למרות מה שמקובל לחשוב, תוכנה להנהלת חשבונות וניהול העסק אינה משמשת רק לתיעוד לצרכי מס והפקת דו"חות. כמובן שאלו הן הפעולות החשובות והעיקריות של התוכנה, אך מכיוון שהנהלת חשבונות היא כורח המציאות הרי אופן העבודה בתוכנה משפיע רבות על פעולת העסק ותהליכי העבודה בו.
כמעט כל העסקים (למעט עוסק פטור וארגונים שלא למטרת רווח) מחוייבים להפיק חשבוניות וקבלות ללקוח. חיוב זה מחייב את העסק לוודא שמסמכים אלו הופקו בזמנם. המשמעות הכספית המיידית של קיזוז ההוצאות ממס גורם ללקוחות עסקיים לדרוש חשבונית מס בכל עסקה.
בשיטת מיסוי זו עסקים רבים מוצאים את עצמם בין הפטיש לסדן: מצד אחד הם נדרשים לספק חשבונית מס בהקדם האפשרי ומצד שני לספק תנאי אשראי אטקרטיביים ללקוחותיהם. התוצאה היא שלעיתים קרובות העסק נאלץ לשלם סכומים משמעותיים למע"מ עוד בטרם התקבל סכום זה מאת הלקוח. בעסקאות תשלומים פערי אשראי גדולים נספגים על ידי העסק, מצב זה מכביד כלכלית על העסק ועלול לגרור מפולת אשר תשחוק את תזרים המזומנים ותגרום להפסדים.
עסקים רבים מנסים להימנע ממתן אשראי בתשלומים או לגלם את מחיר האשראי בתוך מחיר המוצר. כך או כך נפגעת תחרותיות העסק וכדאיותו.
פתרון אפשרי לבעייה הוא הפקת קבלה ללקוח על עסקה בתשלומים והפקת חשבונית מס בכל פעם שהתשלום נפרע. אך פתרון זה מחייב רישום וניהול מדוייק של התשלומים והפקה של חשבוניות מס לכל התשלומים שנפרעו. בעלי עסקים רבים ובעיקר עצמאיים הם הנפגעים העקריים בגלל מגבלת משאבי הזמן העומדים לרשותם לעסוק בניהול הנהלת החשבונות בנוסף על ביצוע עבודתם המקצועית.
בחירה חכמה של תוכנה לניהול העסק עשוייה לפתור בעיה זו ולאפשר לעסק לנהל חשבונות באופן יעיל ונוח מבלי להסתבך בבעיות תזרים כתוצאה מעסקאות בתשלומים. תוכנה שיש בה מנגנון הפקת חשבוניות מתשלומים דחויים תאפשר לכם הפקה נוחה ומהירה של כל התשלומים שנפרעו ללא מאמץ. אם בנוסף לכך התוכנה מאפשרת לכם שליחת אוטומטית של החשבוניות במייל ללקוח, החיים שלכם יהפכו לקלים וריווחיים הרבה יותר.
דוד כהן, מנהל פיתוח עסקי בחברת 'עסקית'. עוסק בתחום הנהלת החשבונות תמיכה ומכירות משנת 2001.
