מדדי ביצוע במכירות KPI - Key Performance Indicators כלי אפקטיבי להשבחת מערך המכירות בארגון 

מדדי ביצוע הם מקור מצוין לניטור ובקרה, אולם לא רק. מדדי ביצוע גם יכולים לשמש ככלי הנעה המוביל את הארגון לביצועים טובים יותר.

מהם השלבים השונים בתהליך הטמעת KPI במערך מכירות בארגון?

שלב א: קביעה והגדרה

השלב הראשון בתהליך הטמעת מדדי ביצוע בארגון הוא קביעת המדדים הנכונים. מדדים אלו חייבים להיות ספציפיים ,מדידים ולהיתפס כהגיונים והוגנים בעיני אנשי המכירות. בחברות רבות אנשי המכירות אינם חלק מהדיון הכולל בנושא מדדי הביצוע ואחת התוצאות הצפויות היא ניתוק בין המכירות לשיווק.
במקרים מסוימים שלב זה דורש מהארגון ביצוע שינויים גם בתהליך איסוף הנתונים ומערכת הדיווח. במידה שאחד המדדים שהוגדר כחשוב ונחוץ אינו מדיד כרגע, יש לבחון את ביצוע השינויים הנדרשים על מנת לאפשר שימוש במדד זה. לדוגמה: במידה שהוחלט שמספר הביקורים שמבצע איש מכירות בכל יום הינו חשוב, אך כרגע לא חלה חובת דיווח, או לחילופין לא קיימת תוכנה מתאימה, יש לשנות את מודל הדיווח בהתאם.
שלב ההגדרה כולל גם קביעה של תדירות בחינת והגשת מדדי הביצוע: חודשי, רבעוני, שנתי וכדומה.
כמו כן, יש להבחין בין יעד קבוצתי, יעד כולל, לבין יעדים אישיים.

שלב ב: מספרים

שלב זה כולל את הצבת היעדים המספריים לכל מדד ומדד ברמה כוללת וברמה פרטנית. כמובן שכולם צריכים להיות קשורים ומתואמים עם היעדים הכלליים ועם אסטרטגית החברה. לדוגמה, אם יעד המכירות הכולל של הארגון הוא 1 מליון שקל לשנת 2008, הרי שהסך המצטבר של יעדי אנשי המכירות צריך להיות גם כן 1 מליון שקל לשנה. העיקרון נכון לגבי כל יעד שנקבע ברמת הארגון.


שלב ג': יצירת הקשרים בין מערך התגמול למדדי הביצוע

חשוב מאוד שעמידה / אי עמידה במדדי ביצוע תיקשר באופן ישיר למערך התגמול. כל מדד ניתן להכליל במודל, אם כי יש לשים לב למשקל היחסי שניתן לו.

שלב ד': הצגת מדדי הביצוע , תוכנית התגמול לכל אחד מאנשי המכירות והשיווק

תקשורת נבונה ופתוחה מבטיחה קבלה והבנה מצד הצוות. מדדי הביצוע צריכים להיות פשוטים לחישוב ולהבנה כך שכל אחד יבין על מה הוא נמדד בסופה של תקופה.

שלב ה': בדיקת ביצועים מול יעדים

בסיום תקופה מוגדרת (רבעון, חודש וכדומה) יש לבדוק את ההשגים של הארגון בכלל ושל כל איש מכירות בנפרד ביחס ליעדים שהוצבו במדדי ההביצוע. השגים אלו מחושבים ובאים לידי ביטוי בתגמול הכספי.


לסיכום, הגדרה ושימוש קבוע ב-KPIs מאפשר בחינה והערכה של ביצועים ממבט על. ישנם קריטריונים מסוימים שאינם תחת ניטור ובקרה וברגע שהם יכללו במדדי ביצוע יחול שיפור משמעותי בביצועם.
באופן כללי, באמצעות צפיה, ניטור ומדידה של פקטורים שונים בארגון יש לצפות לעליה ב- ROI.
אין ספק ששימוש ב-KPI חשוב בכל ארגון וארגון, על אחת כמה וכמה בארגונים בהם רמת ביצועים נמוכה. כולם יודעים זאת אך השאלה האם באמת עושים זאת. ישנה נטייה לתגמל על ביצועים טובים, אך במצבים של 'תת-ביצוע' יש לשאול את שאלות כגון: האם אנו מתקשרים עם אנשי מכירות ומייעצים לגבי הפקטורים שמשפיעים על הביצועים שלהם שניתן לשפר.

הטמעה של מדדי ביצוע בחברה תביא את החברה כולה , ובעיקר את צוות המכירות להתנהלות באורינטציה של תוצאות.