המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב שני: חתימת החוזה ומפרט טכני 

המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב שני: חתימת החוזה ומפרט טכני

לאחר שהגדרנו לעצמנו באופן מפורט את שטח המשרד הדרוש והתקציב נוכל להתחיל בשלב איתור הנכס.

שלב זה יכול להיערך עד מספר שבועות וכולל בין השאר ביקורים רבים בנכסים שונים המוצעים להשכרה, מו"מ על עלויות השכרת הנכס לקראת חתימה על חוזה, מו"מ על כל אחד מסעיפי חוזה השכירות אשר לכל אחד מהם השפעה מהותית וכספית, מו"מ על המפרט הנספח לחוזה ובו יוגדרו כל רכיבי התאמת הנכס, במידה ויבוצעו על חשבון המשכיר/הקונה באופן שיותאם לצרכיו.

בשלב זה נתמקד במפרט שיוגדר על ידי שני הצדדים ובו יתוארו כל רכיבי התאמת הנכס (השיפוץ).

אנו מלווים את לקוחותינו בשלב זה באופן צמוד עד כדי ייצוג מלא מול המשכיר ולבסוף מציגים את המפרט לקבלת אישורכם.

המפרט האמור, הוא לב ליבו של החוזה (מלבד התנאים המסחריים הכלולים בחוזה) ולכל סעיף משמעות כספית רחבה. כל פריט, כמות, גודל, סוג, איכות או תיאור מדויק של הדרישה אשר יכלל (או לא יכלל) במפרט, עלול לגרור הוצאה כספית ניכרת בהמשך וזאת כיוון שהמשכיר או קבלני הביצוע מטעמו לא יאפשרו חריגה כלשהי ממנו מאחר והם תמחרו את העבודה על פי המוגדר במפרט.

לצורך ההמחשה, כל בקשה לתוספת כמות של נקודת חשמל, תקשורת, גוף תאורה, קיר, סינרי הנמכת תקרה וסעיפים רבים אחרים יגררו חיוב על מחירון הקבלן ואיננו רוצים להגיע למצב זה שלא נלקח בחשבון מלכתחילה.

טיפ לנקודות ששוכחים: (תקשורת וחשמל למדפסות ציבוריות, לאורחים, לשעון נוכחות, אזעקה, הערכת חסר של נקודות חשמל/תקשורת בחדרים, חדרי ישיבות, במטבח וכדומה).

במפרט יוגדרו סעיפים רבים המתארים את סוגי הפריטים שיסופקו לנו במסגרת השיפוץ או התאמת הנכס.

רובם המכריע של שוכרי המשרדים אינם בקיאים בשפה המקצועית ובמשמעויות של המתואר במפרט ואינם לוקחים בחשבון את כל הרכיבים האמורים להיות כלולים בו עד לפרט הכי קטן (צריך לזכור כי האדריכל טרם החל עבודתו ואנו נדרשים לצפות את מכלול הדרישות המקובלות לתהליך התכנון. כמו כן, האדריכל יידרש להתאים את עצמו למוגדר במפרט (כמו כל שאר היועצים) ולא, ידרשו הוצאות נוספות מצידכם.

להלן דוגמאות ממפרט המתארים את השפה המקצועית וסוגי הפריטים.

לכל סעיף משמעויות רבות מבחינת כמות רצויה ואיכות. המשכיר ישאף לאיכות וכמות בעלי עלות נמוכה מצידו, ואנו נשאף לאיכות גבוהה וכמויות המותאמות לתכנון העתידי בפועל.

דוגמא לסעיפים ממפרט טכני הנילווה לחוזה:

• גופי תאורה: חדרים 6060 4*14 וואט עם נורות T-5 ומשנק אלקטרוני דגם חב' "שלתיאל" או "טלאור" או של חברת "געש" או שווה ערך. חדרי ישיבות 6060 2 * 55 וואט דגם "מטאור מרכז" או של חברת "געש" או של חב' "שלתיאל" או שווה ערך. פרוזדור PL שקוע 2*18  וואט דגם "ראת 17070" של חב' "געש" או חב' "שלתיאל" או שווה ערך.   בלובי, בעמדת הקבלה, חדר ישיבות, ובמסדרונות תאורה דקורטיבית על פי תוכנית אדריכלית בתאום עם המשכיר. כמות גופי תאורה בהתאם לסעיף 2.
• עוצמת התאורה הממוצעת בחדרי המשרדים, מדודה בגובה 1 מטר מהרצפה, תהיה כ- 700 לוקס, במסדרונות כ- 400 לוקס, חדרי ישיבות ואו אולם הדרכה כ- 800 לוקס ובמטבחון כ- 500 לוקס.
• "עמדת עבודה" מוגדרת להלן במארז פלסטי של "ניסקו" או שווה ערך הכוללת X שקעי כוח ו Y שקעי תקשורת תומכי CAT 6.
• בכל שטח המושכר יותקנו סה"כ  "עמדות עבודה" כאמור לפי מפתח של עמדת עבודה לכל 12 מ"ר ברוטו.  בסך בכל X "עמדות עבודה" .
• הדלתות והמשקופים מדדם "פנדור" או שוו"ע יהיו מעץ  מצופה ב –"למינטו" אגוז או שרי  או צבע המצוי בקטלוג וזמין לעבודה עם אטם גומי נעוץ במשקוף, ציר פייפ, הלבשות רחבות או שטוחות (לפי דרישת אדריכל) , מילוי 100% פלקסבורד, ידיות חב' אלבא דגם קורדובה 706 או שווה ערך, מנעול צלינדר משולב מאסטר וסטואפר דמוי נירוסטה חצי כדורי.
• תקרות אקוסטיות בחדרי משרדים – אריחי אקפון אדוונטג' 6060 חצי שקוע מונח על קונסטרוקציה 15 T כאשר בהיקף החדר שילוב של סינרי גבס.
• תקרות במסדרונות – אריחי אקפון אדוונטג' 6060 מונח מסגרת היקפית L+Z פרופיל T 15 לרבות סינר גבס היקפי בכמות של X.

 תהליך החתימה על חוזה יכול להתארך זמן לא מבוטל אותו יש לקחת בחשבון בתכנון לוחות הזמנים הצפויים לקראת אכלוס הנכס לאחר התאמתו.

על פי המוסכם בחוזה ומי יישא בעלויות התאמת הנכס, יכנס לעבודה אדריכל/מעצב פנים אשר יחל בתכנון מתאר הנכס. על כך ועוד בשלב הבא.

קראו כעת את הפרק השלישי - תכנון המשרד - עיצוב פנים

המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב ראשון: ייזום, הגדרת תקציב ואיתור נכס