מיקור חוץ - או לא? 

בחברה המודרנית ישנם שני סוגים של ארגונים הנבדלים זה מזה, במטרה שלשמם הוקמו. ארגון מסוג אחד הוא עסק למטרת רווח, וארגון מסוג שני הוא עסק שלא למטרת רווח שנקרא ,גם, עמותה. מעבר למטרת הרווח ,או העדרה, לכל ארגון ישנן מטרות נוספות, למשל: המטרה של חברת בואינג היא לייצר מטוסים, והמטרה על עמותת לתת היא לעזור לאוכלוסיה חלשה ורבות הן הדוגמאות.

לשני סוגי הארגונים יש מכנה משותף אחד, שהוא: הארגון הוקם על מנת להגשים מטרה מסוימת. במקרה של פירמה המטרה היא לייצר ולמכור מוצר או שירות ובמקרה של עמותה, המטרה היא לסייע במתן שירות כלשהו לאוכלוסיה מסוימת. כלומר, לכל ארגון ,פירמה או עמותה, יש עסקי ליבה שבהם מתרכז הארגון על מנת להגשים את המטרה שלשמה הוא הוקם.

בעולם המודרני, ארגון ,ולא משנה אם הוא פירמה או עמותה, נזקק לשירותים שונים שאותם הוא מקבל מספקים שלו, או מבצע בכוחות עצמו. אחד המאפיינים הבולטים של הפירמה ,או העמותה, המודרניים היא התלות במערכות מידע ממוחשבות.

נשאלת השאלה מה מקומה של מערכת המידע בתהליך הייצור של הארגון? לפעמים, למערכת המידע ישנו תפקיד משני בתהליך העבודה הארגוני, ולפעמים יש לה מקום חשוב עד כדי הפיכת מערכת המידע לחלק מאמצעי הייצור.

מערכת המידע ,מן הסתם, עולה ממון רב ומצריכה תחזוקה שוטפת. מאחר ומדובר בהוצאה נכבדת, ומאחר ובלי מערכת מידע אף ארגון מודרני לא יכול לשרוד, נשאלת השאלה כיצד ועל ידי מי תתוחזק מערכת המידע, וכיצד להפעיל אותה במינימום הוצאות ובמקסימום תפוקה. השאלה הזו איננה קלה וננסה להציב אמות מידה כיצד לענות על השאלה ולהגיע לתשובה האופטימאלית.

הדבר הראשון שצריך לבדוק ,בדרך למתן תשובה בעניין זה, הוא מהי הליבה העסקית של הארגון? כלומר: מהו השירות או המוצר אותו רוצה הארגון לספק ואשר לשמו הוא הוקם. ארגון לא יכול להיות מוקם ובוודאי שלא להתקיים אם אין לו ליבה עסקית.

אחרי שענינו לשאלה, מהי הליבה העסקית של הארגון - נצטרך לברר מה הם האמצעים להפעלה של הליבה העסקית. האמצעים יכולים להיות מכונות ,במקרה של ארגון יצרני, והאמצעים יכולים להיות בני אדם בעלי כישורים מסוימים במקרה של ארגון מסוג עמותה. כך או כך מקומה של מערכת מידע ממוחשב לא נפקד מאף ארגון.

השאלה שנייה שנצטרך לענות עליה היא: מהו מקומה של מערכת המחשב הארגונית בתהליך הייצור או אספקת השירות. התשובה לשאלה הזו ,בדרך כלל, מתחלקת לשניים: בחלק מהמקרים מערכת המידע מהווה חלק משדרת הייצור, כלומר היא בפני עצמה אמצעי ייצור. בחלק מהמקרים מערכת המידע מהווה כלי עזר, שמשמש לתהליך הייצור או למתן השירות.

אחרי שאנחנו יודעים את מעמדה של מערכת המידע בליבה העסקית, נצטרך לענות על השאלה ,הקשה משהו, כיצד להתייחס להוצאות הכרוכות ברכישה, תחזוקה ותפעול של מערכת המידע?

כלל האצבע ,במענה לשאלה הזו, הוא: אם מערכת המידע היא חלק מאמצעי הייצור הרכישה, התפעול והתחזוקה שצרכים לבוא מתוך הארגון. אם מערכת המידע היא חלק אינטגראלי מתהליכי העבודה בארגון ,אולם איננה אמצעי ייצור, היא צריכה להיות בבעלות הפירמה אבל את התפעול היום יומי והתחזוקה כדאי להוציא למיקור חוץ. אם מערכת המידע קיימת רק משום שבלעדיה לא ניתן לנהל ולהפעיל ארגון מודרני הבעלות, התחזוקה והתפעול צרכים להיות בידי מי שמומחיותו בזה והארגון צריך להפנות את משאביו לעסקי הליבה.

המונח מיקור חוץ קיבל פנים רבות בשוק העבודה המודרני אבל, מטרתו האמיתית נזנחה והשימוש בו נעשה ,בצדק או שלא בצדק, באופן שאיננו נכון.

