פיתוח חומרי למידה מתוקשבים: כמה זה עולה לנו? 

עוד מאז ימי ה – CBT נשאלה השאלה: "כמה עולה לפתח לומדה?". אם כבר הצלחת לחלץ תשובה על השאלה הזו היא תמיד ניתנה בטון מתנצל ותמיד התחילה ב: "תלוי..."
השאלה: "כמה עולה לפתח שעת לומדה?" נשאלת על ידי חברות השירותים בתחום כאשר הם באים לתמחר עבודה עבור הלקוחות, ועל ידי הלקוחות כאשר הם מבצעים פרויקטים במשאבים פנימיים או כאשר הם נדרשים להעריך תקציבים לעבודה עם ספקים חיצוניים.
למעשה התשובה לשאלה זו תלויה במשתנים רבים כגון: גודל הפרויקט כולו, רוחב היריעה של התוכן, סוג המדיה והכלים בהם יעשה שימוש בפרויקט, מורכבות הנושא, הניסיון שיש ללקוח עם קורסים מתוקשבים, מיומנות צוות הפיתוח ועוד משתנים רבים. כל אחד מהמשתנים הללו משפיע דרמטית על המספר הסופי ולכן הופך את המטלה של חישוב והערכת כמות העבודה הנדרשת למורכבת ומסוכנת.
למזלנו התחום התבגר ופיתח מודלים מתקדמים ושיטות להערכת כמות העבודה הנדרשת.

פיתוח תוכן הוא משימה אשר עלותה נקבעת על ידי שני מרכיבים: מספר שעות העבודה אשר מושקעות בתהליך ועלות השעה של בעלי התפקיד השונים. בהנחה שהגוף המבצע מנוסה בתחום, לא נמצאים הבדלים אמיתיים בין גופים שונים במספר השעות שתידרשנה לפיתוח תוצר. הפער היחידי יכול להיות באמת בעלות השעה, אולם גם היא כנראה די קבועה בשוק וניתנת להערכה.
לכן, ארגון המכין לעצמו תקציב לביצוע פעילויות פיתוח תוכן מתוקשב יכול להיעזר במודלים מקובלים  על מנת להעריך תקציב נדרש.

פרויקטים דומים
השיטה הפשוטה ביותר, ולטעמנו האפקטיבית ביותר להערכת עלויות בפרויקט פיתוח תוכן מתוקשב היא ניתוח לאחור של פרויקטים דומים. קחו את הפרויקטים שביצעתם בשנתיים האחרונות, בהתאם לסוג הפרויקט ולכלי הפיתוח חלקו אותם לקבוצות פרוייקטים הדומים זה לזה באופי התוצרים, הכלים וכיוב'. לדוגמא:

20 פרויקטים של פיתוח סימולציות ללימוד מערכות ממוחשבות בכלי X
10 פרויקטים של פיתוח אירועי אמת לתרגול של סיטואציות בין אישיות בכלי Y
10 פרויקטים של פיתוח לומדות תיאורטיות בכלי Z
החלוקה לקבוצות מתבצעת בעיקר על פי רמת האינטראקטיביות של הלומדה וכלי הפיתוח. סוג התוכן פחות משמעותי.
ניתוח מעניין נוסף הוא לבחון פרויקטים בחתך סוגי לקוחות: לקוחות חדשים למול לקוחות ותיקים, לקוחות בתחילת דרכם בתחום הלמידה המתוקשבת למול לקוחות הנמצאים כבר באמצע הדרך.
לאחר שאנו מקטלגים את הפרויקטים אנו מנתחים אותם ובונים מפתחות של שעות עבודה ליחידת תוצר. יחידת תוצר יכולה להיות מסך לומדה בודד או קבוצה של מסכים, תהליך עבודה וכיוב'.
הפירוק לשעות עבודה ליחידת תוצר מאפשר לאחר מכן להתמודד עם תמחור פרויקטים חדשים המוערכים בהתאם ליחידות התוצר. לדוגמא: כמה שעות יידרשו לפיתוח לומדה בעלת רמת אינטראקטיביות גבוהה, בכלי X אשר מוערכת ב – 100 מסכי לומדה. על מנת להתמודד עם השאלה נלך למפתח שגיבשנו בניתוח לאחור של פרויקטים דומים, נראה כמה שעות נדרשות ליחידת תוצר (לדוגמא 10 מסכים) ונכפיל בכמות יחידות התוצר.
AKT פיתחה בשנתיים האחרונות כאלף (1,000) שעות לימוד מתוקשבות בתצורות שונות. כמות כזו של פרויקטים, המלווה במערכת ניהול פרויקטים ממוחשבת אליה מזינים העובדים את השעות שביצעו בחתך המטלות השונות, מאפשרת לנו פעם בחציון, לנתח לאחור את המידע המצטבר ולייצר מפתחות לתמחור פרויקטים.

