בדקה אחת שפויה - ניהול זמן בכלים חדשים 

בדקה אחת שפויה - ניהול זמן מתוך אחריות וסמכות אישית מלאה

סיפור על שיפור התפקוד של צוות הנהלת ארגון, אפקטיביות אישית, אינטואיציה וזמן, קצב בעבודת צוות, טייס אוטומטי בעבודה, וחשוב מכל - כלים חדשים לניהול זמן.


הרשו לי לשתף אתכם בדיון הנהלה, שגרתי, יגידו רבים, עבורי כמלווה את צוות ההנהלה זו הזדמנות להמחיש את הצורך והשימוש ב Time - shifting - בזמן אמת.

Time - shifting מודעות ומיומנויות הנוגעות ל : אפקטיביות אישית, עבודת צוות וכמובן לקצב וזמן. בהמשך נראה כיצד הכלי חיוני למי שמבקש לנהל את זמנו מתוך חזון ולחולל צמיחה אישית.

על הפרק באותה ישיבה קבלת החלטה האם להמליץ לדירקטוריון לרכוש חברה מסוימת, הזדמנות עסקית שמנהל הרכש זיהה והביא למנכ"ל לפני כמה חודשים.

מאז נערכו מספר בדיקות, והבוקר התכנסו לסיכום. יעל, מנהלת הכספים, ניתחה את הדוחות הכספיים של החברה והצביעה על עלויות מימון גבוהות ותזרים מזומנים בעייתי, מה שהסביר את הקושי להשקיע בפעילויות קידום מכירות ואת שקיעתה ההדרגתית של החברה. לדעתי זאת הזדמנות ! סיכמה, נוקבת בסכום ההשקעה הנדרש, מתייחסת לנתוני מכירות ורווחיות, שיוצגו לאחר מכן באופן מפורט ע"י קובי מנהל השיווק.

קובי הציג ניתוח עסקי - שיווקי, הסביר את מקומה של החברה ואת השינויים שהתחוללו בשוק בשנה האחרונה, מנמק את הערכת פוטנציאל המכירות. הסביר את תחושתו האופטימית תוך שהוא מפרט צעדים ושינויים לא מסובכים שיחזירו, לדעתו, חיים למערכת. עמדתו היתה ברורה ודבריו נחושים, וכאדם עם ניסיון שיווקי מוכח, דבריו נשמעו מבטיחים.

אריק, מנהל התפעול, היה האחרון להציג. הוא ביקר באתר המרכזי ובסניפי החברה מספר פעמים במשך התקופה, היו לו היו המלצות לשינויים תפעוליים שנשמעו נכונות ולא מסובכות מדי לביצוע.

הערה קטנה של משה, מנהל הרכש, על פוטנציאל רווח נוסף שלא דובר בו עד כה, קטעה את דבריו של אריק ועוררה בחדר תחושה שצריך להאיץ את הטיפול ולהיכנס לסגירת התנאים.

אלא שאריק, שעדיין לא סיים את דבריו, נראה פתאום חמור סבר, מתקשה להמשיך ברהיטות האופיינית לו. עלי להדגיש, הוא לקח חזרה את זכות הדיבור, שלבעלים ולמנהלי החברה יש ידע, קשרים והיכרויות מורכבים, וכדי לרכוש את סודות הענף ידרשו שתי עונות, קיץ וחורף, וללא ידע זה לא נצליח.

למרות שזכה למבטי ביטול וקוצר רוח, הוא המשיך. תיאר יחסי עבודה עכורים, מטיל ספק ביכולת הבעלים לתת כתף ליצירת התחלה חדשה. חובתנו לקחת בחשבון את סגנונם האישי של הנפשות הפועלות, ולא ברור לי איך, סיכם את דבריו.

שמתי לב שגדעון, יעל, קובי ומשה התקשו להתייחס לדבריו של אריק. היתה לי ברור שראשם בהמלצה לדירקטוריון והתקדמות במקביל במו"מ. אריק יצר להם "רעש במערכת".

