והיה ויבוא מיתון....? 

יום שישי 18 אפריל 2008

ואם גם יבוא מיתון...........?

שתי אמרות עולות בזיכרוני: מיד.
"לך לנמלה עצל, למד דרכיה וחכם." ואצלנו, היהודים, נוהגים להגיד לאחרים (כמובן): " הטורח בערב שבת יוכל חלה בשבת".

ראשית.

בשאלה כיצד מנהלים, (בכול הרמות), מתמודדים עם הצורך הגובר, לקרוא את המפה המתגבשת, ולהקדים החלטות קריטיות לארגון בטרם התהוו כול התוצאות של השינויים המתרחשים בסביבה הקרובה והרחוקה, היא אחת השאלות החשובות של תקופתנו ובתשובה לשאלה, אם בכלל מתגבשת תשובה ועשייה, מוצפן גורל הארגון כולו. לחסד או לכליה.

קבוצות המידע.

לדעתי, הכול קיים בתוך הארגון, או יותר נכון להגיד, צריך להיות קיים בארגון.

קבוצה של נושאים חשובים, מתייחסים לתהליכים שהם מחוץ לארגון ושהמעקב בהתפתחותם, ושיוך השפעתם על הארגון הפרטי שלך, והיכולת לקרוא את הסיגנלים החלשים שלהם תוך ראיה של ההשפעות הצפויות בהתגברותם, הם באחריותו של המנכ"ל בטח, והיו"ר כמובן. באחריותם לדאוג שהמידע יגיע אליהם ברצף של פרקי זמן סביר. באחריותם להעריך אותם בהכשר לארגון הפרטי גם אם צורפו למידע, חוות דעת של יועצים אחרים.

בעניין זה כבר נאמר וצריך להזכיר כי: על אף דעותיהם של יועצים חשובים, ולפעמים יקרי - יקרים מדי, האחריות על קבלת עצותיהם חלה על מקבל ההצעה. מקבל ההחלטות הוא המפרש ומתרגם את ההצעות להחלטות מחייבות וכמובן יידרש לאחריות על התוצאות להחלטות שהתבצעו.

קבוצה שניה של נושאים, הנמצאים, או כדי לדייק, צריכים להימצא על שולחנם של המנהלים הבחירים ( המנכ"ל והיו"ר, לפחות) מקורם בנתונים שבארגון, חבוים פעמים בקבצים שבמחשבים, בחלקם בתוכניות וקבצים של עובדים המתעניינים ואיכפת להם מעבר למחייב אותם על פי הספר.
מה שדרוש הוא, התעניינות ודרישה לקבל לעתים קרובות את הנתונים על שולחנם של המנהלים כאשר הם מוצגים במספרים ובגרפים מאירי עיניים, שיש בהם כדי למשוך תשומת לב לשינויים חדים בהתרחשויות שיש להם קשר לנושאים המחייבים התייחסות מתמדת ושיש בשינויים שבהם סיגנלים לצפוי בהמשך. (על תוכנות BI שמעתם ?)

עד כאן לא חידשתי אלא חזרתי על דברים שכולם יודעים על אף שלפעמים לא זוכרים אותם, ודווקא כאשר הם דרושים לנו ביותר מתמיד. אני מרשה לעצמי לקבוע שכאשר הם נאלמים מאתנו, יתכן שאנחנו כבר באיזה משבורן קטן, מבוא לבאות וזאת, משום שהבעיות הדחופות מאפילות על הבעיות החשובות באמת. וזה כשלעצמו לא סימפטי.

וכאן, הערות לך הקורא. למי שזכה להגיע עד כאן.

המלצה ראשונה שלי : אם זה קורה, תנו לדרגים שתחתכם לפתור את הדחוף, התפנו לטפל בחשוב. יש בתוכנית של המחר כדי לתמוך בפתרונות של הדחוף היום וגם הרבה מעבר לזה.

נכון הוא, שאם הגעתם לצורך לטפל בדחוף, אתם כבר בצרות כול שהם. רוצו, תנחו ותאיצו בסמנכ"לים לתקן פרצות במידע הפנימי או את הפיגור בקריאת התרחשויות בסביבה הקרובה. הפעולה הכרחית להבנת הדחוף וקביעת סדר הטיפול בסעיפים המרכיבים את הדחוף.

