יצירת טפסים וניהול מידע
אין כיום חברה או אפילו עסק קטן שאינם משתמשים בטפסים.
מאמר זה מציג את סוגי הטפסים, תוך התמקדות בטפסים הדיגיטליים ובאפשרויות ליצירת טפסי אינטרנט.
טפסים נחשבים לדרך הטובה ביותר לאיסוף מידע.
ניהול רשימת לקוחות היא דוגמא אחת לטופס דרכו ניתן לארגן את המידע של החברה אודות לקוחותיה.
טופס זה יכול להכיל שם לקוח, תאור החברה, טלפון ופרטי התקשרות אחרים, ואף למנות את אנשי הקשר, ופגישות שנקבעות עמו.
טופס לשם הצעת מחיר ללקוח נחשב גם הוא לטופס חשוב לעסק. כאשר לקוח ממלא טופס ובו הגדרות מדויקות עד כמה שאפשר בדבר התענינותו במוצר או בשרות, הדבר נותן בידי החברה את הכלים לתת לו הצעת מחיר מדויקת יותר.
בטופס כזה ניתן לכלול מלבד פרטיו האישיים של הלקוח גם את ציון מטרותיו, לאילו שרותים הוא זקוק ובאיזה היקף.
בנוסף ניתן לשלב בטופס שכזה את הצעת המחיר שניתנה לבסוף לאותו לקוח.טופס מסוג זה נותן לחברה לא רק את האפשרות לתייק את כל הצעות המחיר שלה, אלא גם את האפשרות להשוות בין הלקוחות מבחינת דרישותיהם ומבחינת הצעות המחיר שקיבלו בסיום התהליך.
כיום, בבואנו לאסוף ולנהל מידע ניצבות בפנינו שתי אפשרויות:יצירת טפסי נייר או יצירת טפסים דיגיטליים.
טפסי הנייר
טפסי הנייר הם יקרים להדפסה, לשמירה, להפצה. הם נחשבים לשיטה מיושנת, לנטל ולסרבול של תהליכי העבודה.
לא סתם אחד מסממניה המובהקים של הבירוקרטיה הוא הניירת.ולמרות שטפסי הנייר עדיין נמצאים בשימוש נרחב, ומהימנותם נחשבת גבוהה (שהרי המונח "שחור על גבי לבן" שמשמעותו עובדה מקורו בהדפסת הדיו השחור על הנייר הלבן), עדיין אל לנו לשכוח כי נייר הוא מתכלה, וכי עודף בנייר מצריך גם עודף במקום לאחסונו וזמן רב יותר לאיחזור המידע שבו.
טפסים דיגיטליים
שיטת עבודה ממוחשבת ככלל והשימוש באינטרנט בפרט הפכו למובנים מאליהם בשנים האחרונות וכוחם רק מתעצם עם הזמן.
הכלים הדיגיטליים משתכללים ונותנים בידינו את האפשרויות להעביר יותר ויותר מהפעילויות שלנו לשיטת עבודה ממוחשבת: אם בעבר היינו כותבים מסמך בכתב יד ושולחים בדואר, הרי שהיום מעבדי התמלילים למיניהם והדואר האלקטרוני משמשים לאותה פעולה בדיוק.
גם הטפסים הדיגיטליים הופכים אט אט לחלק בהתיעלות התפעולית בחברות, ולהשתלבות בזירה העסקית החדשה שנוצרה באינטרנט.
חברות מעבירות פעילויות נרחבות און ליין ומציעות שירות, מכירות, תמיכה ואף פרסום באמצעות טפסי אינטרנט באתר הבית שלהן.
אין כיום דרך טובה יותר לאסוף מידע מאנשים רבים מאשר באמצעות הטופס האינטרנטי, ולמרות שלא כל החברות השכילו עדיין להפיק את המירב משיטת הטפסים האינטרנטים, קצר הזמן עד שטפסים אלו יהיו דבר שבשגרה אצל כולנו.
דוגמאות לטפסי אינטרנט שכיחים:
טופס צור קשר (מצוי כמעט בכל אתר אינטרנט ופותח עבור חברה ערוץ תקשורת מול לקוחותיה),
סקרים (מספקים לחברה משוב על הדברים שחשובים לה כגון סקר שביעות רצון לקוחות),
שאלונים,
טופס הזמנה לארוע / כנס (מודיע על ארוע קרוב, ונותן אינדיקציה על כוונתו של המוזמן להגיע),
טופס תמיכה / טיפול בתקלות (אוסף נתונים מהלקוח על מנת לטפל ביעילות בתקלה שקרתה),
טפסי מכירות (טפסים בהם ניתן לברר ו/או להזמין מוצר או שרות מהחברה),ועוד ועוד.
יתרונות השימוש בטפסי אינטרנט:
זמן הפצה מהיר - ניתן לשלוח אי מייל ובו קישור לטופס.
איסוף מידע מהיר - מרגע שהטופס נשלח הנתונים בו מועברים ונשמרים אצל בעל הטופס.
חסכון בזמן ובעלויות - אין צורך לשכפל את הטופס עבור הנמענים הרבים, אין הוצאות על הדפסה ושליחה בדואר.
אחזור מידע מהיר - כל המידע נשמר בצורה מרוכזת ומאורגנת וקל יותר למצוא ולאחזר אותו.
חיתוכים וסטטיסטיקות - ניתן לבצע פילטורים על המידע ולראות אותו בצורה גרפית.
כיום ישנן שתי דרכים ליצירת טפסי אינטרנט:
האחת היא באמצעות תכניתן, אשר יבנה את הטופס ואת בסיס הנתונים (שבו ישמר המידע), ולאחר מכן יטמיע את הטופס באתר האינטרנט שלך.
השניה היא באמצעות מחולל טפסים.כלי אינטרנטי ליצירת טפסים, אשר בו ניתן באופן עצמאי וללא ידע תכנותי ליצור טפסים אינטרנטים ולהפיצם בדרך הרצויה לך.
