הקדמה
PM הן שתי אותיות המייצגות דברים רבים, בעולם ניהול הפרויקטים הן מייצגות Project Manager או Program Manager ואם נוסיף 'O' בסוף - PMO - זה יתורגם ל- Project Management Office או Officer.
לחברות הייטק רבות מאפיינים דומים המחייבים הגדרה מחודשת והתבוננות קצת שונה לאופן בו מיושמים ומתנהלים התהליכים הפרויקטאליים בהן.
מאמר זה בא לבחון מה ייחודה של תעשיית ההייטק בהקשר זה של ניהול פרויקטים? האם בכל ארגון הייטקיסטי המנהל פרויקטים נדרש PM או PMO ובמה זה תלוי?
PM הגדרה
ה PM או ה PMO הינו תפקיד המקבל בארגונים וחברות שונות פרשנויות רבות ומגוונות. איש ה PMO יכול להוות גורם טכני המעדכן ומתחזק גאנטים ותוכניות עבודה במקום אחד ובמקום אחר יכול להיות פונקציה בעלת אחריות ניהולית המהווה חלק אינטגרלי בניהול הפרויקטים כמו גם מדריכה מלווה ומיישמת תהליכי ניהול פרויקטים בארגון.
תעשיית ההייטק
חברות הייטק רבות התחילו ומתחילות כסטארט-אפ, כמיזם חדשני המפתח רעיון, פתרון או מוצר מסוים ושואף להגיע במהירות לשוק גדול מאוד. רק אחוז מסוים (כשליש) מהסטארט-אפים מצליחים לעבור משוכה זו ולהניב רווחים כעבור מספר שנים. החברות השורדות, לאחר שלב הזינוק, נדרשות לבסס עצמן ולעגן תהליכים ארגוניים שקודם לכן כסטארט-אפ, כחברה מתהווה, לא היה בהם צורך. עם גדילת החברה, הרחבת משאביה והצורך המתמיד להגדיל את נכסי ההון של בעלי החברה נדרשים גם סדר, ארגון שיטות ותהליכים אותם יש להגדיר ולהטמיע. לא אחת שלב המעבר מסטארט-אפ חדשני ללא מתחרים, שעיקר עיסוקו הוא פיתוח והצדקת קיומו, לחברת הייטק מרוויחה הפועלת בעולם תחרותי הינו שלב בו חברות רבות נתקלות בקשיים ממשיים, "כאבי גדילה". יזמי החברה וההון האנושי שהקימו את החברה מתקשים לחולל את השינויים הנדרשים לה. מאחר ובסיס פעילות חברות ההייטק הוא פרויקטאלי, הטמעת תשתית פרויקטאלית והגדרה ואפיון תהליכי ניהול הפרויקטים מהווים חלק הכרחי בשלב הטרנספורמציה לחברה מבוססת, משגשת, יציבה ומבוססת תהליכים המאפשרים לרקום תרבות ארגונית בריאה ומפרה.
אז צריך להגדיר תהליכים פרויקטאליים, אך האם זה מחייב הקמת פונקצייה נוספת בארגון העונה לשם PM/PMO?