כמי שמחויב להביא את תחושותיו ולנמק, פניתי למנכ"ל ולשאר החברים, מבקש רשות לפתוח פרק חדש למרות הלחץ לסגור את הישיבה.

אני חש שהחלק האחרון של דבריו של אריק לא יכול היה לזכות לתשומת הלב ולהקשבה הנדרשת. אריק העלה חשש מסיכונים שקשה להעריך ולכמת אותם. עד לחלק האחרון של דבריו שלטה בשיחה שפה של עובדות ונתונים ואריק, בסיכום דבריו, העלה תכנים בשפה של תחושות ורגשות.

בלי להיכנס לתוכן דבריו, ברור לי שסוג המידע שאריק הביא דורש הקשבה שלא ניתן ליצור כעת. חשתי בקושי להקשיב לו, ויתכן שדווקא בדבריו האחרונים טמון המפתח להצלחת הרכישה. בכל מקרה, תסכימו שנדרשת כאן זהירות.

אני מציע, הגבתי למבטו השואל של גדעון, שלפני קבלת החלטה תקיימו שיחות אישיות ביניכם, ותחשבו יחד על השפעת אופיין של הנפשות הפועלות על תהליך הרכישה והעברת הניהול.

חשתי שדברי עזרו לגדעון לזהות שגם אצלו, שועל עסקים וותיק, היו כמה הבהובים שלא עצר לבדקם. הוא קיבל את הצעתי וחברי הצוות פתחו יומנים.

באותה ישיבה נדרשו חברי צוות ליצור סינכרוניזציה של נוכחות אישית וחשיבה. לא בדיוק "להיות בראש אחד", אבל להבטיח הקשבה והבנה מרבית של הכל. של נתונים כספיים, של עובדות בשטח, של תחושות לגבי אנשים, ניתוח פעילות הארגון, קליטת מידע שמצוי בין השיטין. כל זאת לפני שעוברים ליצור מתוך כל אלה המלצות לדרג מעליהם וגיבוש של תוכניות פעולה.

לגדעון היה חשוב להבטיח קבלה של תמונת מצב בהירה ככל שניתן, ובנוסף לכך להבטיח שלא יישארו פערים לא מדוברים שייצרו לאחר מכן מרחק בין האנשים. מרחק במקרה הזה משמע תחושת אי שייכות מסוימת, שתגרום להירתמות מוגבלת. את מה שפעמים רבות מסתכם במשפט נימוסי כמו "בוא נסכים שאנו לא חייבים להסכים על הכל", הוא בקש להפוך למפגש קרוב, שבוחן במשותף כל היבט שמעלה כל אחד מחברי הצוות.

הצעתי להמשיך את תהליך קבלת ההחלטה בשיחות אישיות נבעה מתוך ידיעה ברורה, שתוכן דבריו של אריק דורש משאבי חשיבה רגשית, שקל יהיה לגייסם ולהיות אפקטיביים במפגש אישי. רגשות מתבהרים לאט, פעמים רבות מאחורי כותרת ראשונית יתגלו משמעויות נוספות. לכן תהליכי עיבוד של מידע רגשי דורשים יותר זמן מאשר עיבוד של נתונים ועובדות. להערכתי, באותה נקודת זמן לא ניתן היה לגייס את חברי הצוות לסוג ההקשבה שנדרשה.

כדי להביא נקודת מבט נוספת על הצורך בניהול זמן אחר אביא את סיפורה של מירב.

מירב הגיעה אלי בעקבות, הייתי אומר, תחושה כללית של אפיסת כוחות. מהנדסת אלקטרוניקה, מומחית בתחומה, מנהלת שיווק ומכירות בחברת הייטק.

זה לא עם השעות הארוכות שיש לי קושי, היא הסבירה. אני מגיעה מוקדם פעמיים בשבוע, והאיזון בחלוקת התפקידים בבית ביני לבעלי מצוין, המטפלת עושה עבודה נפלאה עם הילדים ואני מאד שקטה, מצאנו פתרון נפלא, אני שמחה איתו.

