אירוע עסקי מוצלח? מה באמת רוצים האורחים?
אירועים עסקיים מהווים מנוף ליצירת קשרים, העלאת מוטיבציה בקרב העובדים ויוצרים הזדמנויות נדירות לסגירת פינות ומעגלים בקרב העובדים. מה הופך אירוע עסקי למוצלח? זה בטוח לא הכסף שהשקעתם באוכל. קובי יהב, מנהל שיווק אירועים וגה הרצליה מסביר כיצד ליעל את האירוע העסקי, להשקיע נכון ולהביא להצלחה.
אירוע עסקי מוגדר בענף האירועים כמפגש עבודה לכל דבר ועניין, לא אירוח במסעדה. הטעות הנפוצה בקרב מארגני אירועים בעיקר בארגונים מתחילה בשימת דגש מרכזית על האוכל ולא על הדבר החשוב יותר שמצפים מהאירוע להיות - אירוע באווירה עסקית. ואת הנתון הזה צריך לדעת ליצור.
אופיו של המפגש העסקי הוא ניסיון פורמאלי להפוך את האירוע לבלתי פורמאלי, אך כזה שיעביר מסרים שיווקיים שמטרתם לחזק את הארגון ברמה הפנימית, ליצור מוטיבציה ולאפשר אינטראקציה בין האורחים למוצרי החברה. לכן, יש לתת משקל רב יותר לתכנים ולצדדים הטכניים ופחות למגוון הסלטים. ואל תבינו אותי לא נכון - כל מתחם אירועים ובוודאי שמתחמי אירועים עסקיים יודעים להציע תפריט מותאם ומפורט בליווי שף מקצועי. בניית המנות, אגב, גם היא עניין מורכב. מגוון הוא שם המשחק, בוודאי שהתאמה ללוחות הזמנים המאוד מדויקים שדורש אירוע מסוג זה ובוודאי שצריך לזכור שיש להתאים את סוג המנות לקהל.
הטענה הרווחת בקרב מארגני אירועים שעלותו של אירוע עסקי מול אירוע פרטי יקרה יותר כלל איננה נכונה. נהפוך הוא. אירוע עסקי, בהכרח יהיה זול יותר מאירוע פרטי תוך שמירה על תפריט מעודכן, עשיר ומעודן. הסיבה היא פשוטה: בעוד שבאירוע פרטי מגוון מנות הפתיחה והמנות העיקריות הוא רב יותר, הוא בהכרח יהיה יקר יותר. זה אומר שהאירוע העסקי, המתנהל ברובו על כסאות בר, ספות וכורסאות דורש פחות אך נהנה ממנות מוקפדות ומגוון משקאות באותה המידה שממנה נהנה האירוע הפרטי אבל בצריכה מועטת יותר. מכאן, שהוא תמיד יהיה זול יותר.
דגש חזק על אירוח, קשרים וטכנולוגיה
האירועים העסקיים הטובים ביותר, הם אלו שיודעים ליצור את הלינק ליום שלמחרת. חברות רבות כבר הבינו את הפטנט הזה ומעמידות לרשות המשתתפים פינות מחשב עם גישה לאינטרנט, מסכים הקרנה גדולים שבהם מוקרנים סרטי התדמית, חזון החברה, מוצרים בפיתוח ומוצרים לפני שיווק, פינות קד"מ שבהן המשתתפים מקבלים הסברים מנציגי החברה. במילים אחרות - חשיפת העובדים, המנהלים, הספקים, הלקוחות והאורחים לפוטנציאל החברה. מחלקת כח אדם בחברה תנצל ובצדק את האירוע להענקת פרסים לעובדים מצטיינים ומנהלים בכירים יישאו דברים לטובת התקדמות החברה, דגשים על פרויקטים חשובים וחזון.
יצירת אווירה באירוע כרוכה בלא מעט פרטים טכניים, אך תחילה יש לוודא את קיומם של המרכיבים החשובים באמת לצורך:
- רישיון עסק למתחם.
