אחד הגורמים המרכזיים למתח וללחצים בקרב רוב האוכלוסייה הוא הנושא הכלכלי.
באופן מפתיע, או אולי בעצם לא, אין בהכרח קשר ישיר בין גובה ההכנסה לרמת המתח שגורם הנושא הכלכלי.
כאשר אנו מבצעים מעקב ותכנון אפקטיביים על התקציב, אנו לוקחים אחריות ושליטה על הנושא ובאופן טבעי, כאשר יש הרגשת שליטה, רמת אי הוודאות יורדת, רמת הביטחון עולה והתוצאה היא ירידה מפלס המתח הנגרם מנושא זה.
במצב ההפוך, בו אין אנו יודעים בבירור מה מצבנו הפיננסי, אנו חיים לפי הערכה של המצב ללא בסיס מוצק דיו וההחלטות מתקבלות כתוצאה מאילוצים שנוצרו. ההרגשה היא של חוסר שליטה וכאשר אנו נמצאים בחוסר שליטה, רמות אי הוודאות והמתח עולות.
ברמה המעשית, כאשר ננהל את התקציב באופן נכון, נוכל גם להפיק הרבה יותר מהכסף שלנו וכך נרוויח פעמים – גם רמת הוודאות עולה וגם נוכל להפיק יותר מאותו הכסף שיש לנו.
אז איך מנהלים תקציב ?
בשוק קיימים כלים רבים לניהול תקציבים, חלקם חינמיים (בד"כ הפשוטים יותר) וחלקם בתשלום. במאמר זה אתייחס למעקב על התקציב באמצעות טבלאות גיליון אלקטרוני (Excel).
קיימות מספר רמות של ניהול תקציב כאשר ההבדלים הם בעיקר ברמת הפירוט של ההכנסות וההוצאות. ברמה הבסיסית ביותר נסתכל על סה"כ ההכנסות ועל סה"כ ההוצאות, ברמת הביניים נחלק את ההוצאות וההכנסות לקטגוריות, ברמה הבאה לתת-קטגוריות וכן הלאה.
ניהול התקציב מורכב שני שלבים: בשלב הראשון נבצע תכנון ונקבע מסגרת תקציב. לאחר שקבענו את מסגרת התקציב נוכל לעבוד לשלב השני של ביצוע המעקב וניהול התקציב.
שלב ראשון – תכנון מסגרת תקציב
שלב זה הנו שלב מקדים אבל חשוב והכרחי להפקיד ולבצעו באופן מלא ומדוייק. מסגרת התקציב הנה הבסיס לניהול התקציב – בכדי לנהל תקציב (או כל דבר אחר) חשוב להגדירו באופן מדוייק ונכון. קביעת תקציב ריאלי המתאים לכל צרכי המשפחה הנה הבסיס החשוב ביותר לניהול התקציב. לצורך בניית מסגרת התקציב יש לדעת כמובן את המסגרת ההוצאות וההכנסות.
חישוב ההוצאות:
רצוי לעבור על כל ההוצאות שבוצעו בשנה אחרונה, או לפחות בחצי השנה האחרונה. לצורך זה ניתן להיעזר בדפי חשבון הבנק, פירוט כרטיסי האשראי, ספחי פנקסי השיקים וקבלות. את ההוצאות יש לרכז לפי קטגוריות ולקבל ממוצע חודשי לכל הוצאה.
חישוב ההכנסות:
לשכירים – יש לחשב את ההכנסה הממוצעת נטו לשנה האחרונה ולחלק ב 12.
עצמאים – רצוי לפי דוח רווח והפסד שנתי ולחלק ב 12. שימו לב לא לכלול את תשלומי החובה ברווחים (מס הכנסה, מע"מ, ביטוח לאומי).
במידה ויש הכנסות נוספות – שוב באותה הדרך למצוא את ההכנסה החודשית הממוצעת.
דוגמאות והערות:
• ארנונה – תשלום דו חודשי, יש לאסוף את כל התשלומים ולחלק ב 12.
• טסט לרכב – תשלום שנתי, יש לחלק ב 12.
• ביטוח ב-8 תשלומים, שוב לחלק את הסכום המצבר ב 12.
• קייטנות – להוסיף את סכום הקייטנות להוצאות הלימודים/גן ואת הסכום המתקבל לחלק ב 12.
• השכרת נכס – הכנסה נוספת, יש לחשב את הרווח נטו (שכ"ד פחות הוצאות) ולחלק ב 12.
• יש להוסיף בסעיף ההוצאות – "הוצאות לא מתוכננות" בשווי של כ 10%-15% מההוצאות כל חודש.
תכנון התקציב:
בתקציב נכון, על ההכנסות להיות גדולות מההוצאות. אין אפשרות אחרת !
אם המצב אינו כך, יש לבחון את ההוצאות ולהתאימן להכנסות. כלומר, לעבור על כל סעיפי ההוצאות ולראות היכן ניתן לצמצם או, לחליפין, למצוא מקורות הכנסה נוספים. תכנון תקציב שאינו חיובי או לפחות מאוזן הוא פתח גדול לצרות, לחוסר שליטה ולכל התופעות המוזכרות בתחילת המאמר.
שלב שני - מעקב ניהול ובקרת התקציב:
בסוף כל חודש, נחשב את ההכנסות וההוצאות לאותו החודש ונכניס אותן לטבלה במקום המתאים. לאחר הכנסת הנתונים, נבדוק את התאמת ההוצאות וההכנסות לתקציב. שימו לב כי כל הוצאה תבחן מול תכנון ההוצאה (מאחר ויש הוצאות והכנסות שאינן קבועות) ואסור להעביר "עודפים" מסעיף אחד למשנהו כיוון שעלינו להתייחס לכל הסעיפים ברמה השנתית.
בחינת העמידה בתקציב תעשה כאמור רק ברמת הסעיפים, כי נניח לדוגמא שסעיף החשמל החודשי הנו 500 ש"ח והחודש לא היה חשבון חשמל כיוון שהחשבון הנו דו-חודשי. במקרה זה, לא נוכל להעביר את 500 השקלים ה"עודפים" כי כך הם יחסרו לנו בחודש הבא.
כמובן שיש לקחת בחשבון את כל הגורמים, כגון תשלומים שנתיים, דו-חודשיים, עונתיים וכו'.
במידה ואנו רואים כי אנו לקראת חריגה מהתקציב, יש לתקן את תוכנית התקציב בהתאם באמצעות צמצום הוצאות ו/או הגדלת הכנסות.