אני אוהבת יעדים מאתגרים, הם מניעים אותי ומסתבר כל פעם שהם מוציאים ממני יותר ממה שחשבתי שיש בי, אני אוהבת את זה. הקושי הוא שאני גומרת שתי פגישות מכירה ומרגישה מותשת. מתוכננת לחזור למשרד אחרי הצהריים ולעבוד על משימות חשובות, תזכור אני גם מנהלת מכירות וגם מנהלת שיווק, היא מדגישה, ואני בלי כוחות.

יש לי זמן אבל אני לא מוצאת את השקט שאני יודעת שיש בי, לא יכולה להתרכז, ומרגישה תסכול נוראי.

מה היה באותן שתי פגישות מכירה - אני שואל.

אני מנהלת 5 אנשי מכירות, היא מסבירה, וכאשר אחד מהם נתקל בלקוח רציני שהוא מתקשה לפצח הוא יודע שאני תמיד באה לעזור.

ובדרך כלל, אני ממשיך לשאול, מה קורה בפגישות הללו -

אני עושה את העבודה ויש עסקה ! אין אפס ! אני יודעת להתחבר לכל לקוח, אני אף פעם לא עושה שיחה טכנית, אני יודעת להקשיב, יכולה לזרום איתו . . . . מזהה היכן הוא סגור . . .

פתאום השתנה משהו בקצב השיחה הקולח של מירב, היא האטה, משחזרת . . . קצת בוהה, חושבת עם עצמה בקול רם . . . איש המכירות אליו התלוויתי לא הוציא הגה כל הפגישה. כשיצאנו שאלתי אותו אם לא היה לו מה לומר, הוא הסתכל עלי במבט מעריץ ואמר : אני אחר, תכליתי, מאד ממוקד ואת, אצלך הכל פתוח, לא מדברת על העניין ובסוף איך שהוא מתכנסים לפתרון, זה כמו קסם !

הרגשתי, מסבירה מירב, שהמחמאה שלו הסיטה את תשומת ליבי. הוא דיבר עלי ולא על עצמו, אבל לא ידעתי מה לעשות שם. בכל מקרה, סגרנו עסקה חשובה, מיהרה לחתוך.

אנחנו לקראת יעדי הרבעון הקרוב ואני לא מספיקה את חלקי בעבודת התכנון עם מחלקת הפיתוח.

יכולתי לזהות איך מיקוד החשיבה והקצב הפנימי שלה עוברים ממצב בו היא ממוקדת פנימה, איטית, מהרהרת, לקצב מהיר, מעשי, תכליתי, זז למטרה.

האם את יכולה למנות את כל התפקידים שאת מבצעת - שאלתי אותה ברוח שיחתה התפעולית.

התפקיד של מנהלת שיווק ומכירות כולל . . . התחילה לפרוט ניתוח עיסוק מהספר.

באיזה כובע הלכת לפגישת המכירות - אני מקשה.

כמנהלת מכירות, לא - חשה שזאת היתה שאלת מוקש.

לא, אני מציע פרשנות אחרת, הלכת כחונכת לאיש המכירות מבלי שעצרת קודם לחשוב ולשוחח על כך.

o.k . . .

אני מרגיש אותה מאטה, תמשיך ?

האם יהיה זה נכון לומר, אני שואל, שיש לך שיטה, גישה, דרך, תקראי לזה איך שתרצי, שעובדת. איש המכירות לא עובד על פי דרכך, ובמקום לעצור ולהבין שאת נדרשת ללמד אותו את השיטה, ולחנוך אותו, את, מתוך אחריות להשגת היעדים, רצה למכור במקומו.

ראיתי עיניים מבינות, אסימון שמתחיל . . . . ליפול . . . רק מתחיל, אמרתי לעצמי.

כל היום אני אעצור - היא פתאום זרקה.

