לחסוך עד 50 אחוז בהוצאות הרכש השיווקי של העסק איך תהיה איש רכש חכם? 

מהו רכש שיווקי?  בשעה טובה הקמנו עסק עכשיו צריך להשקיע בשיווק. הוצאות המערך השיווקי של העסק יכולות להסתכם בעשרות ואף במאות אלפי שקלים בשנה.הפקת פרוספקטים וקטלוגים ,הדפסות שונות , מדבקות, השתתפות בתערוכות,הקמת אתר אינטרנט , פרסום , עיצובים גראפיים ועוד ועוד...  איך תדעו שאכן קיבלתם את הצעות המחיר הטובות ביותר?? מהו רכש שיווקי נכון?כל ארגון גדול מכיר בחשיבותו של איש הרכש המקצועי בארגון. תפקידו של איש הרכש הוא לנהל את מערך הקשרים עם הספקים השונים , לבחון את אופן ותנאי ההתקשרות עימם , לנהל את המו"מ ולהגיע לתוצאות הטובות והחסכוניות ביותר לארגון.אך מה עושים העסקים הקטנים והבינוניים שאינם יכולים להרשות לעצמם איש רכש במשרה מלאה? האמת היא שלא הרבה!!!  בדרך כלל , לפני ביצוע של רכישה לעסק אנו פונים לספק שאנו מכירים, מבקשים הצעת מחיר ובמקרה הטוב , נפנה לעוד ספק אחד או שניים ע"מ להיות "בטוחים" שקיבלנו את ההצעה הטובה ביותר.מה צריך לדעת לפני שמבצעים רכש שיווקי?ביצוע רכש בתחום הדפוס,המדיה והקד"מ הינו עניין לא פשוט בשוק עמוס ספקים. הבידול בין רכיבי הבסיס- "הברזלים": נייר, דפוס, גימור, מוצרי פרסום ודומיהם ובין ערכים מוספים של איכויות המוצר,בקרת איכות,  עיצוב, קריאטיביות, רעיונאות הינם ברורים.   באוריינטציית רכש נדרשים מנהלי התיקשורת השיווקית ,מנהלי פרסום ומנהלי שיווק אשר אמונים בדרל כלל על הרכש השיווקי של הארגון (נקרא להם מעתה מנהלי רכש שיווקי), להשיג את המקסימום בתקציב מסויים ובמילים פשוטות להיות מוטי מחיר. באוריינטציית הרכש ישקלו ערכי התמחור מול ערכי האיכות והקריאטיביות שמציעים ספקים מתחומים שונים.  מנהל רכש שיווקי: מקצוע המחייב בקיאות,התעדכנות וידע מקצועי רב תחומי.מנהלי פרסום,מנהלי שיווק ומנהלי תיקשורת שיווקית הינם מנהלי רכש לכל דבר. הם פועלים בסביבה תחרותית אגרסיבית ונדרשים מצד אחד לתהליכי שיווק וקידום מכירות אפקטיביים ומאידך לפעול במסגרת תקציב מבוקר אותו יש למקסם ביעילות ולפזרו על פני הערוצים שונים.מנהלי הרכש השיווקי מחויבים:- לנקוט באסטרטגיות שונות לאיתור ספקים  ואמצעים אפקטיביים לחיסכון תוך השגת יתרון יחסי על  פני המתחרים או לשם עמידה בגבולות התקציב המוקדש לתחומם. - לבצע מדי פעם פעולות בדיקה והשוואה פרוייקטוראלית כדי לוודא כי הם אינם משלמים עודפים לשוא אשר אינם מביאים תועלת ממשית.- הבנה מעמיקה בבניית מפרט נכון ומדוייק למוצר ע"מ לקבל הצעת מחיר מדוייקת ככל האפשר וללא הפתעות בדיעבד.  אנו רואים כי מנהל הרכש השיווקי נדרש איפה למורכבות של ידע,להבנה מעמיקה, מקצועית, טכנולוגית כולל יכולת בחינה של איכויות אישיות אשר אינן ניתנות לכימות מוחשי. הוא חייב להיות מעודכן בחידושים הרבים כדי להבין תהליכים שונים ואת הדרך להציע או להבין ייעול מפרטים. בתוך כל אלו הוא מחויב ליחסי ספק-לקוח: הוא מחוייב לשקיפות, הגינות, יציבות, הדדיות, הוגנות וביסוס אימון.  הלחצים והמורכבות של סביבת העבודה,איך שורדים בעידן המתחדש במהירות?סביבת העבודה של מנהל הרכש השיווקי הפכה להיות מורכבת ומלאת לחצים; המנהל מחוייב לדעת להתמקצע, לבחון ולסנן ספקים רבים המתדפקים על דלתו ומציעים את מוצריהם או כישוריהם ומאידך לתת מענה מול ההנהלה ופיקוח פנים ארגוני התובע ממנו יעילות מירבית בתוך תקציב נתון אשר משתנה מעת לעת. בהיות הסביבה תחרותית, הרי שהתביעה להתייעלות הולכת ונהיית מורכבת. לא פעם מוצא עצמו מנהל הרכש השיווקי נע במעגלים מצומצמים של ספקים אותם הוא מכיר,רגיל וסומך, אך מהם אינו יכול לבצע תפנית אשר תייצר מהלך לייעול עבודתו, או לחילופין, מוצא עצמו מנהל הרכש השיווקי נתון ללחצים אשר מופעלים עליו מספקים שונים אשר רוצים "להכניס רגל" לארגון. כאמור השוק עמוס וגדוש, חלק מהספקים מקדמים  את עצמם שיווקית, יש כאלה שאינם מקדמים עצמם ואינם קיימים כלל בתודעת מנהלי הרכש. במציאות הקיימת לכל אחד מהגורמים הרוכשים יש רשימה מצומצמת וקבועה של ספקים אליהם הוא  פונה לשם קבלת מחירים.   