אירועים עסקיים: כתיבת תכנית הפקת אירועים עסקיים
שלב ראשון: כדי להפיק אירועים עסקיים בכמה ימים ועל הצד הטוב ביותר, ראשית כדאי להשקיע ביצירת מסמך שיכיל את פרטי האירוע ויהווה תכנית להפקתו. בין אם מדובר בכנס גדול, אירוע השקה, מסיבת השקה, חתונה או סדנת הדרכה - אם המטרה היא להפיק את האירוע באופן עצמאי, כתיבת התכנית הארגונית חשובה ביותר.
התכנית תכלול את משך הזמן שייקבע לטובת ההפקה, ותפרט את הפעולות שיש לבצע בכל יום ברשימת משימות. מאחר שהפקה של אירועים עסקיים היא משימה שמכילה מספר משימות, כדי ליצור את הרשימה באופן שיחולק נכונה בין הימים המוקצבים להפקה, כדאי להתחיל מיצירת רשימה שתכלול את כל המשימות ביחד. לצד כל משימה יש לציין את פירוט הפעולות שיש לבצע כדי למלא אחר המשימה, ואת משך הזמן שיידרש. לאחר שישנה רשימה של משימות, אפשר לקבוע את מספר ימי ההפקה, ובהתאם לזמנים שנקבעו - לחלק את פרטי הרשימה לימים ולשעות עבודה.
אירועים עסקיים: תיאור מהות האירוע ומטרתו
השלב השני: תכנית הפקה של אירועים עסקיים צריכה לכלול בראשיתה גם תיאור מדויק של האירוע, המפרטת את מהות האירוע, מיקומו, מטרתו, משתתפיו ופרטי הקשר שלהם, והמשתתפים בהפקתו. ממש כמו בכתיבה של תכנית עסקית בפתיחת עסק או מותג חדש, שם יש לכתוב את חזון החברה בכמה משפטים, גם כאן יהיה נכון לפרט זאת במילים, בכתב. סדר שכזה מלכתחילה יבטיח סדר גם בהמשך העבודה על האירוע, ויאפשר היזכרות במשימות פשוטות וקטנות שיש לבצע ושגם אם הן נראות כמובנות מאליהן, רצוי לא לשכוח אותן.
בתחילת התכנית להפקת אירועים עסקיים יצוין המספר הרצוי של אורחי האירוע, ובסיומה, כלומר - ביום שלפני היום האחרון להפקת האירוע - תוכלו לציין את המספר המשוער של אורחיו בהתאם למי שאישר את השתתפותו. זו, כמובן, תהיה אחת המשימות החשובות של התכנית, שתיגזר ממשימה אחרת לא פחות חשובה - שיווק והפצה.
אירועים עסקיים: לעבודה
כעת הגיע השלב השלישי והמעשי. כיאה להפקה של אירועים עסקיים, ודאי יש לכם לא מעט אנשים לשוחח עמם. התחילו בתיאום ציפיות ובהעברת התפקידים לאנשים שקשורים להפקת האירוע, והמשיכו ביצירת קשר עם הספקים שלכם. יתכן שתצטרכו להגיע פיזית אליהם, במיוחד במצבים שבהם עליכם לראות במו עיניכם את הסחורה או השירות שאתם רוכשים.
שלחו מייל בתפוצה רחבה למשתתפים ולאורחים הפוטנציאליים, המנוסח באופן בהיר, מזמין ואטרקטיבי. לצורך ניהול רשימת האורחים שלכם אתם יכולים להשתמש ברשת חברתית באינטרנט הכוללת אפליקציה של אישור השתתפות. כדאי להגיב להודעות ביטול, וככלל, לעקוב ולעשות שיחות "follow up" גם לאורחיכם, כדי לחזר אחריהם ולהזכיר להם אודות האירוע.
כאשר מדובר בהפקה של אירועים עסקיים מוטב שתשתמשו בספקים ובאנשים שיכולים לעזור, והיו זמינים בנייד במשך הימים. השתדלו להיות נחמדים ככל האפשר למתקשרים אליכם, והיו כמה שפחות לחוצים. אם תעבדו בהתאם לתכנית המסודרת שבידיכם - אין כל סיבה שלא תצלח המשימה שלכם - הפקת אירועים עסקיים. בהצלחה!