הרגשתי שהיא במו"מ פנימי, בינה לבין עצמה, מפחדת לפתוח אך חשה ששם הפתרון.

את יכולה לומר מה עוד הרגשת במהלך הפגישה או אחריה ?

הלקוח איתו נפגשנו היה מנהל כספים שצריך היה לאשר את העסקה ורצה להבין יותר פרטים, אלא שהוא שיחק אותה כאילו לארגון אין ממש צורך במוצר שלנו, נושא שכבר טחנו עד אבק וברור לכל הנהלת החברה שהפתרון שלנו חיוני עבורם.

המשחק שלו הוציא ממני אגרסיביות שקטה, כלום לעומת מה שהתחולל בתוכי,

לא יודעת מה לעשות במצב כזה - להפוך שולחן אי אפשר, לעשות ממנו שקרן אסור, לשחק טמבל שלא קולטת אני לא יכולה.

מה עושים ?

מה עוד אני שואל - מה עוד הרגשת ?

כעסתי על עמוס איש המכירות שלא נקף אצבע כל הפגישה.

מה זאת אומרת - אני שואל.

אני מרגישה שהוא לא מתאמץ מספיק, לא מנסה להשתפר, לא בודק בעצמו מה לעשות, זורק אלי תפוח אדמה חם, צועק הצילו והכל בחיוך, בסחבקיות שאני לא יכולה לעמוד בפניה.

אם היית יכולה לומר לו את ההרגשה שלך בזמן אמת היית עושה את זה - אני מקשה.

קצת מפחיד, זה יכול להתפרש כאיום . . . אבל . . . אולי אין ברירה . . . אולי רק ככה אצליח להכניס שפיות בתוך הטרוף הזה.

בלי שאת יודעת מה את מרגישה, במדויק ! אני מדגיש, לעולם לא תוכלי לנהל שיחה שקטה ואפקטיבית. אם לא תתאמני לעצור, לעצור ולשאול את עצמך מה אני מרגישה, לעולם לא תוכלי לזהות את ההרגשות שלך באופן מדויק.

תראי, אמרתי, במותשות שלך יש מסרים שונים, קולות שונים. העצירה נועדה לאפשר לך להכיר את כל הקולות בתוכך.

זמן שתשקיעי באימון, וזמן שתיקחי במשך היום לעצור ולתת לעצמך דין וחשבון על מה שאת קולטת ומרגישה, הם מערכת ההגנה והצמיחה שלך. השקעה שתניב לך את הפירות הנפלאים ביותר.

ניהול זמן אינו רק "איך להספיק יותר בפחות זמן", ניהול זמן זה לדעת מה באמת חשוב לך מתוך מה שקורה לך. מתוך מה שמתרחש בשיחה הרגשית בתוכך. הקשבה שלך פנימה תעזור לך להחליט למה נכון להפנות משאבים, מתי נכון לעצור למרות שהיומן קובע אחרת.

לא היומן עושה אותנו אפקטיביים, היומן עוזר לתכנון, להקצאת משאבי הזמן. אבל הקשבה לרגשות חיונית כדי להבטיח שאנחנו בעשייה הנכונה. או במכוונות האישית הנכונה.

הקשבה למה את מרגישה יכולה להיות חלק ברור מהשפה שלך. את עושה את זה באופן טבעי כאשר את "זורמת עם הלקוח". אם לא תרגישי אותו, לא תוכלי לזרום. עשיית זמן להקשבה לעצמך תעזור לך לזרום עם עצמך, עם החלקים האוטנטיים ומלאי העוצמה האישית שלך.

הרגשתי את ההקשבה והנחישות של מירב ללמוד, וידעתי שצפויה לשנינו דרך מאתגרת.

אפקטיביות אישית - אמן את עצמך לחוש את הקצב הפנימי בו אתה מצוי, כך תבדוק האם אתה בהלימה לקצב הנדרש במגרש בו אתה מצוי.