PM - הערך המוסף
באחריות ה PM (במובן הרחב של הפונקציה):
•
הגדרה, אפיון והטמעה של תהליכי ניהול פרויקטאליים לרבות: שגרות ניהול הפרויקט ונהלי עבודה (כגון: נוהל פתיחת פרויקט ואישורו, נוהל דיווח, נוהל בקשה לשינוי, נוהלי ישיבות ועוד...), כמו גם עבודה עם מערכות מידע פרויקטאליות
•
תיאום ותקשור בין פונקציות שונות בארגון המעורבות בפרויקט
•
תכנון ובניית תוכניות הפרויקט, גאנט עבודה
•
תכנון, הקצאה והחלקת המשאבים באופן אופטימלי בין המשימות השונות
•
מעקב ובקרה שוטפים אחר תוכניות הפרויקטים
•
ניהול סיכונים, התראת חריגים, הנפת "דגלים אדומים"
•
תמיכה וסיוע באופן שוטף למנהלי הפרויקטים ברמה הניהולית
•
ווידוא יישום נהלי עבודה הפרויקטאליים
•
דיווח מדדים ועמידה ביעדים לחבר ההנהלה
מתוך הגדרת תפקיד ה PM לעיל אמנה מספר יתרונות מובהקים להקמת פונקצייה זו:
אצל חברות הייטק הנשענות על הון אנושי איכותי ייעול הזמן הוא גורם קריטי להצלחה בפרויקטים. בפועל, מרבית זמנם של מנהלי הפרויקטים המקצועיים מוקדש לעבודת פיתוח (SW/HW) והנחייה מקצועית ומעט מאוד מזמנם מוקדש לניהול פרופר של תוכנית הפרויקט - נוכחות PM בחברה מייעלת ומצמצמת את זמן הניהול הזה הנדרש ממנהל הפרויקט.
ל PM כפונקצייה חיצונית נדרשת יכולת ראייה מערכתית ורוחבית, זו מאפשרת לו ביתר קלות לאבחן סיטואציות בעייתיות, לנתח השלכות על גורמים חיצוניים לפרויקט, לבצע אסקלציה לרמות ההנהלה הבכירות אם נדרש, ובכך להפחית ואף למנוע מצבים לא רצויים של "כיבוי שרפות".
פונקציית ה PM מספקת בקרה ושליטה ההכרחיים לגורמי ההנהלה. ככל שכמות המידע הפרויקטאלי הזורם בארגון הינו רב יותר וככל שרמות ההרכייה בארגון רבות יותר פונקציית בקרה זו הינה מחויבת המציאות, רק היא יכולה באמצעות כלים ניהוליים מתאימים לשלוט, לבקר ולמדר את תעבורת המידע בארגון.
בנוסף, חשוב לציין כי הכנסת גורם חיצוני (ולא פנימי) לאפיון והגדרת תהליכי ניהול הפרויקטים טומנת בחובה בראש ובראשונה אובייקטיביות וראייה מפרספקטיבה אחרת אשר למישהו ה"חי" את הארגון כמה שנים אין בסבירות גבוהה, על כן מומלץ שפונקציית ה PM לא תתמנה מתוך הארגון אלא תגויס מבחוץ באם מתאפשר הדבר.
סיכום
לאור כל האמור לעיל, וודאי מתחוור לכל, כי לעניות דעתי, ארגון בצמיחה, המעונייין לשמר ולהגדיל את נתח השוק בכלל וכמות לקוחותיו בפרט, המנהל מספר פרויקטים בו זמנית והמטפח צוות של מספר מנהלי פרויקטים מקצועיים וכמות לא מבוטלת של מהנדסים מסוגים שונים, אכן נזקק לאיש PMO אחד או יותר בין שורותיו על מנת לאפשר תכנון יעיל יותר, בקרה ומעקב בפרויקטים ובשורה התחתונה להשיג את מטרות הפרויקט ומטרות הארגון. יחד עם זאת, חשוב להדגיש כי אופי ומבנה צוות ה PMO תלוי מאוד בגודל הארגון, כמות הפרויקטים והפרוגרמות המנוהלות בו והמוצרים או הפתרונות המפותחים ומסופקים על ידו.
מנהלת פרויקטים בכירה
אביב ניהול
http://www.avivil.com
קבוצת אביב, קבוצת חברות בינלאומית המובילה ומיישמת מכלול פתרונות ניהוליים בארגונים עסקיים וציבוריים מהמובילים בארץ ובעולם. קבוצת אביב הוקמה לפני 20 שנה, ולה 200 עובדים בארץ ובעולם.
קבוצת אביב נותנת מענה כולל, החל מבניית אסטרטגיה עסקית, יעילות תפעולית ופיתוח ההון האנושי עד ניהול פרויקטים רב-תחומיים בתחומי התעשייה, התשתיות ואיכות הסביבה.
