איכות נתונים.
האם את/ה בצד המנצח?
"By introducing data quality initiatives, some companies have added millions of dollars to their bottom line as they gain benefits such as increased sales, lower distribution costs and better compliance,"
?Gartner - March 2, 2007
ציטוט זה ממחקר של חברת המחקרים גרטנר מחודש מרץ 2007 ממחיש את החשיבות העסקית של איכות הנתונים לארגון. כיום גוברת ההבנה כי ארגון מושתת לא רק על נכסיו הפיזיים, האנושיים והאינטלקטואלים אלא גם על נכסי המידע והיכולת של הארגון להשתמש בנכסים אלו לתועלתו לצורך קידום מטרותיו ויעדיו. נכסי המידע (Information) נשענים על נתונים (DATA), ומכאן מגיעה החשיבות הראשונה של איכות הנתונים. בנוסף, הסביבה העסקית כיום דורשת מהארגונים: עמידה בתקנות ורגולציות, גילוי נאות, מפורט ומדויק של נתונים ויכולת שליטה בנתונים וניתוחם להגברת התחרותיות. בהיעדר יכולת לעמוד בתנאי סף אלו, יקשה על הארגון לעמוד בתנאי התחרות בשוק.
תקנות ורגולציה:
יישום תקנות כגון Basel II. Sarbanes Oxley, ו- Solvency II מוביל את הארגונים ליישום מודלים שונים להגברת הבקרה הפנימית אשר תכליתם בין השאר: הגברת יכולת ההסתמכות על הנתונים והמידע. תקנות ורגולציות אלו מובילות לצורך הולך וגובר בהגברת איכות ואמינות הנתונים בארגון.
גילוי נאות:
מונח משפטי המתייחס לחובה המוטלת במקרים מסוימים על אדם או על ארגון, לגלות עובדות מהותיות אשר יש בהן כדי להשפיע על תוצאה של פעולה הנוגעת לצד שלישי. בגופים פיננסיים גדולים כגון: בנקים וחברות ביטוח, במסגרת הגילוי הנאות, על הארגון לחשוף מידע רב באמצעים שונים כגון: תדפיסים ללקוחות, עלוני מידע, ברושורים ואתרי אינטרנט. מידע זה מסתמך פעמים רבות על נתונים רבים ממקורות שונים. פרסום מידע שגוי או חלקי פוגע בדרישות גילוי נאות וחושף ארגונים אלו לתביעות משפטיות.
יכולת שליטה בנתונים וניתוחם להגברת התחרותיות:
נתונים איכותיים הינם בעלי ערך רב לארגון ויכולים לשמש את הארגון בשיפור תוצאותיו העיסקיות. נתונים איכותיים משפיעים על כל התהליכים הקיימים בארגון: חסכון בהוצאות, גידול בהכנסות, שיפור בייצור ויכולת החזקת יתרות מלאי ברמות נמוכות. כל אלה בהכרח יביאו לשיפור בדיווחים הכספיים של הארגון. נתונים הם התשתית עליה נבנות וממנה נגזרות החלטות עסקיות. בסיסי נתונים מדויקים ואמינים יגבירו את היכולת התחרותיות של הארגון באמצעות שיפור יכולת קבלת החלטות על בסיס נתונים איכותיים.
שיטות וכלים לשיפור איכות הנתונים בארגון
בארגונים רבים, סביבת מערכות המידע מורכבת ובנויה על בסיס מערכות פנימיות וחיצוניות רבות. ניתן למצוא לא מעט ארגונים אשר סביבת המחשוב שלהם כוללת: מערכת ERP לניהול התהליכים העסקיים, מערכת DW לניתוח הנתונים העסקיים, מערכת שכר ודיווחי נוכחות, מערכת Billing, אתרי אינטרנט אינטראקטיביים (B2B, B2C) ועוד. בנוסף, סביבת המחשוב כוללת מספר רב של ממשקים בין המערכות השונות וניתן להניח כי במהלך ההיסטוריה של ארגונים אלו הוסבו נתוני מערכת ישנה למערכת חדשה, לפחות פעם אחת. מציאות מורכבת זו של מערכות המידע בארגונים נוצרה על מנת להגביר את יכולתם לתמוך בתהליכים העסקיים אך מעלה את הקושי לשמור על איכות, אמינות ועקביות הנתונים.
כאמור, כל ארגון צריך לשים לו ליעד להביא את איכות הנתונים במערכות המידע לרמה וזאת על מנת לקדם את מטרותיו. על מנת להגיע ליעד זה, הארגון צריך להכיר בחשיבות נושא איכות הנתונים ולבצע פעילויות לקידום הנושא כגון:
• 1. הגדרת מנהל נכסי מידע- הגדרת משתמש מערכות מידע בכיר בארגון או חבר הנהלה אשר תפקידו יהיה קידום הנושא.
• 2. הקמת ועדת היגוי המתכנסת אחת לתקופה ודנה בסוגיות דחופות ומגדירה מדיניות וסטנדרטים בנושא איכות נתונים.
• 3. בדיקת איכות הנתונים - סעיף זה כולל מכלול של בדיקות ותהליכים אשר מומלץ לבצע כגון: מיפוי מערכות המידע והתוכן בהם, בדיקת כפילות תוכן בין מערכות, איתור נתונים כפולים בתוך המערכות, איתור נתונים שגויים, בדיקת הבקרות הקיימות במערכות המידע לשמירה על איכות הנתונים ועוד.
• 4. הכנסת כלים ממוכנים לאיתור ולבקרה - קיימים בשוק מספר רב של כלים (דוגמת ACL, ACL CCM, TS - Discovery) שמטרתם לבחון את איכות הנתונים בארגון, להציף את הנתונים הבעייתיים לצורך תיקונם ואף להגדיר בקרות מתמשכות במערכות המידע לאיתור שוטף של חריגים אלו.
"Virtually everything in business today is an undifferentiated commodity, except how a company manages its information. How you manage information determines whether you win or lose."
)Bill Gates)
אם את/ה רוצה להיות בצד שמנצח, עליך לדאוג כי בידך יהיו כל הכלים שיאפשרו זאת. ויש לזכור כי הראשון שישיג את המידע האיכותי יהיה הראשון להשתמש בו.
