו חסרונות רבים. מהקושי לתחזוק מכונות, העלות הרבה של המתכלים, הקושי הרב במעקב אחר כמויות השימוש המוביל ישירות לצילום והדפסה בכמויות גדולות יותר ולא נחוצות.
מיותר ,אך עם זאת חשוב, לציין את עלות ההדפסה במדפסות הזרקת דיו מול מדפסות לייזר (בערך פי ארבע).
בחרתי כאן להתמקד בחלק מהיתרונות של המכשיר המחלקתי מול פריסת מכשירים אישיים:
הצבת מכונה מרכזית מאלצת את העובד לקום ממושבו על מנת לקחת את ההדפסות ולצלם מקטינה את כמות ההדפסות באופן ניכר. האצבע פחות "קלה על ההדק"
מכשירים גדולים ומסיביים דורשים תחזוקה קטנה יותר
• ניהול המכשיר - מרכזי ההדפסה מגיעים עם תוכנת שליטה מבוססת WEB המאפשרת לאיש המחשבים לראות את מצב המכונה מחדר המחשבים (בתוך הארגון בלבד), לשנות הגדרות וכדומה. ככל שיש פחות מכשירים כך קל יותר לאיש המחשבים לנהלם בצורה אפקטיבית.
• מעקב אחר משתמשים - מכונות צילום משולבות מאפשרים ניהול הרשאות להדפסה וצילום, כמו כן מעקב אחר כמות השימוש לכל משתמש. מעקב זה יעזור לך למנוע שימוש מיותר ע"י המשתמשים וכן יצירת סטטיסטיקות והסקת מסקנות .
• מרכזי הדפסה עם יכולות צבע - ניתן לנהל הרשאות צילום והדפסה בצבע כולל הקצאת כמות למשתמש.
• חיסכון בנייר - מדפסת משולבת כוללים אופציות רבות לחסכון בנייר . צילום דו צדדי, צמצום של מספר עמודים לדף אחד, ביטול דפים חלקים ועוד. והכלה לחיצת כפתור.
• הדפסה מאובטחת/הדפסה לתיקייה - אופציות אלו מאפשרות לשלוח הדפסה עם סיסמה או להדפיס לתיקייה במכונה. ההדפסה תמתין עד ללחיצה על כפתור במכונה לשם שליפה. כך לא ייווצר מצב שבו ממתינות הדפסות במכונה ללא בעלים ומסיימות את היום בסל המחזור. כמו כן הדפסות חסויות נשלפות רק ע"י הבעלים.
• שליחת פקס מהמחשב - ללא צורך בתוכנה נוספת. מאפשר לשלוח מידע ישירות מהמחשב וחוסך הדפסות רבות. (* אופציה בתשלום , לא בכל הדגמים)
• קבלת פקס למחשב - ללא צורך בתוכנה נוספת. ניתן להעביר את כל הפקסים ישירות למחשב לכתובת ה EMAIL או לתיקייה ולאחר מכן לנתב את הפקסים לגורמים בארגון. עניין זה חוסך בנייר ובטונר/פעימות מונה. אנו נדפיס רק את הפקסים החשובים לנו.
• סורק - כיום לכל מרכז הדפסה ניתן להוסיף סורק. הסורקין הינם סורקים משרדיים מהירים וחזקים המאפשרים סריקת מסמכים רבים בזמן קצר, חלקם כוללים סריקה דו צדדים ואפשרות לשינוי הגדרות לכל מסמך. ולכן ניתן לסרוק מידע לשימוש בעתיד ולהדפיסו רק שעולה הצורך. בנוסף ניתן לסרוק מידע לתיקיות ולנהל ארכיון דיגיטאלי זאת במקום לצלם כל עמוד מספר פעמים על מנת לתייק בקלסרים השונים. (אופציה זו חוסכת גם מקום, ציוד משרדי וכדומה).
כמובן ישנם יתרונות נוספים למרכזי ההדפסה, לכל ארגון צרכים ספציפיים.
אנו יכולים לעזור לך ללמוד את הארגון שלך טוב יותר. לדעת כמה אתה מוציא על הדפסה וצילום היום ולעזור לך לבנות פיתרון המתאים לארגון שלך.
יועצ/ת ההדפסה שלנו תגיע למשרדך לניתוח מלא של המצב כיום ותציע לך פיתרון אשר יוסיף למשרד יעילות ויחסוך לעובדים זמן ולך כסף.
אופיקס – מרכז שרות לעסקים , הוקמה בשנת 2002 על מנת לענות על הצורך בשרות כולל ומקיף בכל תחום המיכון המשרדי למגזר העסקי . בין השאר מספקת אופיקס מגוון רחב של מכונות צילום ומדפסות משולבות ברכישה או בשכירות ומלוות אתכם בשירות מלא.
נכתב ע"י רוחמה רביאן סלע