- תעודת כשרות.
- אישור שירותי כיבוי.
- אישור להתכנסות של עד 500 איש.
- הימצאותה של מערכת הגברה איכותית.
- רחבה / במה.
- איזור פתוח ואזור סגור / מקורה.
- תאורה מתאימה וגופי תאורה.
- פינות ישיבה נוחות הכוללות ספות, כסאות גבוהים ושולחנות בהתאם לצורך תקשורת בינאישית אפקטיבית.
חלוקת התקציב והקצאת משאבים:
רגע לפני שחותמים עם בעלי מקצוע שונים וסוגרים מתחם אירועים חשוב מאוד לזכור: נקודת ההתחלה היא המיקום הגיאוגראפי והנתון הראשון הוא מתחם האירועים. אך גם כאן יש לזכור שלמתחמי אירועים ניסיון רב עם אנשים שעובדים מסביב לאירוע: צלמים, תקליטנים, נגנים, זמרים ועוד. בנוסף, ישנם מתחמי אירועים שיש בהם מערכות הגברה ותאורה ולכן ניתן לסגור עסקה כוללת ולחסוך כסף רב. החשבון של מתכנן האירוע צריך להיות: 50% מהתקציב יושקע באירוח, 40% יושקעו באווירה ובחוויה וה- 10% הנותרים בשירותים נוספים כמו צילום וידאו, סטילס וכדומה.
ומשפט לסיכום: תכנון אירוע עסקי והפקתו הם עניין לא פשוט אך אירועים עסקיים הם כבר מזמן לא השקעה יקרה וחסרת תחתית. יש להתרכז בבניית תפריט איכותי אך לא פחות חשוב להשקיע באווירה ולצורך כך יש לוודא שמתחם האירועים ערוך לתת מענה לצרכים טכנולוגיים. וטיפ אחרון: לטעימות, כדאי להגיע רעבים :)
אירוע מוצלח ומקדם!
קובי יהב,
מנהל שיווק מתחם האירועים וגה הרצליה.
אודות מתחם האירועים וגה הרצלייה פיתוח מתחם האירועים וגה הרצלייה פיתוח הוקם על ידי אנשי עסקים בעלי ניסיון רב שנים בתחום בשנת 2005. המתחם היוקרתי ממוקם במרכז הארץ ב -Prime Location ומשתרע על פני כ-2000 מ"ר הכוללים במתחם אולם בנוי, גן קבלת פנים פתוח למזג אוויר נעים ומשרדים לנוחיות האורחים. המתחם הבנוי מעוצב בקשתות, רצפת דק ופינות ישיבה אלטרנטיביות ופותח אפשרויות עיצוב מגוונות שהופכות כל אירוע לייחודי בפני עצמו. מתחם האירועים וגה הרצלייה פיתוח ערוך לאירועי קיץ חמים בבוקר ובערב והמבנה המקורה מותאם ליצירת אוירה אינטימית מיוחדת. למתחם, טכנולוגיות סאונד ותאורה חדשניות המהוות חלק בלתי נפרד ממתחם האירועים. מבנה האולם וגמישות בתכנון ההושבה, יוצרים לכל אורח תחושת חמימות אישית המאפשרת אירועים של עד 500 אורחים בישיבה לשולחנות ובמרחב החיצוני הפתוח, לאירועים וקבלת פנים תחת כיפת השמיים. מתחם האירועים וגה הרצלייה פיתוח מותאם לאירועים מגוונים: חתונות, בר מצוות, בת מצוות ולאחרונה הושק במתחם קו חדש לאירועים עסקיים בכמות אורחים משתנה ובהפקה אישית ותפריט מגוון במטבחו העשיר. לפרטים נוספים: יעקב יהב, מנהל שיווק מתחם האירועים וגה הרצליה פיתוח, טלפון: 09-9581444 href="mailto:kobyy@vega-hall.co.il">vwww.Vega-hall.co.il
