לאן נעלם הזמן? 

לאן נעלם הזמן?

נתקלתי בכמה בעלי עסקים בחיי. כמה מהם יכולים בקלות לזכות בתואר אלוף העולם בכיבוי שריפות.

כך קרה עם בעל עסק מתחום הבניה. שגרת היום שלו הייתה כיבוי שריפות.

האבסורד הוא שבדרך כלל כשמציעים לאנשים שאין להם זמן, ללמוד איך להתארגן טוב יותר, התשובה המידית היא: "אין לי זמן".

לקוח שלי תאר את זה בעזרת סיפור:

חקלאי אחד באוסטרליה בילה את כל זמנו ברדיפה אחר הפרות במרעה.
כששאל אותו חבר כיצד הוא חושב שאפשר לפתור את הבעיה הוא השיב מהר מאוד, שצריך לבנות גדר בצורה כזו שלא יהיה לפרות לאן לברוח, ואז פשוט לתפוס אותן בצורה יעילה ואפקטיבית.

החבר שהכיר את אותו בחור בתור אחד שמבלה כבר זמן רב ברדיפה אחרי הפרות, שאל "מדוע אינך עושה את זה?" התשובה לא אחרה לבוא: "אין לי זמן לכך. אני עסוק ברדיפה אחרי הפרות! "

במקרה של הלקוח שלי, ההוא מתחום הבניה, התברר שבמשך יום וחצי בשבוע הוא מבלה בעיריות ורשויות כדי לטפל בהשגת האישורים הדרושים....

איך חוסכים יום וחצי בשבוע?

טיפול

ערכנו רשימת מוצרי משנה לתהליך העיקרי בעסק.

רשימת מוצרי משנה מורכבת מרשימת הפעולות שמתבצעות בתהליך החל מתחילתו ועד סופו. (קיימת שיטה יעילה מאוד לעשות זאת והטריק העיקרי הוא להתחיל מהסוף וללכת אחורה ברצף לכוון ההתחלה)

ביקשתי מבעל העסק לסמן X אדום ליד המקום בו הוא מרגיש שיש "פקק תנועה".

ליד כל פעולה, כחלק מתהליך הארגון והניתוח, רשמנו מי צריך לעשות את אותו תפקיד. לא לטעות! אל תרשום שם, אלא תפקיד. וזאת בגלל שאדם אחד ממלא תפקידים רבים, וגם, אנשים מתחלפים והתפקיד נשאר. במקום לרשום את שמו בכל המקומות שבהם הוא רגיל לעשות את הפעולה, רשמנו את שם התפקיד.

פתאום הוא ראה את הפתרון מול העיניים. להחליט על מסע שיווק - זה תפקיד של מנהל שיווק. למכור - זה כובע של איש מכירות. לייצר זה כובע של ארכיטקט. ולגשת לרשויות ולעיריות ולטפל בעינייני אישור טפסים - נדרש אחראי רשויות.

הגדרנו מה הדרישות מאותו אחראי רשויות שימלא את התפקיד.

הוא גייס עובדת מדהימה, עם גישה מצויינת לאנשים וידע בארכיטקטורה שמסוגלת לנסוע מרחקים לרשויות (כי הוא בונה בכל רחבי הארץ). מאחר והתפקיד כעת היה מוגדר מאוד, הוא הכשיר אותה במהירות והעביר לה חפיפה. ופתאום משימה שנראה היה שבלתי אפשרי להעבירה למישהו אחר, ששרפה הרבה זמן ואנרגיה, ויצרה התמודדויות עם הרבה משברים, ירדה ממנו בבת אחת ופינתה לו יום וחצי בשבוע לעיסוק בשיווק ומכירות, ובניהול הייצור.

כעת היה אפשר לנהל קמפיין שיווקי עם מלוא תשומת הלב ולצאת ליותר פגישות מכירה. הגרף של ערך הזמנות העבודה מראה עליה דרסטית, והוא בדרך לעקוף בקלות את היעד השנתי שהצבנו לעסק.

אשמח לענות על שאלות ולשמוע תוצאות מיישום.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע"מ