כיצד לבחור סורק, עלות מול תועלת 

בבואנו לבחור סורק ותוכנת ניהול, עלינו להכיר את מבנה העסק והיעדים לצמיחתו.
קיימים בשוק מבחר גדול של סורקים, אשר לכל אחד יתרונות ומוגבלויות, לצרכים כאלה ואחרים.
נטייה לחשוב שעלות גבוהה של סורק, אינה כדאית כלל לצורכי העסק. בתחשיב עסקי לא תמיד נכללים עלויות עבודה של פקידה נוספת לצורך סריקה מאחר שסורק מהיר יותר ויקר, יכול להשתלב בעבודה של פקידה נוכחית.
תחילה עלינו להעריך את כמויות הסריקה היומית. כמו כן יש לבדוק צרכים כגון גודל נייר.( A4-A3).
בהתחשב שלא כל המסמכים הישנים, במצב נורמאלי לסריקה במזין. יש סבירות שהדפים יתקעו וגם יקרעו ולכן יש לקחת אפשרות, שילוב משטח סריקה. בסורק, בתוספת מחיר.
כמו כן, יש בארגונים מסמכים שונים שאותם צריך לתייק בארכיב. חיפוש ידני של מסמך יכול לצרוך זמן יקר מהמזכירה.
גם ארכיב דיגיטאלי יש לערוך בצורה יעילה. ולכן קיימות תוכנות ניהול מסמכים.
תוכנות אלה יודעות לבצע חיפוש מסמך וגם בתוך המסמך במידה ובוצע בהם OCR.
עלות ביצוע OCR במסמכים סרוקים גבוהה , אבל מניעת גזל זמן בחיפוש מסמך ובתוכנו ,מביא תועלת רבה לארגון וגם חיסכון בזמן עבודה. חישוב הזמן למציאת מסמך ישן ע"י מסמך סרוק וממופתח שעבר OCR הוא בדומה לזמן חיפוש באינטרנט. עלויות התוכנות משתנה בהתאם לתאימות למערכת בארגון קיימות אפשריות לכתיבת אפליקציות ייחודיות לארגון כזה או אחר.
הליך ה- OCR יוצר קובץ כגון WORD שניתן לעיבוד ושינוי וניתנת אפשרות מפתוח עפ"י איזור מוגדר כגון מספר תעודה משלוח, ברקוד או שם הנמען.
תהליך ביצוע OCR אינה מדויק ויש לערוך את המסמכים שעברו את התהליך. חלופה לכך, שיש לשמור גם את מסמך הסרוק המקורי, ובכך להצליב מידע על תוכנו של המסמך.

נכתב ע"י ששון קזאז מנהל חברת איי סקנר. www.scanner.org.il