הרבה מאוד עסקים גם גדולים וגם קטנים לא הפנימו את הנושא של סריקת מסמכים והפיכת לדיגיטליים. הפחדים שעוצרים אותם לבצע זאת בדרך כלל נובעים מחשש לפרצות או גניבה. כיום קבצים דיגיטליים הופכים ליותר ויותר מוצפנים ושמורים וקשה מאוד לגשת אליהם ללא הרשמה מתאימה.
על ידי סריקת מסמכי העסק המקום הופך להיות מאורגן יותר וכמובן העולם הופך לירוק יותר. המסמכים נסרקים בכל צורה אם זה מסמך טקסט, או תמונה או תרשים הכל מאובטח ומאורגן לפי התוכנה. המגמה הפופולרית הגדלה זהו הכיוון העסקים הירוקים, תשימו לב כי לכל דבר עכשיו מוסיפים חותמת ירוקה כי זה עוזר לסביבה אבל כל עוד ממשיכים לייצר מוצר פיזי שנשלח לפח אחריי זה הוא לא ממש עוזר לסביבה, לכן בעזרת סריקת מסמכים את מקצצים בהוצאות הניירת ותורמים לסביבה הירוקה.
המסמכים נגישים יותר במהירות מרובה יותר. ללא צורך בכוח אדם נוסף שינהל לכם את המסמכחים הכל מתבצע כמעט אוטומטי כיוון שלפני הסריקת מסמכים צריך לארגן אותם ולתייק אותם לאיזורים המתאימים שלהם.
על מנת להתחיל את עבודת סריקת מסמכים כל מה שצריך עבור התהליך זה סורק מסמכים פשוט, תוכנת סריקה, כבל USB כל אלה זמינים בחנויות. בנוסף אם העסק מתכנן עם צוות הוא חייב שתהיה לו מערכת מסודרת שתארגן לו את המסמכים ותסדר אותם בכל פעם שהוא מבצע סריקה של מסמך.
אז איך בדיוק פועלת המערכת?
כבל ה-USB המחבר בין הסורק למחשב, בעוד תוכנת הסריקה תתייג כמו שצריך ותשמור את התמונה. הקפד לבחור סורקים איכותיים כדי לקבל את הפלט המועדף. יחידות אלו יכול להיות יקרות אבל בדרך כלל תגלו אלה זמינים במחירים סבירים. ניתן להשתמש בציוד זה לא רק במקום העבודה אלא גם הבית שלך גם כן.
בתור התחלה, לטעון את התוכנה סריקה במחשב. המערכת צריכה לקבל את הסורק. הודעה תופיע המאשר את השינוי. עכשיו אתה יכול לשים כל קובץ שאתה צריך, יהיה זה קבלות, קבצים משפטיים ואחרים על המסך של הסורק. ודא כי הקובץ עומד בפני את המסך כמו שצריך. לחצו על לחצן ההתחלה להתחיל בסריקה.
סריקת מסמכים גדולים
הסורק פועל כמו מכונת צילום. הוא הולך ליצור העתק מדויק של הקובץ המקורי, יש לוודא שהיא מקבלת את כל הפרטים כבר מן הקצה האחד אל השני. אתה יכול להשתמש בתוכנה הדמיה לאחר סריקה. לאחר ביצוע הסריקה צריך לתייג את הקובץ ולאחסן אותו על הכונן הקשיח של המחשב. עסקים רבים צריכים להעביר מסמכים לכן אולי כדי להעלות את הקבצים הדיגיטליים על CDR או להעלות אותם לשרת לאחסון.
זהו תהליך פשוט אשר עושה את המסמכים נגישים בקלות. כל שעליכם לעשות הוא להקליד את התווית של הקובץ שאתה רוצה והקובץ יימצא מיד. קבצים דיגיטליים נגישים בקלות למנוע בזבוז זמן מסמכים המבקשים מן ארונות אחסון קבצים או מחסן. תהליך זה יהיה בהחלט לחסוך יותר זמן ומאמץ.
הליך זה מסייע לך לשמור על מסמכים חיוניים. ניתן לצפות במסמך בלי נזק. זה יהיה גם בעל סבירות נמוכה כי המסמך ילך לאיבוד. יתר על כן, זה יכול להיות מוגן מפני תאונות פתאומיות עבור מופע אש והצפות. תהליכים אלה הם גם ידידותי לסביבה. זה עוזר לך לפעול במשרד דיגיטלי, ובהתחשב בעובדה הניירות שלך הפכו דיגיטלית, ניתן להפחית את ההוצאות על חומרים נייר ודיו.
