לכל ארגון יש מערכת מידע שלתוכה מזינים נתונים רבים, כולל הזמנות שמתקבלות, נתוני מכירות, הזמנות מספקים ועוד. השאלה היא, מה עושים עם הנתונים האלו?
נכון, יש דרישות חוקיות להשתמש בנתונים לצורך הכנת דו"ח שנתי למס הכנסה, וישנם ארגונים שמנהלים יוזמים דו"חות עזר מתוך המערכת.
מאמר זה בא להצביע על כך שאחד הנושאים המהותיים שניתן להוציא ממערכת הנתונים הוא סט מדדי בקרה שיעזור למנהלים להשתפר ולשפר את הביצועים העסקיים.
מטרות מערך מדדי בקרה הן:
· הצגת מצב קיים באופן כמותי, אובייקטיבי ואחיד
· הגדרת יעדים כמותיים להשגה
· בקרת התקדמות הגעה ליעדים
· זיהוי חריגים
כדי לשמור על הצלחה עסקית ומובילות שוק, יש לשאוף לתהליך שיפור מתמיד. ללא מדידה תקופתית קבועה בשיטה זהה, וניהול על פי תחושות ונתונים חלקיים לעולם לא נדע האם אנו בכיוון הרצוי ואיפה צריך לרכז מאמצים.
ניתן להגדיר ממדי בקרה ברמות ארגוניות שונות, וזאת לפי גודל הארגון ומורכבותו.
בין הנכללים במסגרת הבקרה ניתן למנות:
- מועצת המנהלים את המנכ"ל
- המנכ"ל את המדווחים אליו ישירות
- מנהלי תחומים למול עובדיהם
התחומים להם מגדירים מדדי בקרה הם רבים, ולמעשה יכולים להקיף את כל היחידות הארגוניות.
בין היחידות ניתן להזכיר:
- שיווק
- תפעול
- תפ"י
- פיתוח
- רכש
- איכות
בכל יחידה ארגונית יש לחשוב מה הרמה המתאימה לבחינה. ניתן לבחון ברמות שונות ותמיד יש לזכור שהמבחן הקובע הוא: עלות / תועלת בין הקושי באיסוף הנתונים וניתוחם לבין השיפור שניתן להשיג בעזרתם.
הרמות השונות הן:
- ארגוני: מדד לארגון כולו, מדד למחלקה מסויימת, מדד לעובד או תפקיד
- נושא: לדוגמא: פחת, בקרת מלאי, רמת שירות
- משאב: לדוגמא: יעילות הציוד, יעילות כח אדם
על מנת שתהליך המדידה יצליח ויניב את הפירות הרצויים, יש לקיים מספר תנאי יסוד:
- מחוייבות הנהלה לתהליך
- פשטות המדד והבנתו
- קלות יחסית באיסוף והפקת המידע
- מניעת סתירה בין המדדים השונים
כמה כללי " אצבע" בבחירת המדדים:
- מדדים אפקטיבים, כאלו ששיפור בהם יקדם משמעותית את מטרות הארגון או את יכולת הניהול
- מדדים פשוטים וברורים לכל
- מדדים "מספיק טובים". בבחינת החשיבות בדיוק הנתון לעומת קלות איסוף המידע והטמעתו יש לדאוג לבחירת מדדים "מספיק טובים" גם אם לא אופטימליים
- מדדים שאיסוף הנתונים עבורם נעשה בלחיצת כפתור ממערכת המידע או שקל יחסית להגיע אליהם
- לבנות מערכת מדדים מותאמת לארגון, ולא לקחת פתרון מדף.
- להגדיר לכל מדד שיבחר אחראי הפקתו , תדירות ורשימת תפוצה
לסיכום, מערך מדדי בקרה הוא כלי לשיפור מתמיד המביא להצלחה עסקית.
השיטה דורשת מחוייבות הנהלה, תשומת לב רבה בבחירת המדדים והגדרתם באופן משלים זה לזה.
יש לבחור מדדים ששיפור בהם יתרום משמעותית לרווחיות ויביא את הארגון להצלחה עסקית.