נוסחאות
דרך נוספת לתמחור פרויקטים הינה באמצעות נוסחאות פרמטריאליות.
לדוגמא, אם אנו יודעים להעריך שפיתוח 1,000 מסכי Html, ללא כל הפרעה על ידי מתכנת ממוצע דורש שעת מתכנת לכל מסך, ניתן להגיד שללא כל משתנים מתערבים תידרשנה 1,000 שעות להשלמת הפרויקט. במידה והערכה ראשונית זו לא קיימת, ניתן לקבלה על ידי ביצוע של מסך או שניים לניסיון ומדידת זמנים.
הערכה כזו יש לבצע לכל חלק בפרויקט כיון שבמרבית הפעמים כל חלק מהווה יחידת תוצר בפני עצמה, לדוגמא: כתיבת תסריט, הפקה מסכי פלאש, הפקת סרטונים וכיוב'.
בנקודה הזו נכנסים המשתנים המתערבים אשר מוכרים לכל מי שמנהל פרויקטים מסוג זה. בספרה Project Management for Trainers מציגה , Lou Russell שלושה משתנים מתערבים עיקריים המשפיעים על הערכת עלויות הפרויקט:
מומחיות -  מומחיות הינו פקטור המייצג את המידה בה צוות הפרויקט מיומן בביצוע המטלות הנדרשות בפרויקט. ראסל מגדירה שני סוגי מומחיות:  [1] מומחיות בפיתוח תוכן מתוקשב – מה רמת המומחיות של הצוות בתחום הכתיבה והשימוש בכלי פיתוח תוכן. הפקטור שאותו מגדירה ראסל לגבי המומחיות בתחום פיתוח התוכן נע בין 0.5 למומחה ל – 1.5 לטירון. משמע שאם למפתח ממוצע המטלה לוקחת 100 שעות, אזי למומחה בתחום פיתוח תוכן המדורג בפקטור 0.5 ייקח X100=500.5 שעות. [2] מומחיות בתחום התוכן המקצועי  - מה המידה בה הצוות מומחה בתחום התוכן. הפקטור לגבי מומחיות בתחום התוכן נע בין 0.75 ל – 4. 0.75 למומחה בתחום התוכן ו – 4 לאדם שאינו מכיר כלל את התוכן.
הפרעות הקשורות בהתנהלות הפרויקט -  לטענת ראסל ככל שהצוות העוסק בפרויקט גדול יותר מתווספת עלות תקשורת בין חברי הצוות בעת העברת מטלות מאחד לשני או במהלך תיאום הפעילות. הפקטור במקרה הזה נע בין 1 לביצוע המטלה (כתיבת תסריט או הפקה) על ידי אדם אחד, 1.1 לצוות קטן בן 1-3 אנשים ו – 1.2 לצוות גדול יותר.  כך מטלה האמורה לדרוש 100 שעות, כאשר היא מתבצעת על ידי צוות קטן תדרוש X1.1=110100
רמת האינטראקטיביות –  רמת האינטראקטיביות של התוכן מהווה פקטור משמעותי נוסף. פקטור זה רלוונטי רק לגבי תוכן מתוקשב ואינו נכלל במודל של ראסל כאשר הנדון הוא פיתוח קורס פרונטאלי. הפקטור במקרה זה נע בין 1 למה שנקרא Page Turner, לומדה פשוטה בעלת אינטראקטיביות נמוכה ל – 4 לסימולציה מורכבת ועשירה במדיה אינטראקטיבית.