אבל, במקביל ולא בטור,

ההתעניינות האישית וההבנה, הכרת המושגים המתחדשים והכרות המקורות קודמות לתוכניות מחשב ויועצים זריזים המציעים לכם חוברות של מידע מעובד. אני מטיל ספק ביכולת להתייחס ברצינות לחוברות שתקבלו בהעדר המידע ההתחלתי במושגים, במקורות ובפירושים הפרטיים שנכתבים על ידי בעלי מקצוע שלעסו את החומר ומכירים מבפנים את החוזקות והחולשות של כול אחת מהמילים שבחוברות.

שריינו ביומן לוח הזמנים שלכם, שעה יומית קלה של למידה של דברים חדשים שהתחדשו במשך הלילה ותקוו ששעה אחת תספיק.לכם. (באם שכחתם, חיזרו לעיין בראש הכתוב.)

נתונים מבחוץ. מעשי ובלי התפלספויות.

מומלץ בחום: עדיפים גרפים שיש בהם קווי מגמה. יותר טוב גרפים וגם מספרים. היזהרו בקריאת אחוזים. זה חשוב אבל צריך לדעת לשייך אותם נכון ובזהירות.

הביטו בחוץ, עננים באופק מסביב על אף שהשמים בהירים וגורמים פיננסיים מעלים לנו את דירוג האשראי..ולכן, נחוצים תמיד ועכשיו יותר מתמיד:

? ממוצעים מהנעשה בענף בהם אתם עוסקים - בשוק המקומי ובארצות היעד, של המוצרים המשווקים.
? נסו לקרוא נתונים וממוצעים של המתחרים הישירים בענף מול המספרים שלכם.
? נחוצים נתונים על הקף ההשקעות בענף ובמיוחד על תוכניות הפיתוח של המתחרים המרים.
? ידעה על דעת הבנקים והקצעות האשראי לפעילויות בתחום שלכם.
? חשוב להבין תהליכי השינויים במטבעות השונים והקורה במדינות שלהם.
? התמקדו בפילוח הנתונים כדי ליצור פרטה מתאימה ממנה תגזרו את סדר הטיפול בהנחה שהכוחות והאמצעים מוגבלים.

פרק חשוב, חוץ ארגוני נוגע לשאלות של רגולציה, חקיקה, של המדינה והרשויות המקומיות ואפילו מוסדות בעלי מעמד כמו "מינהל מקרקעי ישראל" שלהחלטותיהם השפעות חזקות על תחומי מסחר שונים ואפילו על המדד הכללי והצרכני.

שימו לב לנעשה בשוק העבודה כולל שינויים באבטלה ובמערכת היחסים המתנדנדת שבין המעסיקים, ההסתדרות והאוצר.

נקו רעשי מספרים הנובעים משערוכים שונים של הנכסים ושימרו על הערכות זהירות, מותאמות למחירים ריאליים. תנו עדיפות עליונה להבנת תזרימי המזומנים והשינויים שחלים מדי יום בהשוואה לאתמול. אי הבנת השינויים בתזרים כמוהו כמו אזעקת אש בשדה קוצים.

זה הרבה. אולי. אבל הכרחי. מה שנותר זה להכין גיליון בו נרכז את הדרוש, גיליון שיבטיח אחידות וימנע לשכוח נושא מתוך הרשימה. רוצים תוכנה. בבקשה. מוצע למי שיש כסף מיותר.

ומה יש בארגן וחשוב לבחון כול הזמן.