תהליך בחירת ספקים ובניית בקשה להצעת מחיר- צוואר הבקבוק של כול תהליך. תהליך כתיבת המפרט אינו תמיד פשוט והדרך לקבלת תשובות ידועה ומייגעת:   מגבשים וכותבים את מרכיבי המוצר, שולחים פקסים/מיילים לגורמים המציעים, מוודאים כי הם קיבלו את הפקס/מייל ואחר כך מתחילים להפעיל לחצים על המציעים השונים שיזדרזו להחזיר תשובה, שוב עוברים שיחות בירור לגבי הסעיפים השונים ובסופו של דבר,  מקבלים בין 2-3 הצעות מחיר מהן בוחרים את העדיפה. ולפי המתואר ברור למה תהליך זה הינו צוואר בקבוק של תהליך הרכש.  יש אמנם מפרטים שאינם מורכבים ועל בסיס ידע קודם או בעזרה מהספק ניתן לגבש את המפרט המבוקש. אולם במפרטים מורכבים יותר קורות לא מעט טעויות,אי בהירויות, שיחות של הלוך וחזור כדי להבהיר את  הדברים וגם לאחר קבלת המחיר יש עוד סעיפים שצריך להבהיר אותם. בעידן מורכב כמו זה שאנו נמצאים בו לנושא הצרכנות המוסדית המבוקרת (צמ"מ) יש חשיבות מכרעת באופי התנהלות החברה או הארגון. איכות הרכש שנבצע הינו פונקציה של:-איכות המפרט שבנינו.-היכולת לבחור את הספק המתאים ביותר לביצוע העבודה.-בחירת ספקי משנה שישמשו כגיבוי למקרה הצורך.-עמידה בלוחות הזמנים שהגדרנו.- היכולת לברור את המחיר הנכון ביותר תוך שקלול מרכיבים רבים. מנהלי הרכש השיווקי נוטים לפנות למעגל מצומצם של ספקים אותם הם מכירים ועימם בנו יחסי עבודה במשך זמן. במצב הקיים היום הם נמנעים מלפנות למעגל גדול יותר של ספקים משום שתהליך חיפוש הספקים ובדיקת איכותם,הפגישות עימם,ובירור הצרכים תגזול מהם זמן עבודה ארוך  והתהליך, יש להסכים, הינו מתיש ובמידה והוא קורה בהיקפים רחבים גם אינו ממש אפקטיבי.  האפיקים הקיימים היום לאיתור יזום של ספקים תלויים במידה רבה בידיעה מוקדמת של הרוכשים עצמם. הזמן המוקדש לטובת איתורים אלו בערוצים שונים כמו מדריכי עסקים, אינטרנט, המלצות וכדומה, הינו יקר משום שהשלמת משימות אחרות בתחום הפרסום,המרקום והשיווק עוברות לשעות נוספות אשר יוצרות תסכול הן אצל המעביד והן אצל העובד אשר נאלץ לעבוד קשה יותר ולעמוד תחת לחצים של האחראים עליו. הפתרון? ניהול מכרזי ספקים באופן אלקטרוני מלא.         יתרונות לקונים:-ריכוז תהליך הרכש במערכת אחת, תוך חסכון בניירת והוצאות נלוות.- הקטנת עלות הקנייה מספקים וחסכון בזמן המושקע באיתור ספקים/מוצרים חדשים.  - מערכת אוטומאטית המאפשרת הגדרת מפרט העבודה, פרטי המשלוח והמחיר בצורה מדויקת ושולחת אותה לספק המתאים להגדרות העבודה. - הזמן שהושקע עד כה באיתור הספק המתאים ומשא ומתן להשגת מחירים טובים יותר - נחסך למחלקות הרכש, מה שמאפשר לחברות להוריד את עלויות הקנייה.- ממאפשר לאיש הרכש לקבל הצעות מחיר מבסיס גדול יותר של ספקים, לעומת מה שיכלו לקבל קודם לכן ולעקוב אחר תהליך הרכש און-ליין משלב הצעת המחיר ועד לאספקת המוצר.           יתרונות לספקים:  - הרחבת שוק הלקוחות, אשר משמעו הגדלת המכירות. עסקים באינטרנט יכולים להגדיל את מס' הלקוחות בעלות מינימאלית, אשר חוסכת    בעלויות הפרסום והשיווק הקונבנציונאליים.- מאפשר לספקים להיחשף ללקוחות באזור גיאוגרפי רחב יותר ולקהלי יעד חדשים וממוקדים, אליו לא יכלו להגיע ביעילות בשיטות המסורתיות. מכרזים אלקטרוניים -למה דווקא עכשיו? זירת המסחר האלקטרונית,  מאפשרת חשיפה למגוון מחירים רחב מעשרות ספקים ולא להסתפק ב- 2-3 הצעות מחיר. בצורה כזאת מקבל הרוכש שקיפות מלאה של מחירי השוק.       המסחר האלקטרוני הביא לשינוי בתקשורת בין שני הצדדים הן לקונים והן לספקים.מסמכי הנייר וערוצי התקשורת המקובלים כיום (פקס,   טלפון, דואר) הוחלפו ע"י מסמכים אלקטרוניים ותקשורת אלקטרונית מהירה.אין ספק, כי שימוש במערכות B2B מאפשר לחברות ביצוע רכש בצורה, יעילה, מהירה וזולה, תוך הקטנת עלויות הרכש והשיווק.