בסופו של דבר עלינו להציב ערכים בנוסחא המלאה:
כמות השעות המוערכת = הערכת השעות הראשונית X הפרעות בהתנהלות הפרויקט X מקדם מומחיות X רמת האינטראקטיביות

נוסחאות פרמטריאליות מסוג זו שהוצגה לעיל (ויש רבות נוספות) אפקטיביות מאוד ונותנות תוצאות יפות אולם הן מסוכנות במובן בו הן יוצרות תחושה מזויפת של דיוק. השימוש בנוסחאות "כמו-מדעיות" מטעה. יש לזכור כי הערכה מוטעית שלנו את הפרויקט בכל אחד מהפרמטרים לעיל משפיעה באופן דרמטי על הערכת עלות הפרויקט. לדוגמא: איך מחליטים האם מפתחי התוכן מומחים ברמה של 1.25 או ברמה של 1.5, או איך יודעים אם הלומדה תהיה ברמת אינטראקטיביות המצדיקה פרמטר של 2, 2.5 או 3.25.

הערכה Bottom Up
הערכה Bottom Up היא השיטה הנפוצה ביותר לתמחור פרויקטים. בשיטה זו נוקטים רב מקצועני ההדרכה כאשר הם באים להעריך את עלות הפרויקט. בשיטה זו מפרקים את הפרויקט למטלות ולתתי המטלות המרכיבות אותו: ישיבת התנעה, כתיבת מסמך התנעה, ראיון מומחי תוכן, כתיבת טיוטא של ניתוח התפקיד, תיקונים לטיוטא וכיוב'.לכל מטלה מעריכים את משך הזמן וכמות שעות העבודה אשר תדרוש ולבסוף מסכמים את התקציב הכולל. ככל שהפירוק למטלות מתבצע ברמת דיוק גבוהה יותר וככל שהמטלות קטנות יותר כך מדויק יותר יהיה החישוב. אולם, גם כאן השיטה מתבססת על הערכות ונתונה לטעויות. כמו כן, בדרך כלל פרויקטים אינם מתבצעים בדיוק כפי שהם מתוכננים. והמודל מתעלם מאופי הצוות העומד לרשותנו, רמת המקצועיות שלו, אופי הלקוח וכיוב'.

Benchmark
בתעשייה העולמית קיימים סטנדרטים נפוצים לתמחור פרויקטי פיתוח תוכן. על בסיס ניסיון נצבר ומחקרי Benchmark רחבי היקף ניתן לשרטט כמה שעות פיתוח דורש כל תוצר בממוצע על פני ארגונים שונים וצוותים שונים.  נתונים כאלה ניתן למצוא באתר ASTD, האיגוד האמריקאי לפיתוח והדרכה. רק כדי להבהיר, שעת לימוד מתוקשבת מוגדרת כ – 45 מסכי לומדה.

תוקף מתכנס – שילוב מודלים על מנת להקטין סטיות הערכה
כאמור, אף אחת משיטות להערכת שעות עבודה נדרשות לפיתוח תוכן מתוקשב אינה חסינה מטעויות. על מנת להקטין סטיות הערכה אנו ממליצים לבצע את ההערכה ביותר משיטה אחת ולהשוות בין התוצאות. פערים גדולים צריכים להוות נורית אזהרה לדיון ולגרור דיון נוסף בהערכות השונות.