מכרזי איכות למיקור חוץ - שרותי הנהלת חשבונות וראיית חשבון - ברשויות מקומיות 

בית המשפט העליון (עע"מ 6145/12 - עיריית נצרת עילית נ' זאב הרטמן, חבר המועצה ואח') קבע לאחרונה בשבתו כבית משפט לערעורים בענינים מנהליים כי שרותי הנהלת חשבונות וראיית חשבון כפופים לחוק המכרזים ובכדי שרשות מקומית תקבל שירותים כאלה ותשלם עבורם  עליה לערוך מכרז. פסיקה דומה קבע בית המשפט העליון כברק לפני מספר שנים גם בנושא ספקי מערכות מחשוב. החלטה זאת מעוררת גל מכרזים מסוג נוסף ברשויות המקומיות שסברו עד כה כי שרותים אלה אינם מחוייבים במכרז למרות שההייקף  הכספי של ההתקשרות חורג בדרך כלל  ממדרגת ההתקשרויות הפטורה ממכרז.

ניהול ספרי הנהלת החשבונות, הביקורת הכספית של רואה החשבון בנושא הספרים כמו גם מערכות המחשוב על גביהן נרשמות, מתועדות ומדווחות פעולות אלה הינן לב ליבן של פעולות הרשות המקומית ולפיכך הרגישות הרבה לנושא. גזברי הרשויות המקומיות, ראשי הרשויות ושאר בעלי התפקידים, עובדים כבר שנים רבות עם משרדי ראיית חשבון. התחלופה בנושא מועטה והתפתחו קשרי אמון ההדי הדוקים בין רואי החשבון ומנהלי החשבונות לבין הגזברים ושאר בעלי התפקידים.

רואי החשבון מסייעים לבעלי התפקידים ברשות המקומית, לרכז נתונים הן כדוחות מהמערכות הממוחשבות, הן על ידי שימוש מתקדם בכלי BI  והן על ידי הורדת הנתונים לגליונות חישוב אלקטרוניים, להגיש את דוחות ולהתמודד עם נושאים מורכבים רבים שחלקם אינם בדיוק בתחום המקצועי הצר של הנהלת החשבונות או ראיית החשבון. רואי החשבון מסייעים לרשויות בהסדרת נושאים רבים מול משרד הפנים, משרדי ממשלה אחרים, ואף מול גורמים אחרים כמו בנקים. גם בנושאים כספים פנימיים כמו הכנת תקציב, הגשתו והתמודדות עם תביעות משפטיות כאלו ואחרות יש למשרדי החשבונאיים  עמדה ברת חשיבות והם מסייעים רבות לרשויות גם מתוקף העובדה שם "רואים את כל התמונה" ומסייעים לרשויות רבות נוספות לעבור תהליכים דומים.

קשרי אמון אלה בהחלט תרמו להמנעותם של רשויות רבות לערוך מכרז על שרותים אלה וזאת משום החשש שמא יבחר בהליך המכרז משרד אחר מהמשרד העובד עבור הרשות המקומית.

היות וההחלטת בית המשפט קבעה תקדים בלתי ניתן לעירעור,  מתחילות הרשויות לפרסום  מכרז פומבי לשרותים אלה, עוד בטרם תרשם הערה בדוחות הביקורת ועוד בטרם ידרש מאן דהוא לחיוב אישי.

הפתרון למצב זה הינו עריכת מכרז איכות לשרותים אלה. מכרזי האיכות הוכרו כבר על ידי הרגולטורים ובתי המשפט כפתרון הולם וחוקי למערכות ושרותים מורכבים. עריכת מכרז איכות אינה דבר של מה בכך והיא נדרשת לתהליך מורכב בו מעורבים אנשי מקצוע, יעוץ משפטי, יעוץ ביטוחי, אדמינסטרציה, וכד'.  ניתן ואפשר לסיים את התהליך בשביעות רצון מלאה של כל הגורמים המעורבים בדבר, למעט אלה שלא זכו  במכרז. במידה והתהליך התנהל כראוי והמסמכים הוכנו בקפידה לא יוכלו אף אותם גורמים שלא זכו במכרז לתקוף את ההחלטה שנתקבלה.

תהליך הכנת וביצוע מכרז האיכות כולל את השלבים הבאים:

• מיפוי מגוון השירותים החשבונאים שיכללו במכרז
• הגדרת משאבי כח האדם ואחרים שעל המציע לכלול בהצעתו
• איסוף נתונים כמויות, נפח פעילות, שעות עבודה, וכד'
• עריכת תחשיב עלויות לאספקת שרותי כח האדם הנדרשים
• הגדרת תנאי סף להשתתפות
• קביעת מחיר מינימום ומקסימום
• החלטה בדבר אמות המידה לקביעת הזוכה במכרז לרבות היחס בין העלות לבין רכיבי האיכות. אמות המידה יוגדרו ויפורסמו במסמכי המכרז בפרוט מדוייק עד עשירית האחוז של כל אמת מידה וסעיפי המשנה שלה לצורך פרוטן באופן שקוף לכל משתתפי המכרז.
• החלטה בדבר הרכב הצוות המקצועי שידרג מטעם הרשות המקומית  את המציעים בהתאם לאמות המידה האיכותיות שהוגדרו במכרז
• עריכת מסמכי המכרז שיכללו את הפרקים העיקריים הבאים:
• הוראות ותנאים מינהליים לרבות: מועדים, ערבויות, אמות מידה, טופס ניקוד, תצהירים וכד.
• S.O.W.  – תכולת השרות הנדרשים ואיפיונם
• חוזה יעודי לנושאי מיקור חוץ של הנהלת חשבונות וראיית חשבון לרבות SLA וערבות ביצוע
• הצעת המציע לרבות מחיר
• דיון ואישור מסמכי המכרז על ידי מקבלי ההחלטות ברשות המקומית
• פירסום המכרז לרבות מועדיו
• מענה לשאלות המציעים והפצת המענה לכל רוכשי המכרז
• קבלת הצעות
• בדיקת עמידת ההצעות בתנאי הסף
• פגישות הערכה של הועדה המקצועית של הרשות המקומית עם המציעים במכרז ורישום ניקוד המציעים בהתאם לטופס שהוגדר ופורסם מראש במסמכי המכרז.
• ריכוז נתונים ועריכתם במסמך מרכז
• אישור ניקוד האיכות על ידי הועדה המקצועית
• דיון וקבלת החלטות בדבר הזוכה במכרז על ידי ועדת המכרזים ואישור ראש הראשות.
• הנפקת הודעות הדבר הזכיה / אי זכיה
• קבלת מסמכים לביצוע ההתקשרות לרבות ערבות ביצוע ונספח ביטוח חתום על ידי חברת הביטוח של המציע.
• עידכון מסמכי החוזה במקרה שחל בהם שינוי כתוצאה מתהליך השאלות וההבהרות. ביצוע חתימות והתקשרות
• בקרה בדבר עמידת הזוכה במחוייבויות שלקח על עצמו במסגרת המכרז

כמפורט, מכרז האיכות הינו תהליך מורכב אותו יש לבצע בקפדנות ובמקצוענות שלב אחר שלב. הקפדה מדוקדקת על פרטים ושלבים תסייע לביצוע תהליך איכותי ולהגעה לשביעות רצון של הרשות המקומית ושל הגורמים האחרים. ניהול חלקי, קיצורי דרך, ומסמכים שאינם מוקפדים עלולים לגרור את הרשות המקומית לתהליך מסורבל, מכאיב ולחייב תוצאות שאינן הולמות את צרכי הרשות