אחד הקשיים הגדולים ביותר בהתקנה ובהרצה של מערכת CRM, אם לא הקושי העיקרי, הוא לגרום לעובדי המשרד לקבל את התוכנה. לאנשים לא קל להניח בצד את הרגלי העבודה הישנים והמוכרים להם לטובת הרגלים חדשים. הרבה פעמים, הטכנולוגיה נתפסת כמשהו מאיים. עובדי המשרד עלולים להרגיש מאויימים, בשל הטכנולוגיה החדשה.
לעיתים תכופות, אנשים הם ממש עבדים של ההרגלים הישנים שלהם. הרגלים הם טקסים שחוזרים על עצמם ויש בהם משהו מוכר, מנחם ואוטומאטי. כאשר אנשים מנסים לחרוג מההרגלים, הם מרגישים כאילו דבר כלשהוא פשוט אינו כשורה.
ובכן, עליכם לגרום לעובדים שלכם לקבל את התוכנה בפתיחות ולא להניח להם להיתלות בהרגליהם הישנים. ההצלחה של תוכנת CRM תלויה במידה רבה בתגובת העובדים. איך עושים זאת? הנה כמה טיפים:
תוקף פורמאלי. כאשר אתם מדברים על CRM ומציגים אותה לפני העובדים ההמומים, עשו זאת בנוכחותו של מנהל בכיר או הבעלים. באופן זה, אתם למעשה מראים להם כי כוונותיכם רציניות. איש מהעובדים לא יחשוב, כי מדובר בפאזה חולפת או בשיגעון אישי שלכם שיעלם במהירות. הבעלים/המנהל הבכיר נותן תוקף לתוכנה.
הסבירו את יתרונות המערכת וכיצד היא עתידה לשנות את חייהם. כאשר אתם מכנסים את כל העובדים ומסבירים להם על התוכנה, יתכן שתדברו על כמה שהתוכנה מועילה לעסק, לחזון החברה, לרווחים העתידיים וכו'. ובכן, זה לא מעניין את העובדים. גם כך הם מרגישים כמו ברגים קטנים, בתוך מנגנון ענק, שלא ממש אכפת לו מרווחתם. דברו על כמה שהתוכנה תקל על העובדים עצמם. מהם היתרונות של התוכנה, שיתרמו לכל אחד מהם.
כוונו את דבריכם גם לאנשי המכירות. אמרו להם כיצד תוכנות CRM יורידו מכתפיהם עומס ויבצעו באופן אוטומאטי מטלות שחורות ושנואות. כיצד הן יקצרו תהליכי מכירה ויסייעו להם לסגור עסקאות רבות יותר.
בחרו נציג מכל מחלקה, אשר אחת לחודש ידווח על התקדמות התוכנה, שיפורים נדרשים ועוד. התקנה של תוכנת קישרי לקוחות היא לא "פגע וברח". עליכם להמשיך ולעקוב אחר התוכנה ולבדוק האם נדרשים שינויים. מסיבה זו, הקפידו על תקשורת קבועה ושוטפת עם נציגי המחלקות.
עשו מאמץ מתמיד, לשפר את התוכנה. חשבו כיצד ניתן לקצר תהליכים מעיקים בחברה, כיצד ניתן להפוך תהליכים מרגיזים שמתבצעים באופן ידני לאוטומאטיים ועוד. זכרו, לא רכשתם תוכנת קישרי לקוחות כדי שהמצב יישאר כפי שהוא, אלא כדי לגרום לשינוי.
התחילו להדריך את העובדים הרבה לפני שהתוכנה מגיעה. בנוסף, כדי לתבל את ההדרכה ולהכניס בה חיים, עשו שימוש במגוון חומרים, כגון מצגות, סרטונים ועוד.
צ'פרו את העובדים, שמראים נכונות גבוהה להסתגל למערכת. יתכן שעובדיכם אינם טורחים להסתגל למערכת, פשוט מכיוון שאין להם מוטיבציה, אז מדוע שלא תעניקו להם אחת?
***מוגש בחסות Reut One - החופש לבחור את הטוב והמתאים ביותר. Reut One הינה בית פתרונות בתחום מערכות CRM המתמחה ביישום, פיתוח והטמעת מערכות CRM.
Reut One - החופש לבחור את הטוב והמתאים ביותר.