פעמים רבות אנו נדרשים למספר מטלות בו - זמנית שהמעבר ביניהן אינו טריוויאלי, ושם במעבר, עלינו להשגיח.

אנו באמצע שיחת עבודה טעונה, מלבנים עימות שהיה, ומתפתח ויכוח. פגישה קשה שדורשת נוכחות מאומצת, קצב פנימי של התגייסות. לפתע מצלצל הטלפון, לקוח על הקו, כדי לענות לו תידרש לצאת ממצב הרוח הסוער, לעבור לנינוחות שתבטיח הקשבה מלאה ונימה ידידותית. מעבר לא מוצלח אל שיחת הטלפון ובחזרה ממנה עלול לפגוע באפקטיביות הדרושה בשתי המשימות.

כיצד תבטיח אפקטיביות - תנתק פלאפון מראש, להבטחת ריכוז - תתעלם מהצלצול - תיגש הצידה -
כל עוד אינך ער לקצב הפנימי ולתנאים הנכונים עבורך לתפקוד אפקטיבי במשימה העיקרית אתה עלול לסבול משחיקה קשה ומתפקוד נמוך בהרבה ממה שאתה מסוגל לו, בלי שאתה יודע להסביר את הסיבה.


אינטואיציה וזמן - פעמים רבות נדרש מנהל לפתח חשיבה שמהותה ליבון ועיבוד של תחושות ורגשות, עבודה שמפתחת אינטואיציה, יכולת לסמוך ולפעול מתוך מידע סובייקטיבי. שם מתגלים צבעי ביניים, משמעויות דקות שאינן שייכות לטריטוריה של כן - לא / שחור - לבן. שם מתגלה אמת שפעמים רבות נחבאת מעין כל.

אימון מביא תוצאות, וביטחון בהישענות על אינטואיציה אישית משתפר רק תוך שימוש. על כן נדרשת לגיטימציה לחשיבה ותקשורת מתוך זרימה חופשית. חוויית הזמן במצב של זרימה חופשית מתוארת פעמים רבות כאילו אין תחושת זמן. לא בקלות נרכשת המיומנות, יחד עם זאת תרומתה לא תסולא בפז.


זמן וקצב בעבודת צוות - כדי ליצור פגישת צוות בה אנשים מקשיבים במלוא תשומת הלב, תורמים ללא חשש, ומקדמים עשייה בה לכל אחד חלק אחר ומשלים, כדאי לעבור דרך "חימום". פעילות משותפת, מקדימה למטרת הפגישה, בה הנוכחות של כולם במרחב ובזמן המשותף עוברת דרך "מתאם", בדרך כלל השקטה, בה אנשים נפרדים מהעיסוק והקצב הקודמים, ונעשים יותר ויותר נוכחים - כאן ועכשיו. בהעדר השקטה מתאימה קורה לא פעם שאנשים מחפשים את ההתרגעות המשותפת בפטפוט מקצועי-חברתי, שעלול להוביל חלק מהם רק לעוד יותר אי שקט והסחות דעת.


טייס אוטומטי בעבודה - יש מצבי עבודה שבהם פועלים בנוהל, משהו אוטומטי. למשל, ישיבה שבועית קבועה שאיש לא מערער על מתכונתה, למרות תחושה של חוסר תועלת. רבים יעדיפו להיות נוכחים למרות שתרומתם לישיבה נמוכה ותרומת הישיבה להם עצמם גם היא מוטלת בספק. היכולת לעצור ולנסח תחושה באופן מפורש תתרום לאפשרות לנצל את הישיבה טוב יותר, או ליצור דיון שבסופו של דבר יביא לשינוי המתכונת.

ניסיוני בעבודה קבוצתית שעוסקת ברכישת כלים לזיהוי ועיבוד תחושות ורגשות מראה שבפרק זמן קצר יחסית, ניתן לפתח מיומנות זאת ולהגיע ממנה לכל מחוז אישי ומקצועי שאדם יבקש.

תודה על ההקשבה בלב פתוח, אמיר דרור