מיקור חוץ (outsourcing) בתחום שירותי תפעול ושירותי משרד 

האם המטלות האדמיניסטרטיביות מעיקות, גוזלות זמן יקר ופוגעות בתפקוד העסק שלך?
האם הניירת עולה על גדותיה אין לך זמן לעשות סדר במסמכים ?
האם דרושה לך תמיכה בביצוע פרויקטים שונים?
האם העבודות המשרדיות השוטפות גדלות ואין לך רצון ו/או תקציב להעסיק עובד נוסף ?
האם חסרים לך זמנית בעלי תפקיד בארגון -
האם עומס המטלות השוטפות לא מאפשרות לך לעסוק בפיתוח העסק ?
האם התחושה היא שמרב הזמן מוקדש לנושאים שאינם מניבים לך הכנסה ?
האם קרה/קורה שעליך להכין מצגת ואיך לך זמן להכינה ?
האם תכננת להכין חומר הסברה / אתר לעסק ולא התאפשר לך?
האם חלמת לצאת לחופשה אך לא הרשית לעצמך כי "השוטף" מכריע אותך?

מהם שירותי מיקור חוץ בתחום שירותי תפעול ושירותי משרד ?
ככלל, מיקור חוץ (outsourcing), היא שיטת ניהול מודרנית, שבה מוציאים מהארגון פעילות אחת או יותר והן הנעשות על ידי גופים מקצועיים החיצוניים לו. בארגון עצמו נותרת רק הפעילות המרכזית שלה.

שיטה זו של ניהול עסק הפכה מקובלת מאד הן בשוק הציבורי והן בשוק הפרטי. היא מאפשרת לארגון או לעסק להתמקד בתחום התמחותו, להשקיע את מרב משאביו בייצור בתחום העיקרי של הארגון. תחילתה של השיטה בתעשיית ההיי-טק הנמצאת דרך קבע בראש המחנה בתחום של קידמה ופתרונות מתקדמים. היא איפשרה לארגונים לייעל את תפקודם, לחסוך בעלויות ולקבל מענה לצרכיהם התפעוליים והמשרדיים במהירות, לעיתים אף מחוץ לגבולות המדינה. שירותי מיקור החוץ (outsourcing) בתחום התפעול והמשרד ידועה בעולם בשם Virtual Assistant (VAs), והיא מוכרת בארה"ב כתחום עיסוק מובחן ומקובלת מאד בסיוע ללקוחות עיסקיים, בעיקר עסקים קטנים או בינוניים, תוך היעזרות באמצעים הטכנולוגיים המתקדמים של ימינו.

מיקור חוץ בתחום של שירותי תפעול ושירותי משרד, התפתחו ואומצו גם בארץ, כמענה לצרכים של הארגונים או העסקים. עבור רוב הארגונים או העסקים חוסך שירות זה את הצורך להתעסק עם נושאים שאינם בשידרת העיסוק של הארגון. היא מאפשרת לבעלי התפקיד להתפנות לעיסוק המרכזי שלהם.

ארגון השוכר שירותי תפעול ושירותי המשרד חיצוניים, הן באופן שוטף והן באופן מזדמן, נהנה משירותים מתקדמים, מתמחים ומקצועיים. בנוסף, הארגון חוסך הוצאות "כבדות" של העסקת עובד/ים נוסף/ים בחברה (שכר, נסיעות, חופשות, הבראה, פנסיה, עלויות מעביד ועוד), כמו גם הוצאות הקמת משרד, הוצאות תפעול משרד, רכישת ציוד ואחזקתו וכו'. לעיתים נעזרים ארגונים בשירותים אלה, כאשר בעל תפקיד נעדר ממנו לפרק זמן מוגבל. צורת העסקה גמישה זו מאפשרת לבעל העסק לגוון ולשנות את הדרישות בהתאם לצרכים המשתנים בעסק או בארגון. עובד בארגון מוגבל לתחום עיסוק מסוים בעוד שירותים מקצועיים בתחום זה, מאפשרים מענה לצרכים נרחבים ומגוונים ששום אדם בודד לא יוכל לספקם.

שירותי משרד ושירותי תפעול חיצוניים מאפשרים למנהל או לבעל העסק להתמקד במיומנויות הליבה של הארגון, בנושאים שהם ביסוד עצם קיומם הארגוני או העיסקי. הם מאפשרים לגופים מתמחים להשלים את הפעילות השוטפת בדרך מהירה ומקצועית, חוסכת גיוס עצמי של צוות מקצועי ברמה גבוהה עם הצורך להכשירו ולהרחיב את מעגל העובדים האינטגרלים של הארגון. לא כל ארגון או עסק יכול להרשות לעצמו או להצדיק קיום פונקציות מסויימות בשל היקפי פעילות נמוכים יחסית בתחום. העדרם או טיפול חלקי, פוגם בפעילות ובתפקוד העסק.

אופציית מיקור-החוץ בתחום של שירותי תפעול ושירותי משרד היא אפשרות המהווה הזדמנות עסקית ו/או תפעולית.