? שינויים במכירות. ולא לשכוח, מכירות פירושו מתן תמורת גביה של מזומנים. לא פיזור לנצרכים או לגורמים שלא משלמים.
? בחינת הפיגור והבנת מוסר התשלומים של הלקוחות, במיוחד הגדולים. גידול בחייבים ועליה בימי אשראי עלולים לקבוע את גורל החברה. זאת לא בדיחה.
? הודעות בנקים על שינויים בנפחי אשראי, זמינות, עלות ובקשות לשיהויים בביטחונות. (לא לשכוח את הבדיחה על המטריות בקיץ שמחזירים בחורף).
? פניות של ספקים לקצר זמני תשלומים.
? בחינת יצור למלאים בגלל עונתיות המכירות.
? שינויים בניצולת מכונות עמוסות.
? שינויים בצבר הזמנות - רצוי להבין ולהבדיל בין סוגי מוצרים. יש הכרח להתייחס פרטנית ולשמור על גישה עניינית.
? שינויים בעלויות של מחירי עבודה. גידול באבטלה או מחסור בבעלי מקצוע.
? שינויים במחירי חומרי גלם ובמקורות הרכש.
? עליה בתשלומי מחיר הכסף - הוצאות המימון

והכול בהשוואה לנתונים קודמים - לפחות 3 עד 4 נתונים קודמים שיאפשרו ציור גרף מגמה.

ולכול זה דרוש רצון טוב, נחישות ברישום הנתונים ולהיצמד למטרה.

המטרה:
? לשלוט ולהבין את מקורות הנתונים.
? לעדכן נתונים מיד שמתקבלים נתונים חדשים - בפרקי זמן קבועים.
? לנתח את שמראים הגרפים תוך בחינת הפרמטרים בינם לבין עצמם.(תחשוב על גרפים רבי נתונים.)
? תבקש הבהרות לנתונים שסדרי הגודל שלהם לא מוכרים לך.
? רשום לעצמך הערות והדגשים.
? רשום ניסוחים לסיכום שיכללו הנחיות לדרגים המבצעים.
? לחזור לבדוק את כול שעשית עד כאן. עשית הפעם ומדי תקופה שאמרת לעצמך שצריך לעשות זאת.
? לסמן משפטים שישמשו אותך בדיווח להנהלה ולדירקטוריון.

אם קפצת על תאריך מבלי לבצע את שאמרת שאתה צריך לעשות, תוריד לעצמך נקודה ודאג שלא תגיע לניקוד אפס. גם לזה הכן גרף.
אם הגעת לשם או המגמה יוצרת קו יורד, כתוב מכתב פיטורין.
זכור: כאשר השינויים מחוץ לארגון, המשפיעים על חיי הארגון, גדולים מיכולת הארגון להתאים עצמו בפנים, נשחקים הבלמים ויורד הכוח המניע שאמור לקיים את הארגון לאורך זמן. מי שאמור להבין זאת, בזמן, זהו המנכ"ל ולידו - בטור - היו"ר.

אז........... מה אתה תעשה אם יבוא מיתון - איך תיכנס אליו ואיך תצא ממנו.

אם אתה יודע................. אני מברך אותך. אם אין לך תשובה לשאלתי, שב ליד השולחן שאתה רגיל לשבת לידו, קח כוס שתייה קרה או קפה - המועדף עליך - נטרל פלאפונים ושיחות חוץ, והקדש רבע שעה לחשיבה שתוקדש לארגון הפעולות הדרושות שיאפשרו לך לגבש תשובות מספקות.

את מי צריכות התשובות לספק?
מישהו שישאל אותך ואיננו מהרעים, אלא מסווג על ידך כי רוצה טובתך. ואל תזלזל. תענה ברצינות.
אתה עשוי לגלות שזה לא פשוט. ואל תתייאש. זה הזמן לבחון את עצמך וביכולות שלך לנהל חברה פעילה, מצליחה ומתפתחת בתנאי מזג אוויר הפכפך, לא יציב ובסביבה של רעשים צורמים ואולי לא רלוונטיים למתרחש.

הצלחה, תמקם אותך ברשימת המצליחים, כשלון עשוי להיות מר מלענה.

את ההצלחה תזהה ללא בעיות. הכישלון הוא יותר מסובך לזיהוי. למשל: אם הצלחת אבל הכול התרחש באיחור ובלחץ וההצלחה משאירה אותך ללא כוחות להמשיך, התוצאה תהיה כישלון גם אם לזמן קצר ניתן לרשום הצלחה.
מסובך אבל לא נורא. מי שהתנסה בזה מבין אותי. עבור אחרים אחפש דוגמאות מתאימות.

כתב מתוך יוזמה פרטית כתגובה לרצף של הרצאות במי"ל.
דני פלד - ניר יצחק.