לפני מספר שנים, אשתי הגרפיקאית סיימה ללמוד גרפיקה באחת המכללות ופתחה עסק. היה לה חלום לבית עסק קטן, לא יומרני, שיעסוק בעיצוב תדמיתי לארגונים וחברות עסקיות.
לא סיפרתי לכם פרט חשוב, אשתי היא שוויצרית, כן מהרי האלפים, נפגשנו בדרום אמריקה בטיול אחרי צבא ומאז אנחנו יחד. תשאלו בטח מה צבר שכמותי מצא בשוויצרית, אהה... אחרי סוף הסיפור תבינו.
בקיצור שוויצרית זו אחת שיודעת לעשות הכול לבד, או לפחות חושבת שהיא יודעת....
לפתוח עסק? חשבה שקטן עליה, הלכה ופתחה. בהתחלה היה קשה, שוק הגרפיקה הוא לא שוק קל ויש בו היצע גדול של אנשים מוכשרים, אך לאט לאט היא מצאה לקוחות, התחילה לעבוד וגם לרעות ברכה בעמלה. בקיצור שיחקה אותה.
אבל למה להקדים את המאוחר. אנו רק בשלבי פתיחת העסק וכפי שכבר ציינתי, שוויצרית זו אחת שיודעת לעשות הכול לבד, אז הכל הכונה חוץ ממה שקשור למס הכנסה, מע"מ, ביטוח לאומי ובקיצור כל מה שקשור לרשויות המס.
בכל הנושא של מיסים גם שוויצרים מתוחכמים פתאום נעלמים ולא משנה אם זה קל או קשה, אם זה דוח הצהרת הון או סתם למלא טופס פשוט – בכל מה שקשור למס הכנסה לשוויצרית שלי יש חסם משמעותי ומשפט אחד ברור: אני אעשה את הדברים שאני טובה בהם ושרו"ח שלי יטפל בדברים שהוא טוב בהם.
כאן מגיע נתון נוסף שלא סיפרתי לכם עליו: רואה החשבון של אשתי הוא... אני!
אז ברור שזאת אשתי ואני אעזור לה כמיטב יכולתי אבל לא כל אחד מחזיק בבית בן זוג שהוא רו"ח, אבל כן להרבה מאד עוסקים שפותחים עסק חדש יש פחד מ"המפלצת" הזאת שנקראת מס הכנסה.
למען הגילוי הנאות אני מתפרנס לא רע מאותם בעלי עסקים שלא רוצים להתעסק בהנהלת חשבונות ומעבירים הכל לרואה החשבון, אבל יחד עם זאת אני חייב גם להיות ישר ולאמר לכם בקול רם וברור אין מה לפחד מלנהל את חשבונות העסק לבד להיפך יש בזה יתרון עצום, בעיקר לעסק בתחילת דרכו, ועם קצת הכוונה וליווי ראשוני זה יכול להיות אפילו מהנה.
אז בואו נסיר את חסמי הפחד מ"האנשים הרעים" האלה במס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ ונבדוק מה האלטרנטיבה שיש לנו במידה ואנו כן רוצים לנהל את חשבונותינו בעצמנו.
בראש ובראשונה חשוב להבין את היתרונות שבניהול עצמי של החשבונות – הנהלת חשבונות זה למעשה כלי מרכזי לניהול עסק מצליח. ניהול עסק קטן זה לא רק לקוחות, ספקים, סחורה ואספקה, זה גם ניהול החשבונות, דוחות מע"מ, חשבוניות, דוח שנתי. והכי חשוב מהכל זה גם לדעת מה מצב העסק, איפה החוזקות של העסק מבחינה כלכלית, מה מרוויח ומה מפסיד, מה טוב לעסק ומה פחות, איפה אפשר לחסוך ואיפה לא. עסק קטן, אמרה לי אשתי, זה כמו עסק גדול רק במספרים קטנים.
החשיבות של רישום נכון של ההכנסות וההוצאות בעסק היא רבה. מי פיגר בתשלום ומי משלם בזמן, כמה זמן השקענו בכל עבודה לעומת הרווח ממנה, מה באמת קורה בעסק ועוד. עצמאי שמוסר את פנקסי החשבוניות שלו לרואה החשבון או למנהל החשבונות בסוף החודש וממשיך הלאה, יוכל להיות עסק הכי מצליח בעולם, עם הרעיון הכי טוב, השירות הכי טוב והמוצר הכי טוב אך יוכל לאבד את העסק כי הוא לא ירגיש אותו, הוא לא יחיה את העסק בעיקר בשלביו הראשונים. בעל העסק חייב לחיות את העסק ולהרגיש אותו בעצמותיו וכל זאת על ידי כך שהוא מנהל את העסק שלו ומנהל את חשונותיו בעצמו ולא מנהל החשבונות או יועץ המס.
