כיצד התקשורת שלכם עם אחרים יכולה לחסוך לכם בזמן? 

התקשורת שלכם עם אחרים דורשת זמן, יותר זמן מכל חלק אחר של היום.

אתם יכולים למזער את בזבוז הזמן ע"י כך שתלמדו אסטרטגיות לניהול זמן שיעזרו לכם ליצור תקשורת יותר יעילה עם אחרים.

אתם יכולים גם למקסם ביצוע של העבודה ע"י שיפור התקשורת שלכם.

אי הבנה זה בזבוז זמן

בזבוז זמן אדיר נוצר מתוך אי הבנות בין אנשים לגבי תפקידים, יעדים ורמת אחריות.

אנשים לא יודעים מה מצפים מהם לעשות, איך לעשות את זה ועד מתי.

אי הבנות מובילות לחוסר יעילות, כעס ותסכול. לעיתים נדרש זמן רב על מנת להבהיר את חוסר ההבנה ולהחזיר את העניינים לשגרה.

אולי 85% מהשמחה (או חוסר שמחה) בחיים נוגע למעורבות של אנשים אחרים ברמה כלשהי.

תקשורת לקויה עם אנשים אחרים יכולה ליצור בזבוז זמן אדיר ולהפחית את הביצועים בעבודה. אבל אפשר לתקן את זה בקלות באמצעות ניהול זמן יעיל.

עדיפויות לא ברורות ורמת עבודה

אי הבנה בנוגע לעדיפויות לעיתים מוביל אותך לעבוד במשימה הלא נכונה, בזמן השגוי, מהסיבה הלא נכונה, ויכול להיות שמביאה לרמת ביצוע לא מספיק טובה.

או שהבעיה עשויה להיות שאתה עובד עבור האדם הלא נכון.

הסיבה החשובה ביותר שגורמת לרמות גבוהות של מוטיבציה בעבודה ורמות גבוהות של ביצוע מוגדרת כ"לדעת בדיוק מה מצפים ממך"

מצד שני, התלונה מספר אחת של שכירים היא שהם לא יודעים מה מצפים מהם.

כדי למזער את בזבוז הזמן ולהעלות את רמת הביצוע בעבודה, אתה תצטרך להיות ברור לחלוטין לגבי המשימה ומה אתה מצפה שיתבצע. אתה תצטרך בהירות בנוגע ללוח הזמנים והדדליינים.

אתה תצטרך בהירות בנוגע לתגמולים על עבודה טובה והשלכות בנוגע לביצוע העבודה.

אם אתה רציני בנוגע לשיפור ניהול הזמן- בהירות היא הכל.

האצלת סמכויות לא יעילה וניהול זמן לקוי

האצלת סמכויות לקויה לאחרים , מובילה לטויוית ותסכול מצד העובד ומצד המעסיק.

זהו בזבוז זמן אדיר ודבר חשוב להתאמן בו.

אחד החוקים של הצלחה בחיים ובעבודה הוא "להניח שלכולם יש כוונות טובות".

אפשר להניח שמאחורי פעולותיו של כל אדם יש כוונות טובות, אבל האצלת סמכויות לקויה גורמת אפילו לאדם הכי כשרוני וכנה לבצע משימה בצורה לקויה או בכלל את המשימה הלא נכונה.

לכן, הם מגיעים למצב של תסכול ועצב.

סמכותיות לא ברורה

כאשר אין גבולות ברורים לסמכותיות ותחומי אחריות זה מוביל לבזבוז זמן. אנשים לא יודעים מי אמור לעשות את העבודה, מתי היא אמורה להיעשות, ומה רמת האיכות המבוקשת.

אנשים פשוט נמצאים במצב שבו הם תוהים, מי אמור לדווח להם? מי בודק? מי הבוס?

מידע לא שלם

עוד מקור לבזבוז זמן גדול בעסקים הוא מידע חלקי הוא חוסר מידע, מה שמוביל להשערות ופרשנויות ומסקנות שמורידות את רמת הביצוע.

זה מדהים איך שלעיתים אנשים קופצים למסקנות או מפתחים השערות שגויות על בסיס מידע שגוי.

המנהלים הטובים ביותר לוקחים את הזמן לשאול שאלות, ואז הם מקשיבים בזהירות לתשובות לפני שהם מקבלים החלטות.

אם ישנה פיסת אינפורמציה שטומנת בחובה בעיה או קושי, תבדוק פעמיים את המידע הזה כדי לוודא שהוא נכון.

פגישות רבות מדי או פגישות חסרות מטרה

יותר מדי פגישות, או פגישות חסרות מטרה שממשיכות ללא אג'נדה, כיוון, או סיכום, הם בזבוז זמן אדיר.

אלו ישיבות שמתחילות ומסתיימות ללא מסקנה כלשהי.

שום בעיות לא נפתרו, שום החלטות לא התקבלו, ושום תחומי אחריות לא נקבעו. שם דדליינים לא סוכמו ולא נקבעה שום פעולה בהתאם.

חוסר בהירות בנוגע לתפקיד של אדם אחר

חוסר מידע או תקשורת לא ברורה על נושאים חשובים משפיע על עבודתו של אדם אחר ויכולה לבזבז זמן.

מקומות העבודה הכי לא יעילים הם אלו שאף אחד שם לא ממש בטוח מה קורה.

במצב כזה, אנשים לא ברורים בנוגע לאחריות שלהם, לא בטוחים לגבי העבודה, ולא לוקחים סיכונים.

כשאנשים לא יודעים מה קורה, זה מוביל לחוסר מוטיבציה, איכות עבודה לקויה, ניהול זמן לקוי ו"משחק בטוח".

אנשים צריכים לדעת כל מה שקורה בחברה שמשפיע על העבודה שלהם. החברות הכי טובות פתוחות וכנות עם כל העובדים לגבי העניינים החשובים שמשפיעים על החברה.

עובדים צריכים לדעת מה קורה ואיך העבודה שלהם משתלבת בתמונה הגדולה.

כאשר עובדים מרגישים שדברים לא ברורים ולא בטוחים, הרבה זמן מתבזבז כתוצאה משיחות, דיונים, רכילות שמוביל לעבודה לא יעילה והרגלי עבודה לא יעילות וביצוע עבודה לקוי.

בקיצור, היכולת לשך לפנות זמן טמונה לא רק בכלים שאתה תשתמש לניהול הזמן. למשל: כיצד לנהל את התיבת האימייל או כיצד וכמה לענות לטלפון הנייד אלא נוגעת ברובד אישי הקשור לתקשורת שלך מול אנשים אחרים.