איך חוסכים מקום במשרד בעזרת סריקת מסמכים, ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי? 

הופעתו של העולם הדיגיטלי הביאה לשינויים דרמטיים בדרך ההתנהלות של ארגונים ועסקים רבים. אם תנסו להביט לאחור כדי  לשחזר את ההתנהלות של המשרד הקודם שלכם, תישארו פעורי פה לנוכח הקפיצה העצומה בדיגיטציה שעבר המשרד. 

בלתי מתקבל על הדעת שרק שנים ספורות קודם לכן, כמויות גדולות כל כך של נייר עברו במשרד, וכיום חלק נכבד מהמידע עובר, מתקבל ונשלח באופן דיגיטלי. מסמכי נייר הופכים כיום למשהו מיושן. אם בעבר שלחנו מכתבים כדי להעביר מסר מסויים, כיום אנחנו שולחים אי מייל (דואר אלקטרוני) או פשוט מסמסים את המסר לצד השני. 

כל יום שעובר על מנהלי המשרדים שטרם השתלבו בעידן הדיגיטלי, מהווה סכנה מוחשית ומיידית למידע של הארגון. מלבד החששות הסביבתיים והצורך בדיגיטציה כדי להפעיל אנשים במהירות וביעילות, ההבנה שגפרור אחד קטן במשרד עלול להעלות השמימה את כל המידע והידע של הארגון, הופכת להיות ברורה יותר. 

חברות הרוצות לשגשג מבינות שעליהן ליישר קו עם מגמת הדיגיטציה. משרד דיגיטלי, או "משרד ללא נייר", מאפשר לארגון לתת שירות טוב ומהיר יותר ללקוחותיו. עסקים המעוניינים לייעל את הפעילות שלהם, לחסוך כסף, ולשפר את שירות הלקוחות שלהם, יכולים להשתמש בסריקת מסמכים כדי להשיג את כל השלושה. 

ארגונים אשר ביצעו את המעבר ל"משרד ללא ניירת" יוכלו להעיד, עד כמה יעילים הם נעשו. אם יש לכם צורך יומיומי בשליפת תיקיות ומסמכים, תגלו שכאשר המסמכים נסרקו והוכנסו למערכת דיגיטלית של ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי) רמת היעילות והיכולת לתת שירות לקוחות מהיר ומוצלח יותר, יממנו כבר בעצמם את סריקת המסמכים. 

אחד היתרונות של סריקת מסמכים הוא החיסכון הגדול בשטח האחסון במשרדי הארגון. ארגונים רבים סורקים את המסמכים שלהם כדי לשחרר שטחי אחסון שנתפסו על ידי הררי קלסרים. אלה המאחסנים מסמכים וקלסרים בבתי גניזה יודעים שעלות האחסון לאורך השנים היא גבוהה מאוד, הרבה יותר מהעלות לסרוק אותם. סריקת המסמכים הללו תהיה פתרון כלכלי יותר עבור הארגון מאשר אחסונם לאורך שנים. 

ארגונים בעלי שטחי אחסון תת קרקעיים המאחסנים שם את הקלסרים שלהם מגלים שלאחר מספר שנים הבלאי והריקבון שאחזו במסמכים משבש את היכולת לקרוא אותם ובעצם מייתר את השמירה שלהם. 

סריקת מסמכים משפרת את היעילות הארגונית גם בכך שאין צורך להסתמך על חיפוש ושליפת המסמך המקורי מהקלסר בו הוא תוייק. מקלידים את התוכן שאמור להיות במסמך ומוצאים אותו בקלות במערכת ניהול המסמכים, המאפשרת גישה מיידית לקבצים הדיגיטליים. 

חשוב לזכור שהנייר הוא יקר והוא צורך אנרגיה ומשאבים הן בתהליך הייצור שלו, הן בהדפסה עליו והן בשמירה שלו לאורך שנים. ברגע שעוברים לארכיון דיגיטלי מבטלים את הצורך לאחסון מסמכי נייר בארכיב / בארכיון / במחסן / במרתף / במשרד. 

חברות יכולות לשפר גם את התדמית הציבורית הירוקה של העסקים שלהם על ידי יישום אסטרטגיות סביבתיות ושימור. ניהול מסמכים דיגיטליים מפחית את צריכת הנייר, ייצור הפסולת, והוצאות נוספות והוא מוכיח את עצמו אצל אלה שעברו לנהל את המשרד שלהם במתכונת  Paperless. 

לקבלת פרטים ומידע נוסף מומלץ להיכנס לאתרים: דוקיומנטס ניהול מסמכים או סקאנבוק סריקת מסמכים.