הקשר בין סדר וארגון להצלחה בעסקים
כמה זמן לוקח לכם למצוא את הצעת המחיר שכתבתם? כמה פעמים שכחתם לשלם בזמן את החשבונות שלכם? מתי בפעם האחרונה הגשתם בזמן את החומר לרואה החשבון שלכם?
סדר וארגון מגדילים את הפרודוקטיביות והיעילות בעסק שלנו.
סדר הוא עניין פיזי ומנטלי, סדר הוא אינו רק סידור החדר אלא יכולת הרבה יותר בסיסית ?יכולת לארגן דברים בסדר נכון מתוך הבנה, היכולת לסדר ולארגן מסייעת לנו בהתארגנות בחיים, בלימודים ובעבודה.
סדר היא תכונה מולדת שמושפעת מחינוך וסביבה וניתנת לשיפור.
כשיש סדר בסביבה הפיזית יש סדר בראש ובחיים בכלל.
סביבה מסודרת משפיעה על השלווה והרוגע ,עוזרת לעשות סדר במחשבות ולהתמודד עם המציאות.
אז מה קודם למה? בלגאן בסביבה העבודה שלנו או בלגאן בראש ובניהול החיים שלנו?
זה לא באמת משנה - כל אחד רצוי שיתחיל לעשות סדר במקום שיותר נוח לו- אחד יבחר ללכת לפסיכולוג ,לקואוצ'ר או מאמן אישי ואחר יתחיל לסדר את הבלגאן בניירת שלו ובחפציו האישיים.
העיקר שזה יחולל שינוי באורח החיים.
אז איך זה עוזר לנו בעסקים?
רושם ראשוני: הרושם הראשוני הוא זה שיקבע אם ימשיכו להקשיב לנו ולמה שיש לנו להציע, או אם יכנסו לחנות / לעסק שלנו.
לא רק ההופעה החיצונית או לחיצת היד שלנו קובעת אלא גם המראה של העסק שלנו.
אף אחד לא ירצה להיכנס לחנות מבולגנת. זה יגרום לנו לחשוב על היכולות המקצועיות של בעל העסק, לכן גם הקליניקה שלנו /המכון או המשרד אליו מגיעים לקוחות משפיע על מה הם חושבים עלינו.
חסכון בזמן: חיפוש אחר מסמך או טופס יכולים לגזול מאיתנו זמן רב- תיוק מושכל בקלסר או בתיקיות במחשב יקלו עלינו את העניין ויחסכו זמן.
לקוח התקשר ושאל שאלה מקצועית ?אם נתמהמה במציאת החומר שלו על מנת שנוכל לענות ,נתפס כפחות מקצועיים . מענה מהיר ימקם אותנו כמקצועיים ושירותים יותר בעיניו.
יעילות כלכלית: הגשת חומרים בזמן ואת כל הקבלות והמסמכים הנדרשים- אין ספק שיכולים לחסוך לנו כסף.
ניהול סדר היום שלנו ותכנון מוקדם מאפשרים קביעת פגישות מושכלת שתאפשר לנו לנצל נכון יותר את הזמן שלנו ותמנע מאיתנו נסיעות מיותרות או בזבוז זמן בדרכים.
אז מה ניתן לעשות?
ניהול זמן: תכנון מוקדם של השבוע והיום שלנו מאפשרים לנו:
• להגדיר מטרות- כשהן כתובות גדל הסיכוי שהן יתממשו
• להשאיר זמן לשיווק ופיתוח עסקי
• עוזר להפריד בין עסק למשפחה
• נותן מידע כמה זמן מוקדש לכל דבר
טיפ: חשוב להקדיש זמן לכתיבת דוחות עבור לקוחות מייד עם סיום העבודה/הפגישה ?לא לדחות.
TO DO LIST: רשימת משימות
• לפרוט כל משימה שרוצים לבצע כולל כתיבת מיילים וטלפונים
• משימות מורכבות לפרק למס' משימות משנה
• לדרג את המשימות ברשימה:
א-המשימות הקריטיות לקידום המטרות או שחייבות להתבצע היום
ב-משימות פחות דחופות אבל חשובות
ג- NICE TO HAVE- אם יהיה זמן אחרי כל המשימות האחרות נעשה אותן- יכולות לעבור ליום אחר.
• לא להעמיס את רשימת המשימות - להגדיר 3 דברים שצריך לעשות היום- כך נוכל להתמודד עם סדר יום משתנה ודברים שצצו במהלך היום ונסיים את היום בתחושת סיפוק והצלחה לאחר שנבצע את המשימות שהגדרנו לעצמינו.
סידור ניירת:
• להחזיק 3 מגירות/תאים למיון הניירת השוטפת: לטיפול, למעקב ולתיוק
• לטפל בכל פיסת נייר פעם אחת-מה הפעולה שצריך לעשות עם אותו מסמך: למשל- פרסומת לקורס- להתקשר עכשיו או להכניס את הטלפון לספר הטלפונים ולרשימת המטלות.
• חשוב להקדיש 10 דקות בסוף כל יום להחזרת הדברים למקום על מנת למנוע הצטברות של ניירת לא מסודרת.
אלה מעט מהדברים הקשורים לסדר וארגון שניתן לעשות על מנת שהעסק שלנו יוכל להצליח.
בהצלחה!
שמי אורית אליהו פנחסוב, אני בת42, אמא ל4 ילדים.אחרי שנים של עבודה כשכירה בתפקידי ניהול וייעוץ ארגוני ,החלטתי להגשים חלום להקים עסק משלי בתחום שאני אוהבת -סדר וארגון.בסדר חדש- אני משלבת את אהבתי לסדר ויכולותיי הארגוניות והייעוציות.העסק שלי נותן מענה לצורך של רבים בסידור וארגון מושכל של חפצים שונים בבית,במחסן,בחדרי העבודה ובמשרדים. סדר חדש מתמחה בסידור וארגון המשרד והבית,מיון חפצים,ארגון ניירת,הקניית שיטות לשמירה על הסדר ובניית תהליכים נכונים לניהול משרד. orit@seder-hadash.co.il
