ניהול זמן או בזבוז זמן? - על סדנת ניהול זמן אפקטיבית במיוחד 

התפרסם בירחון משאבי-אנוש, בגליון 186 ביולי 2003
מאת: ענבל ונגר, יועצת ארגונית ומנחה,ZOOZ הדרכה אפקטיבית
וארי מנור, מנכ"ל,ZOOZ ייעוץ וניהול שיווקי

מאמר זה הוא השלישי בסדרת מאמרים על הדרכות מעשיות בתחום הניהול. כל מאמר בסדרה מתמקד במיומנות ניהול אחת בלבד, ומתייחס לדרכים אפקטיביות להקניית מיומנות זאת.

סדנאות ניהול זמן נחשבו תמיד לסדנאות שנויות במחלוקת, שיעילותן מוטלת בספק. בעוד שקיימים ללא ספק עובדים שאינם מנהלים את זמנם ביעילות, הניסיון מראה שקשה לשפר את ביצועיהם, וקשה שבעתיים ליצור שינוי משמעותי לטובה במהלך סדנא קצרה. לכן, כשעמדנו לפתח סדנת ניהול זמן חדשה, האתגר שעמד בפנינו, שהסדנא תהיה אפקטיבית באמת (ולא רק מהנה), הסתמן כאגוז קשה מאוד לפיצוח.

בתחילת שלב הפיתוח, הוחלט לפתח שתי סדנאות נפרדות: אחת מיועדת למנהלים, אשר אמורים לנהל הן את זמנם, והן את הזמן את עובדיהם. הסדנא השנייה מיועדת לעובדים, שאינם מנהלים, אשר מנהלים את זמנם שלהם בלבד. המאמר הזה מתמקד בסדנת ניהול זמן למנהלים.

בהמשך תהליך הפיתוח, על מנת להגביר את אפקטיביות הסדנא, ולחולל שינוי אמיתי בקרב המנהלים המשתתפים (Baldwin & 1988 ,Ford).החלטנו להתמקד בהעברת התכנים תוך מתן שני דגשים עיקריים:
1. דגש חוויתי (המחשה של פעילות סביב השעון)
2. דגש מעשי (שינוי סדר היום למחרת הסדנא)

המשך המאמר מתאר את הסדנא שפיתחנו.
____________________________________________




דגש חוויתי - פעילות סביב השעון

סדנת ניהול הזמן למנהלים מתבצעת ברובה במסגרת פעילות "סביב השעון". בפעילות זו מתבקשים המשתתפים לקבוע ארבע פגישות עם משתתפים אחרים, כך שבמהלך הסדנא, המשתתפים נפגשים זה עם זה, בהתאם ל"שעון". פעילות זו מוסיפה נופך אינטראקטיבי לסדנא, ומסייעת בהעלאת בעיות משותפות למשתתפים, ולעבודה המשותפת שלהם בפתרון בעיות אלו. בנוסף, הפעילות "סביב השעון" מחברת את המשתתפים לנושא הסדנא, כך שהם מרגישים על בשרם את גורם הזמן. רושם זה מתחזק עקב הפעילויות הרבות ועומס הזמן המכוון שיצרנו לכל אורך הסדנא.
_________________________________________

התכנים - דחוף מול חשוב

רוב הפעילות בסדנא מתמקדת סביב קביעת סדרי עדיפויות תוך אבחנה בין "דחוף" ו"פחות דחוף", "חשוב" ו"פחות חשוב" , ראה טבלה בהמשך (לירז,1999 ). כך למשל, טיפול במשברים הינו דחוף וחשוב, איתור הזדמנויות הינו חשוב ופחות דחוף, מענה לטלפון שמצלצל הינו דחוף ולא בהכרח חשוב, ודואר פרסומי שנקבל פחות דחוף ופחות חשוב לרוב.

פחות חשוב דחוף ופחות דחוף ופחות חשוב חשוב ופחות דחוף דחוף וחשוב קטגוריה
דואר פרסומי שיחות טלפון נכנסות איתור הזדמנויות משברים דוגמאות
האצל תשתית האצל וסיים בעצמך האצל, אם אפשר או בצע ביתרת זמנך בצע בעצמך אפשרויות פעולה


לאחר שהמשתתפים למדו אבחנה זו, הם מתבקשים לבצע תרגיל "על יבש", דהיינו, שאינו קשור למשימות שלהם בעבודה, על מנת לתרגל את צורת החשיבה ואת השיטה שזה עתה נלמדה.

במהלך התרגיל המשתתפים מקבלים תיאורים של פעילויות ומשימות שונות מחיי היומיום, ומתבקשים לדרגם בהתאם לדחיפות ולחשיבות שלהם, ולבסוף להחליט מה יעשו קודם ומה ידחה לשלב מאוחר יותר. מידי פעם מתווספות למשתתפים משימות והתרעות דחופות, ועליהם לשנות את לוחות-הזמנים וסדר העדיפויות בהתאם.

חלק II

דגש מעשי - פותחים יומנים

לאחר התרגול ה"יבש", המשתתפים עוברים להתמקדות מעשית במשימות שלהם בעבודה, ובסדר היום האישי שלהם. פעילות זו מאפשרת למשתתפים ליישם, כבר במהלך הסדנא, את השיטות והתכנים שנלמדו, בעולם העבודה האישי שלהם (Wexley & 1986 ,Baldwin).

אנו מבקשים מהמשתתפים לפתוח את היומנים שלהם, ולכתוב את סדר היום שלהם למחר על-פי שעות. בשלב זה המשתתפים יושבים בזוגות, על-פי הפגישות שנקבעו "סביב השעון", ומספרים זה לזה מהו הסדר יום שלהם למחר, ומה הבעיות שהם צופים לגבי יכולתם לעמוד בלוח-זמנים זה (1983 ,Hoffman).

