דף הבית  >> 
 >> 

הרשם  |  התחבר


אמצעים דיגיטאלים לניהול תהליכים בארגון 

מאת    [ 02/04/2014 ]

מילים במאמר: 358   [ נצפה 1668 פעמים ]

במאמר הבא אפרט מגוון של אמצעים טכנולוגיים המאפשרים לנהל תהליכים סטנדרטיים בארגון:

ניהול מסמכים באמצעות מערכת ארכיון דיגיטאלי, סבב אישורים וחתימות דיגיטאלי, שליחת חשבוניות חתומות במייל ישירות מהמערכת הארגונית, ניהול ותיוק מסמכי אופיס כגון וורד, אקסל ופאוור-פוינט.

 

ניהול מסמכים באמצעות תוכנת ארכיון דיגיטאלי:

מה זה: במקום תיוק מסמכים ושמירתם בארכיון פיסי (קלסרים, מדפים, דפדפות וכדו') , תיוק קבצים באמצעות המחשב ושמירתם במערכת ארכיון ממוחשבת.

איך זה עובד:  מסמכי נייר נסרקים על ידי סורק משרדי והופכים לקבצי תמונה או PDF. לאחר מכן הם מתויקים במערכת ממוחשבת. ניתן להוסיף למסמכים המתויקים מאפיינים שונים לזיהוי (Metadata) שיאפשרו למשתמשים לאתר ולשלוף מסמכים במערכת על ידי הקלדת מילות חיפוש.

 

סבב אישורים וחתימות דיגיטאלי:

מה זה: מערכת workflow המאפשרת לנהל סבבים קבועים ודינאמיים לאישורים וחתימות על מסמכים שונים.

איך זה עובד: מסמכים הדורשים אישור מכמה גורמים בחברה נטענים למערכת ניהול הסבבים. כל מסמך עובר באמצעות המערכת בין המשתמשים השונים על פי תהליך מוגדר מראש לצורכי אישור, חתימה ובקרה. מערכות לניהול סבבים מאפשרות בדרך כלל התייעצויות בין הגורמים השונים, חיתום דיגיטאלית, בקרת תהליכים, אישורים ודחיות, כמו כן מערכת ניהול גמישה ליצירת סבבים אד-הוק, ניהול משתמשים, סוגי מסמכים והרשאות.

 

שליחת חשבוניות חתומות במייל ישירות מהמערכת הארגונית

מה זה: מערכות ארגוניות(ERP) מאפשרות בדרך כלל שליחה אוטומטית של החשבונית ישירות למייל הלקוח. מערכת חיתום דיגיטאלי מותאמת חותמת את המסמכים באופן דיגיטאלי הנדרש על פי חוק לפני השליחה.

איך זה עובד: מערכת חיתום מסמכים דיגיטאלית עובדת באינטגרציה עם המערכות הארגוניות (ERP) ושקופה למשתמש. היא רצה באופן אוטומטי ברקע לאחר הרצת הפקודה לשליחת החשבוניות במייל, חותמת אותם ומוסיפה את הנדרש על פי חוק, לאחר החתימה היא מחזירה אותם למערכת הארגונית להמשך ביצוע השליחה.

 

ניהול ותיוק מסמכי אופיס כגון וורד, אקסל ופאורפוינט

מה זה: תיוק מסמכי אופיס ישירות מהמסך עצמו למערכת ארכיון דיגיטאלי ו/או מערכת אישורים וסבבי חתימות

איך זה עובד: תוסף לאופיס המותאם למערכות ממוחשבות של ניהול מסמכים מאפשר בלחיצת כפתור מתוך המסמך לתייק אותו ישירות למערכת/ארכיון הרצוי. ניתן להוסיף מידע (metadata) על המסמך שיאפשר לאתרו על ידי מילות חיפוש. לאחר התיוק המסמך יהיה נגיש למשתמשים הרלונטיים.

 

חברת Tomax מתמחה בפתרונות סריקה וניהול מסמכים תוך ביצוע אינטגרציה בין האמצעים הטכנולוגים הקיימים בשוק.החברה עוסקת בפיתוח ושיווק תוכנות סריקה וניהול מסמכיםשירותי סריקה ומכירת סורקים מקצועיים.




מאמרים חדשים מומלצים: 

לגלות, לטפח, להצליח: חשיבות מימוש פוטנציאל הכישרון לילדים עם צרכים מיוחדים -  מאת: עמית קניגשטיין מומחה
המדריך לניהול כלכלת משק בית עם טיפים ועצות לניהול תקציב -  מאת: נדב טל מומחה
חשבתם שרכב חשמלי פוטר מטיפולים? תחשבו שוב! -  מאת: יואב ציפרוט מומחה
מה הסיבה לבעיות האיכות בעולם -  מאת: חנן מלין מומחה
מערכת יחסים רעילה- איך תזהו מניפולציות רגשיות ותתמודדו איתם  -  מאת: חגית לביא מומחה
לימודים במלחמה | איך ללמוד ולהישאר מרוכז בזמן מלחמה -  מאת: דניאל פאר
אימא אני מפחד' הדרכה להורים כיצד תוכלו לנווט את קשיי 'מצב המלחמה'? -  מאת: רזיאל פריגן פריגן מומחה
הדרך שבה AI (בינה מלאכותית) ממלאת את העולם בזבל דיגיטלי -  מאת: Michael - Micha Shafir מומחה
ספינת האהבה -  מאת: עומר וגנר מומחה
אומנות ברחבי העיר - זרז לשינוי, וטיפוח זהות תרבותית -  מאת: ירדן פרי מומחה

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

©2022 כל הזכויות שמורות

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים

לכותבי מאמרים:
פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
תנאי שימוש במאמרים



מאמרים בפייסבוק   מאמרים בטוויטר   מאמרים ביוטיוב