ניהול המשרד המודרני 

תוכנת ה - Aplan מהווה מערכת ניהולית מקיפה המכילה את כלל האינפורמציה העסקית של המשרד המודרני.

מה זה אומר בעצם -
Aplan נותנת בידי המנהלים שליטה מלאה על המידע הכולל לגבי לקוחות המשרד, ההכנסות וההוצאות, ובנוסף מידע מלא בזמן אמת על מצב המשימות המבוצעות על ידי עובדי המשרד.

Aplan נותנת בידי המנהל אפשרויות כמעט בלתי מוגבלות לניהול המשרד המודרני: ריכוז האינפורמציה לגבי הלקוח, ניהול פרויקטים ומשימות שוטפות בכל תחום קיים, והפקת מידע מיידי על פי צרכי המנהל.
אם את/ה בעל משרד רואה חשבון או יועץ מס, Aplan תאפשר לך לרכז את כל המידע העסקי של הלקוח, התוכנה כוללת מערכת לניהול משימות מחזוריות כגון ביצוע תשלומים, גבייה, ניהול פרויקטים שנתיים, ומעקב אחר ביצוע אורכות.
מערכת להפקת תעודות (חשבוניות, קבלות, הסכמים, הפקדות ועוד..) ולניהול הגבייה במשרד.
התוכנה כוללת גם מערכת לאיסוף שעות (קליטת שעות עבודה ללקוח) וחיוב לקוחות לפי שעות העבודה ומחירונים שונים.
בעזרת תצוגת הנתונים המתקדמת בתוכנת ה- Aplan יכול המנהל לעקוב אחר ביצוע המשימות על פי חתכי תאריכים או אחוזי ביצוע.
יתרה מכך ניתן לקשר את כלל מסמכי וקבצי הלקוחות וכן אי מיילים לכרטיס פרטי הלקוח, לייבא ולייצא קבצים. התוכנה תרכז עבורך את כל האינפורמציה, שבדרך כלל מפוזרת בארכיון או בתיקיות שונות, במקום אחד - כרטיס פרטי הלקוח. Aplan תהווה עבורך את כלי הניהול המודרני האולטימטיבי.

אם את/ה בעל משרד אדריכלים, מהנדסים, או כל משרד אחר הנדרש לנהל פרויקטים ומשימות המבוצעים עבור לקוחותיך, Aplan תאפשר לך לארגן את הפרויקטים והמשימות עבור עובדי המשרד.
ארגון המשימות, שליטה ומעקב אחר ביצוען מהווה חלק מרכזי מתפקידי המנהל.
התוכנה מאפשרת הקמה וניהול פרויקטים, ושיוך משימות לפרויקט באופן פרטני הכולל את העובד אחראי לביצועה של כל משימה ומשימה תחת הפרויקט, תאריכי יעד לביצוע, עלויות ותועלות.
בעזרת תצוגת הנתונים המתקדמת במערכת ה- Aplan יכול המנהל לעקוב אחר מצב וביצוע המשימות על פי חתכי תאריכים או אחוזי ביצוע.
התוכנה כוללת גם מערכת לאיסוף שעות (קליטת שעות עבודה ללקוח) וחיוב לקוחות על פי שעות העבודה ומחירונים.
המערכת מאפשרת הפקת תעודות וניהול הגבייה במשרד, וכמו כן ניתן לקשר את כל המסמכים הקשורים לפרויקטים וללקוחות לכרטיס פרטי הלקוח, לשלוח דואר קבוצתי ולנהל מעקב אחריו.

לקוחות לירם שרכשו את מערכת ה- Aplan והחלו להטמיעה בארגונם כבר מבינים את היתרונות הגדולים שהמערכת נותנת להם בניהול המשרד ובחיסכון הגדול בזמן .
קישור המסמכים, וריכוז כלל האינפורמציה לגבי הלקוחות בכרטיס פרטי הלקוח העניקה פתרון לסיטואציה חוזרת על עצמה, כשבכל פעם בה רצו לדעת מה מצבו של לקוח מסויים נאלצו לבקש מעובדי המשרד את תיק הלקוח מהארכיון, ואת הדוחות השוטפים המפוזרים בקלסרים שונים ולבזבז זמן יקר על חיפוש מסמכים ונתונים.

לסיכום, ניתן לומר שמערכת ה- Aplan הינה הכלי האולטימטיבי לניהול המשרד המודרני ועשויה להביא, במשרד שיטמיעה נכונה, לייעול ממשי של תהליכי העבודה בארגון ומכאן, לשיפור ניהול הזמן ולהגדלת הרווחיות.