בשלב השני, המשתתפים מציינים ליד כל אחת מהפעילויות והמשימות שיש להם ליום למחרת, לאיזו קטגוריה מתוך הארבע, ממוינת כל אחת מהמשימות. לדוגמה, המשימה "ישיבה עם המנכ"ל" עשויה להיות ממוקמת בקטגוריית ה"דחוף וחשוב", והמשימה "תכנון הפרויקט לחודש הבא" עשויה להיות ממוקמת בקטגוריית "חשוב ופחות דחוף".

בשלב השלישי, המשתתפים מתחלפים בזוגות, על-פי "השעון", ומספרים זה לזה כיצד מיינו את המשימות שלהם ליום המחרת, בארבעת הקטגוריות שנלמדו. בפגישה זו, אחד מבני הזוג מפרט את סדר העדיפויות שלו בפני חברו, ואילו השני מציין אם סדר העדיפויות שהוצג נראה לו נכון והגיוני, או שהוא מציע אפשרות אחרת. לאחר מכן, המשתתפים מעתיקים את המשימות שלהם ליום המחרת לטופס "קביעת סדרי עדיפויות" (ראה טופס לדוגמא), אשר ישמש אותם במהלך עבודתם למחרת. טופס זה מחולק למשתתפים כקובץ בגרסא אלקטרונית ומודפסת, כך שהם יוכלו להשתמש בו יום-יום, כאשר הם מתכננים וקובעים את סדרי העדיפויות שלהם.

_________________________________

אסטרטגיות לניהול זמן דחוף וחשוב

בהמשך הסדנא, אנו מנהלים דיון קבוצתי לגבי השאלות הבאות:


כיצד ניתן למנוע מדברים חשובים להפוך בעתיד ל"דחופים"? איך נוכל לטפל בדברים החשובים, כך שה"דחופים" לא ידחו אותם? איזה נהלים ניתן ליצור לביצוע הדברים הדחופים אך פחות חשובים? איך ניתן להאציל סמכויות בדברים אלה לאחרים? איך ניתן לבצע את הדברים הפחות דחופים והפחות חשובים בזמן מוגדר ותחום? המסקנות שעולות מדיון זה מסוכמות ומופצות כ"דרכי פעולה" למשתתפים בסדנא.
_______________________________________________

מתחילים מחר חדש

בעקבות הלקחים שנלמדו בשלב הקודם, המשתתפים מתבקשים להוסיף את השינויים הבאים ביומנים שלהם ובסדר-היום שלהם ליום המחרת:


להוסיף משימות חשובות שלא בוצעו עד כה כי ה"דחוף" דחה אותן לתחום זמן לביצוע מרוכז של משימות הממוינות כ"פחות חשובות ופחות דחופות" להחסיר משימות אותם ניתן להאציל לעובדיהם (ולחשוב כיצד לעשות זאת ביעילות) _____________________________

אסטרטגיות נוספות לניהול זמן

הסדנא מסתיימת בפעילות סביב כללים שונים לניהול זמן יעיל. בדרך זאת מושגת חזרה והטמעה טובה יותר של עקרונות שנלמדו, נלמדים גם עקרונות חדשים, ומתקבלות החלטות יישומיות נוספות. הפעילות מתחילה כשעל קירות החדר תלויים 12 פוסטרים, שעל גבי כל אחד מהם כתוב כלל לניהול זמן יעיל (דוגמאות לכללים מופיעים בהמשך). כל משתתף רושם על גבי כל אחד מהפוסטרים את המידה בו הוא פועל על-פי הכלל הרשום בו, על פני שלוש אפשרויות: במידה מעטה, במידה בינונית ובמידה גבוה.

בהמשך, המשתתפים מחולקים לקבוצות, כך שכל המשתתפים שרשמו את עצמם כפועלים ב"מידה מעטה" לפי אחד מהכללים, משויכים לאותה קבוצה. כעת, המשתתפים מנהלים דיון בקבוצות ומעלים רעיונות יישומיים שיאפשרו להם לפעול על פי הכלל הרלבנטי. רעיונות אלה מופצים למשתתפים בסדנא על מנת שיוכלו ליישמם בעת עבודתם.

דוגמאות לכללים לניהול יעיל של זמן


חוק הריכוז: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהן בבת אחת. חוק המיקוד: לנצל את שעות הערנות המירבית כדי לטפל במשימות החשובות ביותר, הממוקדות סביב המטרות והדורשות ריכוז ומחשבה. חוק הרפיון: לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות", להשלמת קריאה או לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות. חוק המנוחה: לכל אדם דרוש איזון - יש לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות, אחרת, לעולם לא מגיעים אליהן. _____________________________________
תוצאות וסיכום

בשנים שעברו מאז שפיתחנו את הסדנא, העברנו אותה בהצלחה פעמים רבות. מנהלים רבים שהשתתפו בה ציינו שהופתעו לטובה מהשינוי שחל בהרגלי ניהול הזמן שלהם. לדעתנו, הסיבות העיקריות לשינוי שהצלחנו לחולל במהלך סדנא בת מספר שעות הן:

חווית המרוץ סביב השעון במהלך הסדנא עצמה שינוי סדר יום המחרת (האמיתי) עוד במהלך הסדנא פיתוח ע"י המשתתפים בעצמם של דרכים רלוונטיות לאימוץ העקרונות הנלמדים חלוקת טפסים לעבודה יומיומית, ושימור הידע שפותח בסדנא

לשמחתנו, מאז שפיתחנו את הסדנא המתוארת במאמר זה, מנהלי ההדרכה וכוח-האדם שהזמינו את הסדנא, הרגישו, גם הם, שהיא בהחלט לא הייתה בגדר בזבוז זמן.