יתרונות נוספים שבניהול עצמאי של חשבונות העסק:
• שליטה מתמדת בנתוני העסק – מנהל החשבונות לא מנהל רק את חשבונות העסק שלך, הוא מנהל את החשבונות של עסקים רבים אחרים. את הנתונים שנעביר לו הוא מעבד בד"כ רק לאחר שהחודש נגמר ולך כבעל העסק לרוב אין מושג איך נגמר החודש. מנהל החשבונות לרוב לא יודע מה קורה בעסק עד שהמסמכים שהבאת לו מוקלדים במערכת ממוחשבת זו או אחרת. מנהל חשבונות שכזה עושה את עבודתו נאמנה, הוא לא יכול לעשות זאת אחרת, זה אופי המקצוע, הכול ב-delay אין מה לעשות, ככה זה עובד.
• חסכון, חסכון, חסכון – ניהול באמצעות מנהל חשבונות הוא תענוג לא זול, מנהל חשבונות זול יגבה עבור שרותיו 200 ש"ח לחודש והיקר 500 ש"ח ומעלה, החסכון בניהול עצמאי של חשבונות העסק יכול להגיע לאלפי שקלים בשנה, לא צחוק.
• קשר עם הלקוחות – היום בעידן האינטרנט, המיילים והפייסבוק מאד חשוב הקשר שלנו עם הלקוחות. שליחת חשבונית או הצעת מחיר באי מייל היא חלק מהקשר עם הלקוח, חשבונית מעוצבת עם הלוגו שלכם, שתשלח באופן ממוחשב באי מייל ללקוח זה חלק מהשיווק, זה חלק מהעוצמה של העסק, לא לוותר על זה.
• מעבר בין מנהלי חשבונות – מנהל חשבונות זה לא חתונה קתולית, לדעתי עוסק מנייד את הנהלת החשבונות שלו בממוצע כל 5 שנים ממנהל חשבונות אחד לשני. כל מעבר כזה יוצר אצל העוסק פיגורים או טעויות. מעברים כאלה אינם בריאים לעסק.
• המסמכים נמצאים במקום אחד – את המסמכים של העסק תשמרו אצלכם במקום אחד, הנהלת חשבונות באמצעות מנהל חשבונות גורמת לכך שמסמכי העסק נמצאים כל הזמן במקום אחר. או שאפשר פשוט לצלם את הכל לפני שמעבירים למנהל החשבונות. אך מה עשינו בכך?
• האחריות – על מי מוטלת האחריות אם רואה החשבון או מנהל החשבונות לא חזר מחופשת הסקי שלו בזמן ולא הספיק לדווח למע"מ, עליו? טעות בידכם, עליכם! עליכם מוטלת כל האחריות בסופו של דבר, שימו לב!
• ידע ותמיכה – בעידן האינטרנט וה-gov.il, אתרי מע"מ ומס הכנסה אשר נקראים היום "רשות המיסים" כוללים הסברים ופירוטים ותשובות לשאלות רבות.
• כלים ממוחשבים – בעידן האינטרנט, פתרונות המחשוב לעסק הקטן קיימים וזמינים. אתם לא חייבים להיות האקרים (פוצחנים) סעודים בשביל לנהל את העסק באופן ממוחשב. באינטרנט קיימים מספר פתרונות לניהול חשבונות – חשוב מאד לבחור את הכלי הנכון שהוא לא רק תוכנה יפה וידידותית אלא שמאחורי המערכת יש לך גם תמיכה מקיפה של בעלי מקצוע.
• תמיכה מקצועית – זה נכון שרוב הפעולות הנעשות בעסק הם פעולות שחוזרות על עצמן ואחרי שקבלנו הדרכה ראשונית כיצד לנהל את העסק אנו עושים את רוב הדברים בעיניים עצומות אולם לפעמים מתעוררות שאלות וחשוב שיש את מי לשאול ועם מי להתיעץ.
לדעתי ולדעת השוויצרית ניהול העסק זה לא רק לדעת איזה מוצר לספק או איזה שירות לתת, לנהל עסק זה גם לנהל אותו מבחינה כלכלית, לדעת מה מצבו הכספי, כמה אנחנו מפסידים או יותר נכון, כמה אנחנו מרוויחים וממה אנחנו מרוויחים. איזה הוצאות יש לנו וכמה עולים השירותים שאנו מקבלים. הנהלת חשבונות באופן עצמאי זה בהחלט לא בשמיים וגם ממש לא מפחיד, אמנם זה לא בא ללא לימוד והתנסות, אבל במידה ועוברים את החסם הראשוני של הפחד, זה בהחלט בא ובגדול וזו גם הדרך היחידה לחיות את העסק ולגדול איתו.
עסק קטן הוא מילכוד כיון שאין לנו את האפשרות להעסיק עובדים ויועצים רבים?? אולם עסק קטן זה גם היתרון שבלעשות כל דבר בעצמך (אולי עם עזרה מינימלית של מומחים) ולהנות מפרי עמלך. בהצלחה לכולם ורק עסקים טובים.
ולמה התחתנתי עם שוויצרית? כאן כבר לא מדובר בהנהלת חשבונות כאן זה פשוט מקרה של אהבה..
כותב המאמר הוא רואה חשבון עם ותק של שנים בהנהלת חשבונות, ביקורת חברות ועסקים ומיסים. כותב המאמר שותף באתר הנהלת החשבונות EASY DATA – הנהלת חשבונות לעצמאיים הפתרון הפשוט.
איזי דטה - תוכנת הנהלת חשבונות לעצמאיים
