אמצעים דיגיטאלים לניהול תהליכים בארגון 

במאמר הבא אפרט מגוון של אמצעים טכנולוגיים המאפשרים לנהל תהליכים סטנדרטיים בארגון:

ניהול מסמכים באמצעות מערכת ארכיון דיגיטאלי, סבב אישורים וחתימות דיגיטאלי, שליחת חשבוניות חתומות במייל ישירות מהמערכת הארגונית, ניהול ותיוק מסמכי אופיס כגון וורד, אקסל ופאוור-פוינט.

ניהול מסמכים באמצעות תוכנת ארכיון דיגיטאלי:

מה זה: במקום תיוק מסמכים ושמירתם בארכיון פיסי (קלסרים, מדפים, דפדפות וכדו') , תיוק קבצים באמצעות המחשב ושמירתם במערכת ארכיון ממוחשבת.

איך זה עובד:  מסמכי נייר נסרקים על ידי סורק משרדי והופכים לקבצי תמונה או PDF. לאחר מכן הם מתויקים במערכת ממוחשבת. ניתן להוסיף למסמכים המתויקים מאפיינים שונים לזיהוי (Metadata) שיאפשרו למשתמשים לאתר ולשלוף מסמכים במערכת על ידי הקלדת מילות חיפוש.

סבב אישורים וחתימות דיגיטאלי:

מה זה: מערכת workflow המאפשרת לנהל סבבים קבועים ודינאמיים לאישורים וחתימות על מסמכים שונים.

איך זה עובד: מסמכים הדורשים אישור מכמה גורמים בחברה נטענים למערכת ניהול הסבבים. כל מסמך עובר באמצעות המערכת בין המשתמשים השונים על פי תהליך מוגדר מראש לצורכי אישור, חתימה ובקרה. מערכות לניהול סבבים מאפשרות בדרך כלל התייעצויות בין הגורמים השונים, חיתום דיגיטאלית, בקרת תהליכים, אישורים ודחיות, כמו כן מערכת ניהול גמישה ליצירת סבבים אד-הוק, ניהול משתמשים, סוגי מסמכים והרשאות.

שליחת חשבוניות חתומות במייל ישירות מהמערכת הארגונית

מה זה: מערכות ארגוניות(ERP) מאפשרות בדרך כלל שליחה אוטומטית של החשבונית ישירות למייל הלקוח. מערכת חיתום דיגיטאלי מותאמת חותמת את המסמכים באופן דיגיטאלי הנדרש על פי חוק לפני השליחה.

איך זה עובד: מערכת חיתום מסמכים דיגיטאלית עובדת באינטגרציה עם המערכות הארגוניות (ERP) ושקופה למשתמש. היא רצה באופן אוטומטי ברקע לאחר הרצת הפקודה לשליחת החשבוניות במייל, חותמת אותם ומוסיפה את הנדרש על פי חוק, לאחר החתימה היא מחזירה אותם למערכת הארגונית להמשך ביצוע השליחה.

ניהול ותיוק מסמכי אופיס כגון וורד, אקסל ופאורפוינט

מה זה: תיוק מסמכי אופיס ישירות מהמסך עצמו למערכת ארכיון דיגיטאלי ו/או מערכת אישורים וסבבי חתימות

איך זה עובד: תוסף לאופיס המותאם למערכות ממוחשבות של ניהול מסמכים מאפשר בלחיצת כפתור מתוך המסמך לתייק אותו ישירות למערכת/ארכיון הרצוי. ניתן להוסיף מידע (metadata) על המסמך שיאפשר לאתרו על ידי מילות חיפוש. לאחר התיוק המסמך יהיה נגיש למשתמשים הרלונטיים.