"מה עליי לשנות בכדי שאצליח לנהל את הזמן שלי טוב יותר?" טרם עשיית השינוי, עליי לזהות ולהבין תחילה מה עומד בבסיס אי העמידה בזמן (כשאני נכשל) או בעמידה בזמן (כשאני מצליח)? מה מקדם אותי או מה חוסם אותי בתחום זה? תובנות אילו אוכל לקבל בתהליך של שימת לב.
שימת לב היא תהליך של התבוננות ולמידה אני את עצמי. דרך שימת לב אוכל לגבש את המטרה הנכונה שלי בעבודתי, לזהות מה בי ובחיי יסייע לממש מטרה זו ו/או מה עלול לעכב מימוש זה?
גיבוש המטרה: לשים לב, מה מאפיין את חוסר עמידתי בזמנים? מה מפריע לי באמת ואותו ארצה לשנות? מפריע לי שאיחרתי? שלא הספקתי? שאני תשוש מלרוץ ממקום למקום, מדבר לדבר? שאין לי זמן לעצמי? שלא מעריכים או מרוצים מעבודתי? באיזה תחום הייתי רוצה להתקדם ולהשתפר (למשל מהתחומים הבאים)?
א. איחורים- האם אני מאחר למקומות או מגיע בזמן? האם למרות שהקדשתי זמן רב להכנת עבודות/ מטלות/ פרויקטים אני עדיין מאחר בהגשתם ולא עומד בלוח הזמנים המתוכנן?
ב. דחיינות- האם אני דוחה מטלות לרגע האחרון?
ג. הצבת סדרי עדיפויות- האם אני מראש רוצה להספיק הכל באותו היום או באותו השבוע? האם ברור לי איזו מחויבות חשובה יותר, קשה יותר, ולכן אתחיל ואתאמץ קודם לבצע אותה?
ד. קשב וריכוז- האם אני מתקשה לשמור על קשב וריכוז בעבודתי לאורך זמן? אני מוסח בקלות ע"י גירויים מסביבי? אני מתקשה בעיקר במטלות עם מספר שלבים? אני שכחן ובעל נטייה לאבד ציוד הקשור לעבודתי? האם אני מתקשה במטלה המחייבת התייחסות בו זמנית למספר דרישות? אני לא שם לב לפרטים? עושה שגיאות טפשיות? אני חווה אי שקט לעיתים קרובות? עובד בצורה אמפולסיבית? מגיש מטלות ובדיעבד מסתבר לי שהדרישות היו מעט שונות ממה שחשבתי ועבדתי על פיהן?
ה. סדר, ארגון תכנון ויעילות- האם אני מחלק את המטלה לשלבים? מתכנן מראש את לוח הזמנים עבור כל שלב ושלב? בודק במי ניתן להסתייע לביצוע המטלה? האם אני עובד בספונטניות? נוטה לזרום עם מה שיש או מה שמתהווה? האם אני אמפולסיבי בעבודתי?
ו. לא יודע להגיד "לא"- האם אני מוצא עצמי מעמיס על עצמי עוד מטלות כי קשה לי לסרב לפונים אליי? כי אני רוצה "להיות בסדר"?
ז. זמן פנוי- אילו קבלתי יום חופשי, מה הייתי רוצה לעשות באותו היום? איך בפועל נראו ימים חופשיים שלי שקבלתי בעבר?
זיהוי גורמים חוסמים וגורמים מקדמים
? לשים לב: מה גוזל את זמני? האם תכננתי הפסקת קפה וקצת לגלוש באינטרנט על מנת להתרענן מעט מהעבודה, ופתאום גיליתי שעברו שעה וחצי ואני עדיין גולש באינטרנט? דרך שימת לב להתנהלותי, אוכל "לתפוס את עצמי בזמן" עוד לפני שבוזבזו 90 דקות, שתוכננו במקור לעבודה. אוכל לזהות מראש מלכודות של "בזבזני זמן".
