מזל טוב! היום הגדול בפתח, הגיע זמן לחגוג ואתם רוצים לעשות את זה בגדול.
ארגון אירוע הוא הפקה לא פשוטה אך עם זאת מאתגרת ומלאת סיפוקים.
ריכזנו עבורכם נקודות מרכזיות אותם תרצו לקחת בחשבון לפני שאתם יוצאים להרפתקה של ארגון האירוע.
מיקום
להיכן תזמינו את יקיריכם ביום שמחתכם הגדול? לאולם שמחות או לגן אירועים? ואולי דווקא לחצר בוילה יוקרתית? לבית מלון?האפשרויות רבות ומגוונות ולכן:
• ראשית, החליטו אם אתם בעניין של אירוע אינטימי או שמא אירוע גדול מרובה משתתפים. להחלטה זו תהיה השפעה על בחירת המקום שכן חלק מהמקומות דורשים כמות מינימאלית של מוזמנים, בשעה שאחרים אינם יכולים להכיל כמות גדולה מדי של אנשים.
• סביר להניח שתרצו לבחור באזור גיאוגרפי הקרוב למקום מגוריכם המקורי
קחו בחשבון שמקומות לאירועים באזור המרכז יקרים יותר ממקומות מרוחקים.
• מאידך, אם החלטתם ללכת על איזור מרוחק, תצטרכו לדאוג להסעות לאורחים. לאחר שהחלטתם על אופי האירוע ומיקומו הגיאוגרפי, נסו לדלות את המקומות אשר עונים על העדפותיכם, כגון: תצפית לים, מקום פתוח וטבעי או אולי אולם נוצץ ועכשווי. כדאי לסייר במספר גנים/אולמות ולהתרשם מהאווירה באופן כללי.
תקציב
החליטו מראש על תקציב הגיוני לאירוע שלכם ונסו שלא לחרוג ממנו.
לא כדאי לסמוך על כך שהצ'קים יכסו את הוצאות האירוע.
בחירת תאריך לאירוע
אל תשכחו שבין החודשים נובמבר למרץ מחירי האירועים זולים בצורה משמעותית.
היום המבוקש ביותר לקיום אירוע הוא יום חמישי. חישבו על ימים נוספים:
יום ראשון, בו אנשים מלאי אנרגיה לאחר מנוחת השבת.
היהדות נותנת עדיפות ליום שלישי (שבו נאמר "פעמיים כי טוב").
יום שישי בצהריים מעניק אווירה אחרת ופחות מכופתרת לכל אירוע.
אוכל
לא פחות חשוב והחשוב ביותר.
חישבו ממה ייהנו האורחים שלכם יותר האם ממזנוני אוכל, ממלצרים המסתובבים בין המוזמנים ומגישים מנות קטנות ואלגנטיות,
אולי דווקא מהגשה מסודרת ואלגנטית. כיום נהוגה השיטה של גם וגם - חלק מהאוכל מוגש במזנון וחלקו ליד השולחן על ידי המלצרים.
בררו האם המקום מספק קייטרינג או שהם מאפשרים הבאת קייטרינג חיצוני.
דאגו לארגן מפגש טעימות לפני סגירת החוזה.
עיצוב האירוע
ישנם מקומות המגיעים עם עיצוב משלהם ואף עם מספר אפשרויות הניתנות להתאמה לפי אופי האירוע. אחרים מגיעים ללא עיצוב.
במקרה זה תוכלו להיעזר במעצב אירועים אשר ייתן לאירוע שלכם את הסגנון המיוחד.
חסכון משמעותי יהיה עיצוב עצמי - אם אתם בעלי זמן פנוי, מעוף והבנה בנושא נסו לבד,
החיסכון הכספי יהיה משמעותי.
מוזיקה
אווירת האירוע מושפעת רבות מסוג המוזיקה שתבחרו, כך גם המחיר. די ג'י זול בצורה משמעותית מלהקה.
סידור ישיבה
יש לבדוק את גודל השולחנות ומה מספר האנשים היכולים לשבת מסביבם.
כדאי לבדוק שיש מספיק מרווח בין השולחנות ולבקש תרשים של סידור השולחנות.
שירותים
וודאו שיש במקום כמות מספקת של תאי שירותים ביחס לכמות האורחים.
בדקו את רמת הניקיון של השירותים ובררו האם דואגים לנקות אותם גם במהלך האירוע.
חניה
כדאי לדעת מראש כמה מקומות חניה יש למקום והאם החניה כרוכה בתשלום.
בדקו אם יש סדרן בחניון.
ארגון אירוע הוא הפקה לא פשוטה אך עם זאת מאתגרת ומלאת סיפוקים.
אנו מקווים שכתבה זו תעזור לכם בהחלטה החשובה ביותר - בחירת המקום לאירוע שלכם.
