מה זה תרשים גאנט? ייעול זמן בניהול פרויקטים 

כל איש הייטק יגיד לכם שניהול פרויקטים הוא תחום חשוב לייעול הזמן בצורה הנכונה ביותר.
באחת מהתקופות העמוסות שהיו לי, החלטתי לפנות לחבר שלמד תואר ראשון בכלכלה וניהול. אחד מהנושאים היותר מדוברים היה 'תרשים גאנט'-כלי לניהול פרויקטים.

עד שהכרתי את עיקרון התרשים מקרוב, הייתי משתמש בתוכנה המבוססת עליו, כמו ה-MS Projects של מיקרוסופט, שמטרתה לבנות תהליך של פרויקט בצורה מפורטת עם משימות, זמנים, הגדרת יעדים, תקציבים ומי אחראי לכל משימה. אבל זה לא הספיק לי, ורציתי לחקור את השיטה לעומק.

"ובכן, מי מכם מכיר את תרשים גאנט?"
הסטודנטים למדו לעשות את התרשים קודם כל ידנית, על דפים, ורק לאחר שעשו זאת בצורה נכונה, הראו להם שיש תוכנה המיועדת לבצע זאת במחשב.. (דרך מעניינת לחזק את יסודות הלמידה?)
לכן, ישנם אנשים שעדיין משתמשים ב"שיטה הישנה", אותה רציתי ללמוד וביקשתי ממנו להסביר לי קצת על המושגים:

• הערכת זמן לביצוע הפרויקט.
• קשר קודם, התחלה, סוף ומה תלוי במה.
• אין כפילות משימות.
• כל משימה ניתן לבצע אותה ב ES בזמן הכי מוקדם שלה.

ניתן להגדיר:

• כותרת משימה
• פירוט משימה
• תאריך התחלה
• תאריך סיום
• דד ליין
• סטאטוס

• ישנן משימות התלויות בסיום משימה קודמת
• ישנן משימות התלויות באנשים אחרים
• "באפר", להוסיף כמה ימים, לקחת 'אקסטרה-טיים', כדי להימנע מהפתעות ולהצליח לעמוד בזמנים.

ניסיתי הרבה תוכנות ברשת כדי לנסות ולבנות לעצמי ניהול זמן נכון, אפילו קראתי ספר שנקרא "ניהול זמן". הבעיה היחידה הייתה שהזמן היחיד שהיה לי לקרוא אותו, היה בשירותים...
ואז יום אחד.. אותו חבר אמר לי משפט ששינה לי הכל: "ניהול פרויקטים זה לא רק כלי-זו תפיסה. "
פה זה היכה בי שאני צריך להבין ולדעת מה זה אומר, אתה צריך לכמת את העבודה שלך.
החלטתי שאני מתחיל לעשות ניסוי וטעיה בניהול הזמן שלי:

התחלתי לעבור ביחד עם הצוות שלי על המשימות, לראות כמה זמן לוקח לבצע כל דבר, לבדוק איפה אפשר לייעל, על מה מתעקבים הכי הרבה, על מה "כדאי לבזבז את הזמן" ועל מה שווה להקדיש את הזמן לדברים אחרים.
קראתי את הספר "4 שעות עבודה בשבוע", שנתן לי את ההבנה של הדברים הקטנים שלוקחים לנו המון זמן, כמו הדבר הכי בסיסי-קריאת מיילים! היום יש לי 3 מיילים, אחד מיועד לספאם והרשמות לכל מיני אתרים,
אחד הוא מייל מעבודה קודמת ועמוד בניוזלטרים מעניינים שאני בורר מה לקרוא ומתי, והשלישי מייל נוכחי שמתמלא רק במה שאני צריך ובו אני מתמקד.
התחלתי לקרוא מיילים בנקודות מסוימות ביום. שמתי הודעה אוטומטית שאנשים יקבלו מענה מיידי כלשהו, רק אם אני יודע שמישהו אמור לשלוח לי מייל ממש עכשיו, אני מתיישב לקרוא ומחזיר תשובה.

הבנתי שאיפה שאפשר לחסוך-אני חוסך, לדוגמא: סידורים. יש לנו המון ויש לנו תמיד! אני עושה לעצמי רשימה מסודרת של כל הסידורים השבוע לפי מיקומים או לפי דחיפות, כדי שלא אצטרך לנסוע הלוך-חזור הלוך-חזור, ומקדיש יום שלם רק להם.
כשהפכתי לעצמאי, מצאתי פתרון גם לפגישות. הרי ישנן פגישות שדורשות הכרות פנים אל פנים, אבל ישנן גם הרבה פגישות עבודה שמספיק שנפתח סקייפ ונתחיל לעבוד. חוסך זמן וכסף.

את המשימות שלי אני רושם ומסדר לפי עדיפות, מה שדחוף יבוצע קודם, מה שפחות יבוצע לאחר מכן.
אני משתדל לא להבטיח תוצאה מידית, אנשים אוהבים את "אפקט הוואו"-אתה אומר שייקח לך שבוע לבצע את המשימה ועושה אותה אחרי 3 ימים. זה רק משמח את הלקוח, מאשר לעשות הפוך,שאתה אומר ללקוח שייקח לך שלושה ימים ואז יש לך מוקש שקשה לך לפתור, הלקוח דורש להבין איפה העבודה עומדת, ונוצרת אי נעימות.

זה מזכיר לי שעשו פעם מחקר על מנכ"ל- הורידו לו את כל הסחות הדעת, טלפונים, מיילים, פניות של עובדים ללא התראה, שירותים, אוכל וכו', וגילו שהוא מתעסק נטו בעבודה במשך 36 דקות בלבד ממשמרת של יום עבודה של 9 שעות.

חשוב שתבינו שלעבוד שעות נוספות או לעבוד מתוך עייפות יכול ליצור נזק ולהניב תוצאות פחות טובות, מאשר להקדיש מספר שעות מצומצמות אבל איכותיות, ולפעמים להספיק אפילו דברים שהצבתם לעצמכם רק מחר!

ישנם המון כלים לניהול פרויקטים, ויש כאלה שאפילו מעדיפים לרשום הכול על דף, אתם צריכים לבדוק מה נוח לכם.

• MS Project.
• MS Exel.
• bsw.
• Outlook tasks.
• צ'אט מנהל המשימות של Gmail.
• לשלוח רשימה לאימייל.
• להדפיס.

מה שחשוב הוא שתעמדו בזמנים. בהצלחה!