? לשים לב: האם יש תחומים, מקומות, אנשים שאיתם לא באה בעיה זו לידי ביטוי? מהם הדברים שאני לא דוחה? לאילו מקומות אינני מאחר? ולחילופין, באילו תחומים, מקומות, אנשים בעיה זו הכי באה לידי ביטוי? כמה אני כן/לא נהנה או אוהב תחומים, מקומות, אנשים אילו? האם אני יכול להיעזר באחרים?
? לשים לב: מה אני מרויח או מפסיד כאשר אני דוחה דברים מסוימים? עוסק בדברים אחרים במקום מה שהייתי אמור לעשות כמתוכנן? מאחר למקומות מסוימים?
? לשים לב: האם אני לוקח על עצמי מחויבויות שאינן מעניינות/מהנות אותי ואינן הכרחיות?האם יש לי נטייה לרצות אנשים? האם חשוב לי מה אחרים יגידו עליי?
? לשים לב: אילו מחשבות מתעוררות בי כאשר אינני עומד בתכנון הזמנים שהצבתי לעצמי? אילו תחושות (פיזיות) או רגשות מלוות מצבים אילו?
הצעה לביצוע תהליך שימת הלב בנושא ניהול זמן
מטרת התהליך איננה העמידה בזמנים לכשעצמה, אלא בירור עם עצמי מהם הגורמים החוסמים אותי בפני עמידה בתוכניותיי המקוריות? מהם הגורמים המסייעים לי לעמוד בתוכניותיי? מה עליי לשנות, להוסיף או להחסיר כדי שאוכל לעמוד בתוכניותיי?
ליצור טבלת שעות משעת ההתעוררות ועד השעה בה פורשים לישון. לכתוב את כל התוכניות לאותו היום באופן מפורט הכולל זמן להפסקה, לספורט, טלויזיה, גלישה במחשב או כל דבר אחר רלוונטי.
לתעד את כל האיחורים, הדחיות, החריגות מהמתוכנן, הרגשות, התחושות והמחשבות הנלוות. לתעד את המקום, השעה, הנפשות הפועלות, המחויבות. כשכל הנתונים קיימים על הדף, לעבור שוב על שאלות שימת הלב המוצעות לעיל. לשים לב, לדפוסים חוזרים, מכנים משותפים, עד להגעה לתובנות.
התכנון מראש של לוח הזמנים וההספקים, ושימת הלב ממקדים אותנו בתהליך ובפרטים, מעלים תובנות למודעות שלנו. זהו הצעד הראשון בשינוי.
כעת ניתן לבדוק איך ניתן לשנות את הטבלה בהתאם לתובנות אילו? זהו הצעד השני בשינוי. למשל, כיצד ניתן לשלב מרווחי זמן פנוי בין פעילויות. אולי להגיע לכל אירוע 10 דקות מוקדם יותר על מנת להמנע מאיחורים. להצטייד בדרך קבע בספר, עיתון, מוסיקה, שינעימו את הזמן עד הפגישה. אולי כדאי להתחיל את היום עם המטלות המורכבות, אז אני ערני יותר. אולי אוכל להעביר חלק מן המטלות לעמיתים?
מומלץ להתמיד במילוי הטבלאות כשלושה- ארבעה שבועות.
עם הזמן, התובנות החדשות מוטמעות בנו, ותוכנית יומית שכזו כבר תבנה בראש ולא יהיה צורך בדף.
ניהול זמן ואימון אישי
"אני מנהל את הזמן ולא הזמן מנהל אותי". אימון אישי מאפשר למתאמן לתכנן לוח זמנים ולוח הספקים כלפי הסביבה וכלפיו הוא, אשר יישומו ישביע את רצונו. יחד עם המאמן, האדם יגיע לדרכי התארגנות המתאימות לו, על מנת שיוכל לנצל את הזמן באופן מקסימילי, תוך תחושת יעילות ושביעות רצון. פעמים רבות, במהלך האימון נשברים מיתוסים לגבי תפיסת הזמן של המתאמן או תפיסתו שלו את עצמו כמנהל זמן.
