בדיחה
- אפשר להשמיד את המסמכים מהמגירה הזאת? הרי אנחנו לא צריכים אותם יותר.
- אפשר. רק לפני זה תכין שני עותקים מכל אחד מהם.
ככל שיש לכם יותר עבודה משרדית, לקוחות ומידע - כך מצטברת אצלכם כמות גדולה יותר של כל מיני מסמכים, ניירות ופתקיות. כמה פעמים יצא לי לראות בחברות שונות שולחנות שהזכירו לי סרטים מצוירים בהם ניסו להדגים ביורוקרטיה - על השולחנות הללו התנוססו בגובה של כמה עשרות סנטימטרים ערימות של ניירת.
למרות בואה של התקופה הדיגיטאלית, כמות הניירת לא פוחתת. כמות הניירת רק גדלה. הרי פעם המזכירה הייתה צריכה כמה דקות על מנת להדפיס עמוד אחד של טקסט. לעומת זאת כיום לשירותכם מדפסות מהירות ביותר שיכולות תוך דקה אחת להדפיס 20, 30 או אפילו 100 עמודים.
להבדיל מבני האדם, המכשירים מוכנים לעבוד 365 ימים בשנה. ולכן בזמן הקרוב כמות הניירת תלך ותגדל. לפחות ברוב החברות. היות וכמות הניירת גדלה, גם הזמן הנדרש לעבודה איתה גדל. ויש גם יותר ויותר בעיות בגלל הנייר. בין היתר - בעיות בריאות: הרי ככל שיש יותר נייר - כך יש יותר אבק באוויר, בגלל שהנייר מתפרק כל הזמן (אומנם בקצב איטי, אך בכל זאת מתפרק), וגם הדיו מתנתק ממנו עם הזמן.
אבל יש שיטה שמאפשרת להקטין את ערימות הנייר המצטברות. השיטה הזאת די פשוטה והיא יכולה לעזור לכל אחד. למישהו זה יעזור באופן משמעותי יותר, למישהו אחר - באופן משמעותי פחות. על מנת ליישם אותה, כל פעם שאתם לוקחים מסמך כלשהו, בתום העבודה איתו תחליטו האם תצטרכו אותו בעתיד. במידה וכן או שאתם לא בטוחים - תשמרו אותו, או תעשו איתו מה שצריך לעשות איתו.
אם אתם בטוחים שלא תצטרכו את המסמך הזה יותר - תזרקו!
למגרסה, לשירותים או ישר לפח האשפה - תחליטו בעצמכם. אבל תפנו אותו משולחן העבודה ומרשימת המועמדים לשימוש בעתיד. אין לכם שום סיבה לנהל מאגרי מסמכים. אם לא תצטרכו אותם - למה לשמור אותם? תשמרו על הבריאות, על העצבים ועל הזמן שלכם. תפשטו את החיים שלכם.
- אפשר להשמיד את המסמכים מהמגירה הזאת? הרי אנחנו לא צריכים אותם יותר.
- אפשר. רק לפני זה תכין שני עותקים מכל אחד מהם.
ככל שיש לכם יותר עבודה משרדית, לקוחות ומידע - כך מצטברת אצלכם כמות גדולה יותר של כל מיני מסמכים, ניירות ופתקיות. כמה פעמים יצא לי לראות בחברות שונות שולחנות שהזכירו לי סרטים מצוירים בהם ניסו להדגים ביורוקרטיה - על השולחנות הללו התנוססו בגובה של כמה עשרות סנטימטרים ערימות של ניירת.
למרות בואה של התקופה הדיגיטאלית, כמות הניירת לא פוחתת. כמות הניירת רק גדלה. הרי פעם המזכירה הייתה צריכה כמה דקות על מנת להדפיס עמוד אחד של טקסט. לעומת זאת כיום לשירותכם מדפסות מהירות ביותר שיכולות תוך דקה אחת להדפיס 20, 30 או אפילו 100 עמודים.
להבדיל מבני האדם, המכשירים מוכנים לעבוד 365 ימים בשנה. ולכן בזמן הקרוב כמות הניירת תלך ותגדל. לפחות ברוב החברות. היות וכמות הניירת גדלה, גם הזמן הנדרש לעבודה איתה גדל. ויש גם יותר ויותר בעיות בגלל הנייר. בין היתר - בעיות בריאות: הרי ככל שיש יותר נייר - כך יש יותר אבק באוויר, בגלל שהנייר מתפרק כל הזמן (אומנם בקצב איטי, אך בכל זאת מתפרק), וגם הדיו מתנתק ממנו עם הזמן.
אבל יש שיטה שמאפשרת להקטין את ערימות הנייר המצטברות. השיטה הזאת די פשוטה והיא יכולה לעזור לכל אחד. למישהו זה יעזור באופן משמעותי יותר, למישהו אחר - באופן משמעותי פחות. על מנת ליישם אותה, כל פעם שאתם לוקחים מסמך כלשהו, בתום העבודה איתו תחליטו האם תצטרכו אותו בעתיד. במידה וכן או שאתם לא בטוחים - תשמרו אותו, או תעשו איתו מה שצריך לעשות איתו.
אם אתם בטוחים שלא תצטרכו את המסמך הזה יותר - תזרקו!
למגרסה, לשירותים או ישר לפח האשפה - תחליטו בעצמכם. אבל תפנו אותו משולחן העבודה ומרשימת המועמדים לשימוש בעתיד. אין לכם שום סיבה לנהל מאגרי מסמכים. אם לא תצטרכו אותם - למה לשמור אותם? תשמרו על הבריאות, על העצבים ועל הזמן שלכם. תפשטו את החיים שלכם.
המאמר נכתב ע"י אלי שביט , מנהל הפרוייקטים :
הומביז - פרסום עסקים
שאלות - אתר המכיל מאגר של שאלות ותשובות בכל תחום
טופלינק -
הומביז - פרסום עסקים
שאלות - אתר המכיל מאגר של שאלות ותשובות בכל תחום
טופלינק -