דאורייתא מיקור החוץ נולד בפירמות יצרניות אשר שמו לב שחלקים מהמוצר המוגמר מצריכים מהן ידע ואמצעים ומומחיות שאינם בעסקי הליבה שלהם. הרכשת הידע ואמצעי הייצור תהייה עבורם יקרה, בעוד: ישנם בשוק חברות אחרות שמומחיותן היא באמצעי הייצור הנדרש. לדוגמא: ניקח את תעשיית הרכב. על מנת לייצר גלגלים לכלי הרכב נדרשת טכנולוגיה וידע שאינם בליבה העסקית של יצרני הרכב, על כן הם יעבירו את ייצור הגלגלים ליצרן גלגלים אשר מתחמה בכך, ואשר לו יש הידע והאמצעים ליצר גלגלים. ומנגד: יצרן תרופות. התרופות מורכבות מחומרים כימיים שונים אשר אותם מיצרים יצרנים שונים. עסקי הליבה של יצרן התרופות הוא ברקיחה במינונים הנכונים של התרופה ולא בייצור מרכיביה הכימיים על כן: את המרכיבים הכימיים ייצר עבורו יצרן משנה שבכך מומחיותו.

ללא מיקור חוץ פירמות רבות היו "ממציאות את הגלגל" מחדש בכל פעם ופעם - והרי בכך, אין הגיון.

בהמשך ההתפתחות האבולוציונית של ייצור באמצעות קבלני משנה התפתחה מחשבה שגם בני אדם ,עובדים, הם אמצעי ייצור לכל עניין ודבר וכתוצאה מכך, התפתח נוהג של הסתמכות על בני אדם כמיקור חוץ ולאט לאט ,צורת עבודה זו, תפסה לה מקום של כבוד בהתנהלות התאגידים, אבל ,כאמור, הרעיון עצמו איננו קשור למונח השגור בהקשר של כוח אדם.

השאיפה הטבעית של כל פירמה היא להתמקד בעסקי הליבה שלה. להפנות את מירב המשאבים לעסקי הליבה וכל מה שאיננו קשור בה, להוציא למיקור חוץ שכן יש בכך חיסכון גדול בעלויות. גם מערכת המידע היא אמצעי ייצור ואת הבעלות התחזוקה והתפעול שלה צריך לראות בהקשר לעסקי הליבה של הארגון. כאמור, אם מערכת המידע היא חלק אינטגראלי מעסקי הליבה אין מקום להוציאה למיקור חוץ. אם מערכת המידע משחקת תפקיד חשוב בעסקי הליבה אך איננה אמצעי ייצור צריך לחשוב על הכדאיות הכלכלית והתפעולית של הוצאתה למיקור חוץ, אם מערכת המידע היא רק כלי עזר בתפעול וניהול הארגון צריך לפנות את המשאבים הקשורים ברכישתה, אחזקתה ותפעולה ולהוציאה למיקור חוץ ולהפנות את המשאבים שיתפנו לעסקי הליבה.

אחת השאלות הקשות שנשאלות בהקשר של הוצאת מערכת המידע למיקור חוץ היא שאלת הבעלות על הידע והמידע. כלומר: האם ,למשל, זה שמערכת ה CRM שלי מסופקת לי על ידי קבלן משנה כשרות, האם העובדה הזו לא חושפת את המידע שלי לעיניים זרות? האם העובדה הזו ,למשל, לא מאפשרת למתחרה שלי ליהנות ממידע שרצוי שיהיה רק בידי? השיקול ,בהקשר הזה, צריך להיות פשוט: המידע והידע של הפירמה הם בבעלותה הבלעדית. זה שמשהו אחר מפעיל את מערכת המידע איננה נותנת לו זכות או סמכות לעשות בו שימוש. בהתקשרות עם ספק מיקור החוץ צריך להבהיר נקודה זו ומבחינה טכנולוגית ישנם כלים ,טובים מאוד, שיבטיחו שהמידע הנאגר במערכת המחשב יהיה מוגן ויאפשר לבעליו שליטה מלאה בו.

בעיית הבעלות על המידע מהווה חסם בפני ארגון שמבקש לפנות אמצעים לעסקי הליבה ומבקש מספק חיצוני לנהל עבורו את מערכת המידע. הרבה פסיכולוגיה ואגדות עמים קשורים בחסם הזה ברם, הדרך הטובה ביותר להסיר את החשש היא פשוטה: גם ספק השירות שלנו ,במקרה זה מיקור חוץ למערכת המידע הארגונית, רוצה להמשיך את עסקיו. במקרה שלו עסקי הליבה שלו, המטרה שלשמה הוקם, היא אספקת שירותי מחשוב ומן הסתם, הוא רוצה להמשיך ולהתקיים לגדול ולהגדיל את מעגל הלקוחות שלו ועל כן: הוא יעשה כל דבר הנדרש, על מנת לשמור על לקוחותיו. אם לא יאבטח את המידע הנאגר, אם לא ישמור על המידע העסקי של לקוחותיו לא יוכל לשרוד. לא יוכל להתפרנס. המטרה של ספק מיקור החוץ ושל הלקוח שלו - חד הם.